Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Именно в ней документально фиксируются все важнейшие изменения: прием на работу, переводы, увольнения и награждения. Однако на практике у кадровиков часто возникают сложности при оформлении внутреннего совмещения. Нужно ли вносить запись в трудовую книжку? Как это сделать правильно? Давайте разберемся во всех нюансах с учетом актуального трудового законодательства.

Что такое внутреннее совмещение?

Согласно статье 60.2 Трудового кодекса РФ, внутреннее совмещение, это выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) или такой же профессии (должности) у того же самого работодателя в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены).

Главные отличия внутреннего совмещения:

• Работник выполняет дополнительную работу в рабочее время по основному месту работы (в отличие от совместительства, где работа выполняется в свободное от основной работы время).
• За совмещение профессий (должностей) работнику полагается доплата к основному заработку (ст. 151 ТК РФ).
• Для оформления достаточно заключить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и издать приказ.

Это самый частый вопрос, вызывающий споры. Ответ на него кроется в строгом соблюдении нормативных актов.

Согласно пунктам 10 и 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), в трудовую книжку вносятся сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также о награждениях. Сведения о работе по совместительству вносятся только по желанию работника.

Однако совмещение не является совместительством. При совмещении не заключается отдельный трудовой договор, а значит, работник не поступает на новую работу и не переводится на постоянную другую должность. Следовательно, запись о внутреннем совмещении в трудовую книжку вносить НЕ НУЖНО.

Важное отличие от совместительства

Часто совмещение путают с внутренним совместительством. Если работник устраивается на другую должность у того же работодателя в свободное от основной работы время (например, после окончания своей смены) и с ним заключается отдельный трудовой договор — это внутреннее совместительство. И вот в этом случае, по желанию работника, запись в трудовую книжку может быть внесена (п. 11 Правил).

Как подтвердить факт совмещения?

Поскольку запись в трудовую книжку при внутреннем совмещении не вносится, возникает логичный вопрос: как работнику подтвердить этот опыт для будущих работодателей или для формирования пенсионного стажа?

Подтверждением служат внутренние документы организации:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописаны условия совмещения, срок его действия и размер доплаты.
2. Приказ работодателя о поручении дополнительной работы (совмещении).
3. Справка с места работы (выдается по запросу сотрудника).
4. Выписка из штатного расписания или личной карточки работника (форма Т-2).

При увольнении работник может запросить у работодателя заверенные копии этих документов, чтобы приложить их к своему резюме или личному делу у нового работодателя.

Когда запись о совмещении всё-таки может появиться?

Существует единственный сценарий, при котором информация о совмещении попадает в трудовую книжку — это перевод работника на эту должность на постоянной основе.

Если работник успешно справлялся с совмещением, работодатель может решить перевести его на эту должность как на основную. В таком случае процедура выглядит так:

1. С работника снимается обязанность по совмещению (издается соответствующий приказ).
2. Оформляется постоянный перевод на новую должность (заключается дополнительное соглашение об изменении трудовой функции, издается приказ о переводе по форме Т-5).
3. В трудовую книжку вносится запись о постоянном переводе в разделе «Сведения о работе».

Как правильно оформить запись при постоянном переводе

Если внутреннее совмещение трансформировалось в постоянный перевод, запись в трудовой книжке должна соответствовать строгим правилам:

• Графа 2: указывается дата перевода.
• Графа 3: делается запись: «Переведен(а) на должность [название должности]».
• Графа 4: указываются реквизиты приказа работодателя (дата и номер).

Никаких упоминаний о том, что ранее это было совмещение, в трудовой книжке указывать не требуется, так как документ отражает именно статус постоянных трудовых отношений.

СЗВ-ТД и электронная трудовая книжка

С переходом на электронные трудовые книжки (с 2021 года) работодатели обязаны подавать отчеты СЗВ-ТД в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР). В конце 2020 года подавались первичные данные о сотрудниках.

Важно понимать, что правила отражения совмещения в СЗВ-ТД аналогичны бумажной трудовой книжке:

• При назначении совмещения отчет СЗВ-ТД не подается, так как это не является приемом на работу или переводом.
• При отмене совмещения (если работник возвращается только к своим основным обязанностям) СЗВ-ТД также не подается.
• Подать СЗВ-ТД необходимо только в случае постоянного перевода работника на должность, по которой он ранее совмещал, либо при его увольнении.

Частые ошибки и как их исправить

Несмотря на четкие правила, кадровые работники иногда допускают ошибки, внося записи о совмещении в трудовую книжку. Если это произошло, запись необходимо признать недействительной.

Порядок признания записи недействительной:

1. В разделе «Сведения о работе» после последней записи указывается следующий порядковый номер.
2. В графе 2 ставится текущая дата.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
4. В графе 4 указываются реквизиты приказа работодателя, на основании которого внесена исправляющая запись.

После этого необходимо внести правильную запись (если имел место перевод), либо оставить все как есть, если работник просто продолжает работу по своей основной должности.

Внутреннее совмещение — это удобный инструмент как для работодателя, так и для работника. Оно позволяет расширить функционал и получить прибавку к зарплате без лишней бюрократии. Главное правило для кадровика: запись о внутреннем совмещении в трудовую книжку не вносится. Подтверждением такого стажа служат приказы, дополнительные соглашения и справки. И только в том случае, если совмещение перерастет в постоянный перевод на новую должность, об этом появится официальная запись в главном документе о трудовой деятельности работника.