Ключевой принцип: Запись вносится не во всех случаях. Согласно действующим нормам (включая пункты Порядка аттестации и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек)‚ внесение записи зависит от результата аттестации.

Когда запись вносить НЕ нужно:

• Аттестация на соответствие занимаемой должности: Если по итогам аттестации работнику просто подтвердили соответствие должности‚ но не присвоили новую квалификационную категорию‚ запись в трудовую книжку не вносится.
• Аттестация рабочих мест: Сведения об аттестации рабочих мест по условиям труда заносятся в специальную карту аттестации‚ но не в трудовую книжку работника.
• Обучение‚ не являющееся повышением квалификации: Если проводилось обучение‚ которое формально не относится к повышению квалификации или присвоению разряда‚ запись не делается.

Когда запись вносить ОБЯЗАТЕЛЬНО:

Запись вносится только в случае‚ если по результатам аттестации работнику присвоена квалификационная категория (например‚ первая или высшая категория‚ новый квалификационный разряд).

> Важно: Если сотруднику в период работы присвоили новую категорию‚ это обязательно должно быть отражено в трудовой книжке (или в электронных сведениях о трудовой деятельности).

Порядок внесения записи: пошаговая инструкция

Если по итогам аттестации работнику присвоена категория‚ работодатель обязан внести соответствующую запись на основании приказа.

Шаг 1. Подготовка основания

Основанием для внесения записи является приказ (распоряжение) работодателя о результатах аттестации и присвоении квалификационной категории. В трудовой книжке указываются реквизиты этого приказа.

Шаг 2. Заполнение граф трудовой книжки

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Необходимо заполнить следующие графы:

Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер вносимой записи (следующий по порядку после последней записи).
Графа 2 (Дата): Указываеться дата принятия решения аттестационной комиссией (или дата приказа‚ в зависимости от инструкции‚ обычно дата документа-основания).
Графа 3 (Сведения о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении):

• Пишется текст: «Присвоена [указать категорию‚ например: первая квалификационная категория / высшая квалификационная категория / второй квалификационный разряд] по результатам аттестации».
• Указывается основание: «Приказ [наименование организации] от [дата] № [номер]».

Графа 4 (Дата и номер документа): Повторяется дата и номер приказа‚ на основании которого внесена запись.

Пример формулировки записи:

> Присвоена первая квалификационная категория по должности «Инженер» по результатам аттестации. Приказ ООО «ТехноПрогресс» от № 45-к.

Особенности для разных категорий работников

Педагогические работники

Для учителей‚ воспитателей и других педагогов действуют специальные Правила аттестации.

• Запись вносится при присвоении первой или высшей квалификационной категории.
• Подтверждение соответствия должности без изменения категории в трудовую книжку не вписывается.
• Основанием служит приказ органа управления образованием или работодателя (в зависимости от уровня аттестации).

Рабочие специальности

Для рабочих запись вносится при присвоении или повышении квалификационного разряда.

• Если аттестация проводилась просто для проверки знаний без изменения разряда — запись не делается;
• Если разряд повышен — запись обязательна.

Электронные vs Бумажные трудовые книжки в 2026 году

Ситуация с форматом трудовой книжки влияет на то‚ куда именно вносится запись:

Работники‚ перешедшие на электронную трудовую (ЭТК):

• С 1 января 2021 года большинство работников перешли на электронный формат.
• Для них запись об аттестации вносится в базу данных Пенсионного фонда (СФР) в виде электронного сведения.
• Бумажная книжка им не ведется и не заполняется.

Работники‚ сохранившие бумажную книжку:

• Это граждане‚ которые на 1 января 2021 года подали заявление о сохранении бумажного формата (или были трудоустроены впервые после этой даты и выбрали бумажный вариант‚ если такая опция еще рассматривалась переходный период‚ но по правилам 2026 года бумажные книжки актуальны в основном для тех‚ кто отказался от перехода ранее).
• Работодатель обязан внести запись от руки в бумажную трудовую книжку.
• Параллельно сведения дублируются в электронную базу СФР.

Типичные ошибки при заполнении

• Внесение записи о «прохождении» аттестации без результата: Нельзя писать «прошел аттестацию». Пишут только о присвоении категории/разряда.
• Отсутствие ссылки на приказ: Любая запись должна иметь документальное подтверждение (дата и номер приказа).
• Запись об аттестации рабочих мест: Ошибочно вносят сведения об условиях труда (СОУТ/аттестация рабочих мест) в личную трудовую книжку сотрудника. Эти данные хранятся в картах предприятия.
• Нарушение хронологии: Запись должна вноситься своевременно‚ обычно в течение нескольких дней после издания приказа об аттестации.

Внесение записи об аттестации в трудовую книжку — это строго регламентированная процедура. Главное правило‚ которое нужно запомнить кадровику: запись делается только при положительном результате‚ выражающемся в присвоении квалификационной категории или разряда. Простое подтверждение соответствия должности в документ не вносится.

Соблюдение этих правил гарантирует правильность ведения трудовых книжек‚ что критически важно для подтверждения стажа и квалификации работника при назначении пенсии или переходе на новое место работы.