Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. В процессе работы у сотрудника могут меняться различные условия: должность, квалификация, структурное подразделение или размер заработной платы. Одним из частых вопросов, с которыми сталкиваются кадровики, является правильное оформление изменения оклада в трудовой книжке. В этой статье мы подробно разберем, нужно ли вносить такую запись, как это сделать правильно и какие существуют нюансы.
Нужно ли вносить запись об изменении оклада в трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, в раздел «Сведения о работе» вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждениях.
Сам по себе факт изменения оклада (как в большую, так и в меньшую сторону) не требует обязательной записи в трудовой книжке, если это не сопровождается изменением должности, квалификации или структурного подразделения. Изменение размера заработной платы фиксируется в трудовом договоре (через дополнительное соглашение) и в личной карточке работника (форма Т-2).
Когда запись об окладе все-таки нужна?
Запись в трудовой книжке необходима только в том случае, если изменение оклада является следствием перевода на другую работу или изменения квалификации. Например:
- Работник переведен на вышестоящую должность (повышение оклада).
- Работник переведен в другое подразделение с иной оплатой труда.
- Работник получил новый разряд или квалификационную категорию (изменение квалификации);
В этих случаях в трудовую книжку вносится запись о переводе или изменении квалификации, на основании которых изменился оклад. Просто писать: «Оклад увеличен до 50 000 рублей» — неверно.
Порядок внесения записей при переводе и изменении квалификации
Все записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Сразу же после издания приказа, работодатель обязан внести в трудовую книжку работника соответствующую запись.
Основные правила:
- Основание: Запись вносится только при наличии приказа о переводе или изменении квалификации.
- Срок: Запись должна быть внесена в течение недели после издания приказа.
- Формулировка: Формулировка должна точно соответствовать тексту приказа (например: «Переведен на должность начальника отдела»);
Пример записи при повышении в должности (с изменением оклада):
В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается:
«Переведен на должность ведущего инженера» или «Переведен в планово-экономический отдел на должность экономиста 1 категории».
Упоминание самого размера оклада в этой записи не требуется.
Как отразить изменение оклада в личной карточке работника?
Если изменение оклада не связано с переводом (например, просто повысили тарифную ставку или оклад по штатному расписанию), запись в трудовую книжку не делается, но изменения обязательно фиксируются в личной карточке работника (форма Т-2).
В разделе «Прием на работу и переводы» личной карточки указывается:
- Новый размер оклада (ставки).
- Номер и дата приказа (или иного документа, например, приказа о введении нового штатного расписания), на основании которого изменился оклад.
Внесение изменений на титульный лист трудовой книжки
Часто изменение оклада из-за повышения квалификации сопровождается получением нового образования или профессии. Важно помнить, что изменения на титульном листе (об образовании, профессии, специальности) вносятся особым способом:
- Ранее внесенные записи не зачеркиваются.
- Новая информация указывается рядом (через запятую) или в пустых строках.
Например, если работник после техникума окончил университет, сведения об образовании дополняются записью «Высшее» без зачеркивания слова «Среднее профессиональное».
А вот если изменение оклада связано со сменой фамилии (например, при выходе замуж), то на титульном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой и рядом пишется новая. Ссылка на документ (паспорт) дается на внутренней стороне обложки.
Частые ошибки и как их избежать
- Внесение записи об изменении оклада без перевода. Это нарушение. Если должность та же, а оклад изменился по штатному расписанию, в трудовой книжке ничего не пишем.
- Зачеркивание записей в разделе «Сведения о работе». В этом разделе зачеркивать ничего нельзя. Если допущена ошибка, запись признается недействительной в установленном порядке.
- Несвоевременное внесение записей. Помните, что записи о переводе, на основании которого изменился оклад, должны быть внесены не позднее недельного срока со дня издания приказа.
Изменение оклада — это важный процесс, который требует внимательности от отдела кадров. Главное правило: сам по себе размер оклада в трудовой книжке не фиксируется. Запись вносится только в том случае, если изменение заработной платы стало следствием перевода на другую должность или изменения квалификации. Во всех остальных случаях изменения оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору и фиксируются в личной карточке сотрудника. Соблюдение этих правил обеспечит юридическую чистоту документов и избавит работника от проблем в будущем.