Одним из часто задаваемых вопросов как со стороны работников, так и со стороны кадровых служб является вопрос: нужно ли вносить запись в трудовую книжку о совмещении должностей? Ответ однозначен — нет, запись о совмещении должностей в трудовую книжку вносить не требуется.

Почему запись о совмещении не вносится в трудовую книжку?

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 225, в трудовую книжку вносятся исключительно сведения, прямо предусмотренные законодательством. К таким сведениям относятся:

• сведения о приеме на работу (по основному месту работы);
• переводы на другую постоянную работу;
• увольнение;
• награждения и поощрения;
• о работе по совместительству — только если это внешнее совместительство.

Совмещение должностей (или дополнительная работа по другой должности в рамках того же места работы), это не перевод и не прием на новую работу. Это временное или постоянное выполнение дополнительных обязанностей в рамках трудового договора, оформленное дополнительным соглашением.

Разница между совмещением и совместительством

Важно не путать два понятия:

1. Совмещение должностей — выполнение дополнительной работы в пределах того же рабочего места, в то же рабочее время, по другой должности (например, главный бухгалтер совмещает обязанности кадровика). Запись в трудовую книжку не вносится.
2. Внешнее совместительство — выполнение другой работы в свободное от основной работы время, у другого работодателя. Запись в трудовую книжку вносится по желанию работника (ст. 66 ТК РФ).

Таким образом, если сотрудник выполняет дополнительные обязанности внутри своей организации — это совмещение, и в трудовую книжку ничего вносить не нужно. Если же он работает у другого работодателя — это совместительство, и запись может быть сделана по его заявлению.

Как правильно оформить совмещение должностей?

Хотя запись в трудовую книжку не требуется, совмещение должностей обязательно должно быть оформлено документально. Для этого необходимо:

1. Издать приказ работодателя (форма № Т-11 или произвольная) о возложении дополнительных обязанностей.
2. Подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором четко прописываются:
• должность, по которой выполняется дополнительная работа;
• объем дополнительных обязанностей;
• размер доплаты;
• срок действия соглашения.
3. Ознакомить работника с приказом и соглашением под подпись.

Эти документы хранятся в личном деле работника и являются достаточным подтверждением факта совмещения для налоговых органов, инспекции труда и при расчете заработной платы.

Что делать, если работник требует запись в трудовую книжку?

Некоторые работники ошибочно полагают, что запись о совмещении в трудовую книжку — это их «плюс» для будущего трудоустройства. Однако по закону работодатель не имеет права вносить в трудовую книжку сведения, не предусмотренные Правилами.

Если работник настаивает, необходимо вежливо, но твердо объяснить ему:

• что закон не предусматривает такой записи;
• что совмещение подтверждается дополнительным соглашением и приказом;
• что при увольнении он может запросить справку о совмещении должностей — и работодатель обязан ее выдать (ст. 62 ТК РФ).

Справка о совмещении — это официальный документ, который содержит:

• наименование организации;
• ФИО работника;
• должность по основному месту работы;
• должность, по которой выполнялось совмещение;
• период совмещения;
• размер доплаты;
• подпись руководителя и печать организации.

Такая справка будет иметь юридическую силу при поступлении на новую работу, в банке, при оформлении льгот и т.д.

Частые заблуждения

Заблуждение №1: «Если я совмещаю две должности, это как будто у меня две работы — значит, должно быть две записи в трудовой»

Нет. Совмещение — это одна работа с дополнительными обязанностями. Это не двойная занятость, а расширение функционала. Две записи в трудовой книжке возможны только при наличии двух трудовых договоров — например, при внешнем совместительстве.

Заблуждение №2: «В личную карточку Т-2 тоже не вносят запись о совмещении»

Верно. В личной карточке Т-2 также не предусмотрено поле для записи о совмещении. Все сведения о дополнительных обязанностях фиксируются в приказах и соглашениях, которые прикрепляются к личному делу.

Заблуждение №3: «Если я совмещаю с 2020 года, то в трудовой должна быть запись за весь период»

Нет. Даже если совмещение длится годами, это не основание для внесения записи в трудовую книжку. Правила не содержат исключений для длительных сроков совмещения.

Запись о совмещении должностей в трудовую книжку вносить нельзя и не нужно. Это не соответствует требованиям Трудового кодекса РФ и Правилам ведения трудовых книжек. Однако это не означает, что совмещение не оформляется — оно оформляется иначе: через дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ работодателя.

Работник имеет право требовать справку о совмещении, и работодатель обязан ее выдать. Эта справка является полноценным подтверждением опыта и дополнительных обязанностей, и она будет востребована при трудоустройстве, при оформлении пенсии, при подаче документов в вузы и т.д.

Таким образом, правильное оформление совмещения — это не запись в трудовую книжку, а грамотное документирование в личном деле работника. Это и есть профессиональный подход, соответствующий закону.

Рекомендация для кадровиков: всегда оформляйте совмещение через дополнительное соглашение и приказ. Не пытайтесь «обойти» закон, внося не предусмотренные записи — это может привести к штрафам со стороны Государственной инспекции труда.

Рекомендация для работников: не требуйте запись в трудовую книжку — требуйте справку. Она будет полезнее и юридически значимее.