Ведение трудовых книжек — один из самых ответственных участков работы кадровика. Ошибки в записях могут привести к проблемам при подсчете стажа, назначении пенсии или возникновению трудовых споров. Особое место в этом процессе занимает вопрос перемещения работника. Многие работодатели путают перемещение с переводом, что ведет к неверному заполнению документов.
В данной статье мы подробно разберем, нужно ли вносить запись о перемещении в трудовую книжку в 2026 году, в чем разница между перемещением и переводом, и как правильно оформить документы.
Главное правило: Вносится ли запись?
Самое важное, что нужно помнить при работе с кадровыми изменениями: запись о перемещении работника в трудовую книжку НЕ вносится.
Это фундаментальное правило подтверждается действующим законодательством и инструкциями по ведению трудовых книжек (включая нормы, актуальные на май 2026 года). Согласно порядку заполнения:
- В раздел «Сведения о работе» вносятся данные только о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, присвоении новых разрядов (категорий) и увольнении.
- Перемещение, при котором не меняется должность, специальность или профессия, а также структурное подразделение (если оно не было указано в трудовом договоре как конкретное место работы), не считается переводом.
- Следовательно, никаких изменений в бумажную трудовую книжку или в форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) при перемещении вносить не нужно.
Ключевое отличие: Перемещение или Перевод?
Чтобы не допустить ошибку, необходимо четко различать эти два понятия. От квалификации изменения зависит необходимость внесения записи.
Что такое перемещение?
Перемещение — это поручение работнику работы на другом рабочем месте, в другом структурном подразделении (в той же местности) или поручение работы на другом механизме или агрегате.
Условия перемещения:
- Не меняется трудовая функция (должность, профессия, специальность).
- Не меняются существенные условия трудового договора (например, размер оплаты труда, если он привязан к должности, а не к месту).
- Не требуется изменение квалификации работника.
Пример: Бухгалтера пересадили за другой компьютер в соседнем кабинете того же отдела. Или водителя перевели на другой автомобиль той же грузоподъемности. Запись не делается.
Что такое перевод?
Перевод — это изменение трудовой функции работника или структурного подразделения (если оно было указано в договоре), при котором меняются условия трудового договора.
Признаки перевода:
- Изменение должности (например, с «менеджера» на «старшего менеджера»).
- Изменение профессии или специальности.
- Перевод в другое обособленное структурное подразделение, расположенное в другой местности.
- Изменение существенных условий труда по инициативе работодателя (с согласия работника).
При переводе запись в трудовую книжку обязательна.
Алгоритм действий работодателя при перемещении
Несмотря на то, что запись в трудовую книжку не вносится, документально оформить перемещение необходимо. Это защитит обе стороны в случае споров.
Шаг 1. Получение согласия (если требуется)
В большинстве случаев перемещение не требует письменного согласия работника, если оно не связано с изменением существенных условий труда. Однако, если перемещение временное (на срок до одного месяца) и вызвано производственной необходимостью, согласие также может не требоваться, но должны быть соблюдены ограничения по квалификации и оплате труда.
Шаг 2. Издание приказа
Работодатель издает приказ (распоряжение) о перемещении работника. В приказе указываются:
- ФИО работника.
- Новое рабочее место или структурное подразделение.
- Дата начала перемещения.
- Основание перемещения.
Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.
Шаг 3. Внесение данных в личные карточки
Информация о перемещении вносится в личную карточку работника (форма Т-2 или аналогичную, используемую в организации), но не в трудовую книжку.
Частые ошибки и важные нюансы 2026 года
Анализируя практику и нормативные акты, можно выделить типичные ошибки, которых следует избегать:
Внесение записи о временном переводе.
Если сотрудник переходит временно (даже на другую должность), запись в трудовую книжку вносить не нужно. Записываются только данные о постоянной работе.
Путаница с электронными трудовыми книжками.
В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершен для большинства новых сотрудников, но бумажный документооборот сохраняется для тех, кто вел его ранее. Правило едино для всех форматов: перемещение не отражается ни в бумажной трудовой, ни в отчете СЗВ-ТД (или его актуальном аналоге).
Запись о дисциплинарных взысканиях.
Часто работодатели ошибочно пытаются внести в трудовую книжку сведения о выговорах или замечаниях, связанных с перемещением. Помните: сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся.
Образец ситуации
Ситуация: Сотрудник Иванов И.И. работал водителем автомобиля марки «Газель» в отделе логистики. В связи с ремонтом «Газели» работодатель переместил Иванова на автомобиль марки «Форд» той же грузоподъемности в том же отделе. Должность осталась прежней, «водитель».
Действия кадровика:
- Издать приказ о перемещении на другой автомобиль.
- Ознакомить Иванова с приказом.
- Внести отметку в личную карточку.
- В трудовую книжку запись НЕ вносить.
Правильное оформление кадровых перемещений — залог порядка в документах компании. Главное правило, которое следует запомнить: перемещение внутри организации без изменения должности и существенных условий труда не требует внесения записи в трудовую книжку.
Внесение лишней записи может быть расценено как нарушение порядка ведения трудовых книжек, а отсутствие обязательной записи о переводе (если перемещение было ошибочно классифицировано как перевод) — как ущемление прав работника. Будьте внимательны к деталям, издавайте правильные приказы и проверяйте изменения в законодательстве РФ и РБ (в зависимости от юрисдикции), чтобы оставаться в правовом поле.