Вопрос о том, следует ли вносить запись в трудовую книжку при назначении сотрудника исполняющим обязанности (ВРИО), остаётся актуальным для кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже рассмотрены нормативные основания, практические рекомендации и образцы оформления.

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – в трудовую книжку вносятся сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу, заключении контракта и увольнении.
• Статья 72.1 ТК РФ – регулирует перевод на другую работу по соглашению сторон (постоянный перевод).
• Статья 72.2 ТК РФ – касается временного перевода на другую работу (в т.ч. исполнение обязанностей отсутствующего работника).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 697н) – уточняет, что записи о временных переводах не вносятся в трудовую книжку.

Что считается переводом исполняющим обязанности?

Исполнение обязанностей другого работника (например, начальника отдела, директора) при его отсутствии (отпуск, больничный, командировка) квалифицируется как временный перевод на другую работу, если:

• работник выполняет функции, предусмотренные должностной инструкцией отсутствующего сотрудника;
• перевод оформляется приказом о временном переводе (ст. 72.2 ТК РФ);
• срок действия такого перевода ограничен периодом отсутствия основного работника.

Если же после окончания отсутствия основного работника сотрудник продолжает выполнять те же функции и это оформляется как постоянный перевод, тогда запись в трудовую книжку становится обязательной.

Когда запись в трудовую книжку не вносится

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практики:

• временный перевод на другую работу (в т.ч. исполнение обязанностей) не приводит к записи в трудовую книжку;
• запись делается только о постоянном переводе на другую работу (ст. 66 ТК РФ).

Пример: сотрудник три года исполнял обязанности директора во время отпуска руководителя по уходу за ребёнком – запись в трудовую книжку не делалась, поскольку перевод был временным.

Когда запись обязательна

Запись в трудовую книжку вносится, если:

• временный перевод признан постоянным (например, после истечения срока отсутствия основного работника сотрудник продолжает выполнять те же функции без возврата на прежнюю должность);
• оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на другую должность на неопределённый срок;
• издан приказ о постоянном переводе (ст. 72.1 ТК РФ).

Как оформить запись о постоянном переводе

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Стандартный вид записи:

1. Графа 1 – порядковый номер записи;
2. Графа 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей на новой должности (дата, с которой считается постоянным переводом);
3. Графа 3 – наименование структурного подразделения (если изменилось) и новая должность;
4. Графа 4 – реквизиты приказа о переводе (номер и дата).

Пример записи:

Начальник отдела продаж, отдел продаж
 Приказ № 45 от 

<p><b>1.</b> <br>
 Начальник отдела продаж, отдел продаж<br>
 Приказ № 45 от </p>

Оформление приказа о временном переводе (ВРИО)

Даже если запись в трудовую книжку не требуется, оформление приказа обязательно. Типовая структура приказа:

• наименование организации;
• название документа «Приказ о временном переводе сотрудника на должность исполняющего обязанности»;
• дата и номер приказа;
• ФИО сотрудника, его текущая должность;
• должность, обязанности которой исполняется (например, «начальник отдела»);
• период временного перевода (с … по …);
• основание (отпуск, больничный, командировка и т.д.);
• подпись руководителя и печать организации.

Перевод с должности исполняющего обязанности на постоянную должность

Если после периода ВРИО решено оставить сотрудника на новой должности постоянно, необходимо:

1. Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на другую должность (ст. 72.1 ТК РФ);
2. Издать приказ о постоянном переводе;
3. Внести запись в трудовую книжку согласно пункту 5 выше;
4. Обновить личную карточку сотрудника (форма Т‑2).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить отметку о ВРИО в трудовой книжке?

Нет. Запись о временном исполнении обязанностей не вносится.

Что делать, если временный перевод затянулся более года?

По истечении срока, установленного приказом, следует оформить либо возвращение на прежнюю должность, либо постоянный перевод с соответствующей записью в трудовую книжку.

Можно ли совмещать исполнение обязанностей с основной работой?

Да, если это не противоречит трудовому договору и внутренним нормативным актам организации. В таком случае оформляется совмещение, а не перевод.

Какие документы нужны для оформления постоянного перевода после ВРИО?

Дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о постоянном переводе, запись в трудовую книжку, обновлённая личная карточка (Т‑2).

• Исполнение обязанностей другого работника (ВРИО) считается временным переводом и не приводит к записи в трудовую книжку.
• Запись в трудовую книжку делается только при постоянном переводе на другую работу (ст. 66 ТК РФ).
• Для легального оформления ВРИО достаточно приказа о временном переводе; постоянный перевод требует дополнительного соглашения и приказа, после чего вносится запись в трудовую книжку.
• Соблюдение указанных процедур позволяет избежать споров с инспекцией труда и защищает права как работника, так и работодателя.

Следуя этим рекомендациям, кадровая служба сможет корректно оформлять как временные, так и постоянные переводы, обеспечивая полное соответствие трудовому законодательству РФ.