Вопрос о том‚ нужно ли вносить запись в трудовую книжку генеральному директору‚ часто возникает у учредителей компаний и самих руководителей. С одной стороны‚ генеральный директор — это наемный работник‚ а с другой — единоличный исполнительный орган. Разбираемся в нюансах трудового законодательства и кадрового делопроизводства.

Что говорит закон?

Согласно Трудовому кодексу РФ‚ трудовая книжка является основным документом‚ подтверждающим факт работы гражданина и его стаж. Записи в ней формируют будущие пенсионные права и влияют на размер пенсии. Статья 66 ТК РФ прямо указывает‚ что трудовая книжка ведется на всех работников‚ проработавших у данного работодателя свыше пяти дней‚ в т.ч. и на руководителя организации.

Генеральный директор‚ независимо от того‚ является ли он наемным менеджером или одним из учредителей‚ заключает трудовой договор. Следовательно‚ с ним возникают трудовые отношения‚ которые подлежат обязательному отражению в трудовой книжке.

Обязательность внесения записи

Внесение записи в трудовую книжку генерального директора обязательно. Отсутствие записи может привести к серьезным проблемам:

• Проблемы с подтверждением стажа: При расчете пенсии период работы на руководящей должности без записи может быть не засчитан.
• Сложности при трудоустройстве: Будущему работодателю будет сложно подтвердить управленческий опыт кандидата.
• Нарушение трудового законодательства: За неведение трудовой книжки на работника компания и должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности и штрафам.

Кто вносит запись?

Здесь кроется главный кадровый парадокс. Обычно записи в трудовую книжку вносит работодатель в лице кадровика. Но кто ставит запись‚ если работодатель — это юридическое лицо‚ а единоличным органом‚ представляющим работодателя‚ является сам генеральный директор?

Практика и разъяснения нормативных органов (включая информацию из профильных министерств) предлагают два законных пути:

1. Внесение записи самим директором: Генеральный директор имеет право самостоятельно завести или продолжить свою трудовую книжку‚ внести запись о своем назначении и поставить подпись. В графе «Наименование должности» указывается его должность‚ а в графе «Подпись работодателя» он расписывается сам за себя‚ так как иных руководителей в ООО нет.
2. Внесение записи кадровой службой: Если в компании есть специалист по кадрам‚ он вправе внести запись на основании приказа о вступлении директора в должность. В этом случае подпись работодателя все равно ставит генеральный директор‚ либо уполномоченное им лицо.

Особенности для единственных учредителей

Отдельного внимания заслуживает ситуация‚ когда генеральный директор является единственным учредителем (собственником) компании. Ранее велось много споров о том‚ возникает ли в этом случае трудовой договор (так как нельзя заключить договор с самим собой). Однако сейчас законодательство и судебная практика однозначно исходят из того‚ что на руководителя распространяется действие трудового права. Это значит‚ что запись в трудовой книжке единственного учредителя-директора также обязательна для фиксации его трудового стажа.

Как правильно оформить запись?

Запись о приеме на работу генерального директора оформляется по общим правилам ведения трудовых книжек‚ но с некоторыми особенностями в формулировках и документах-основаниях.

Документы-основания

В графе 4 «Наименование документа» трудовой книжки указываются реквизиты документов‚ на основании которых вносится запись. Для обычного работника это только приказ о приеме на работу. Для генерального директора это может быть:

• Протокол общего собрания учредителей (или решение единственного учредителя) об избрании директора;
• Приказ о вступлении в должность (изданный на основании протокола/решения);
• Трудовой договор.

Допускается указание как только приказа‚ так и протокола/решения вместе с приказом (например‚ через знак «;»).

Формулировка записи

В графе 3 «Сведения о приеме…» в виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под ним вносится сама запись:

«Принят(а) в общество с ограниченной ответственностью „Ромашка“ на должность генерального директора».

Или‚ если должность звучит иначе:

«Избран(а) на должность генерального директора».

Запись об увольнении

При прекращении полномочий генерального директора в трудовую книжку вносится запись об увольнении. Основанием выступают:

• Протокол общего собрания учредителей (решение единственного учредителя) о сложении полномочий;
• Приказ об увольнении;
• Статья ТК РФ‚ по которой производится увольнение (например‚ п. 2 ст. 278 ТК РФ в связи со сменой собственника или по решению учредителей‚ либо ст. 80 ТК РФ по собственному желанию).

В графе подписи работодателя при увольнении может расписаться как сам увольняющийся директор (если новый еще не назначен)‚ так и вновь избранный генеральный директор‚ либо председатель общего собрания учредителей.

Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)

С переходом на электронные трудовые книжки (с 2020 года) информация о работе генерального директора также должна подаваться в Социальный фонд России (СФР) в форме ЕФС-1. Работодатель обязан своевременно представлять отчет о трудовой деятельности руководителя‚ как и любого другого сотрудника. Это гарантирует сохранение пенсионного стажа даже при утере бумажной трудовой книжки.

Краткие выводы

• Запись в трудовую книжку генеральному директору делается обязательно.
• Отсутствие записи — нарушение закона‚ влекущее штрафы и проблемы с подтверждением стажа.
• Директор имеет право внести запись самостоятельно‚ если в компании нет кадровика.
• Основанием для записи служат решение/протокол учредителей и приказ о вступлении в должность.
• Правило обязательно и для директоров‚ являющихся единственными учредителями компании.

Соблюдение этих правил обеспечит юридическую чистоту кадрового учета и защитит трудовые права руководителя.