Вопрос правильного оформления документации при приеме на работу по срочному трудовому договору остается одним из самых актуальных для работодателей и сотрудников. Многие ошибочно полагают‚ что поскольку договор заключается на ограниченный срок‚ вносить запись в трудовую книжку не нужно. Это неверное утверждение. Давайте разберемся в деталях‚ опираясь на актуальное законодательство и правила ведения кадрового делопроизводства.
Обязательность внесения записи
Трудовая книжка — это основной документ работника‚ в котором документально зафиксированы все изменения в его трудовой деятельности: приемы на работу‚ переводы и увольнения. Согласно Трудовому кодексу РФ‚ работодатель обязан вносить запись о приеме на работу независимо от того‚ какой именно договор заключен:
- Бессрочный (на неопределенный срок);
- Срочный (на определенный срок или до наступления определенной события).
ТК РФ сконструирован так‚ чтобы стимулировать стороны на бессрочные трудовые отношения. И лишь когда это невозможно по объективным причинам‚ допускается заключение срочного договора. Однако статус документа (срочный или нет) не влияет на обязанность работодателя сделать запись в трудовой книжке при приеме сотрудника.
Почему важно делать запись?
Отсутствие записи может привести к серьезным проблемам для обеих сторон:
- Для работника: Период работы не будет учтен в страховом стаже для пенсии‚ могут возникнуть сложности при подтверждении опыта работы для будущих работодателей.
- Для работодателя: Грозят штрафы от трудовой инспекции за нарушение правил ведения трудовых книжек. Кроме того‚ без записи сложно доказать факт выполнения работником своих обязанностей в спорных ситуациях.
Стоит помнить‚ что обычный (бессрочный) договор может привести к тому‚ что в компании формально будут два работника на одну должность‚ и уволить никого будет нельзя без нарушения закона. Срочный трудовой договор помогает избежать таких проблем‚ но только при правильном оформлении‚ включая запись в трудовой.
Особенности заполнения в условиях цифровизации (2021–2026 гг.)
С 2021 года правила игры изменились. При переходе на подачу формы СЗВ-ТД и внедрении электронных трудовых книжек‚ порядок действий стал следующим:
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам в первую очередь формируют сведения в электронном виде (отправляют отчет СЗВ-ТД в Социальный фонд России). Бумажная трудовая книжка ведется только для тех сотрудников‚ которые подали соответствующее письменное заявление до конца 2020 года или являются новыми работниками‚ впервые поступающими на работу (хотя для впервые поступающих бумажная книжка уже не заводится‚ все только в электронном виде).
Однако‚ если у сотрудника ведется бумажная трудовая книжка‚ запись о приеме по срочному договору вносится по общим правилам:
- Указываеться порядковый номер записи;
- Дата приема на работу;
- Наименование должности и структурного подразделения;
- В графе «Основание» обязательно указывается реквизиты срочного трудового договора и срок его действия.
Как правильно сформулировать запись?
При внесении данных важно четко прописать причину срочности. Примерная формулировка может выглядеть так:
«Принят в отдел продаж на должность менеджера на время исполнения обязанностей отсутствующего работника Ивановой А.А. (на период с по )‚ трудовой договор от № 15-к».
Именно указание на срочный характер отношений в записи защищает работодателя от автоматического признания договора бессрочным в случае продолжения работы после истечения срока.
Увольнение и закрытие записи
Не менее важно правильно оформить увольнение. Если срочный договор истекает‚ в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ («истечение срока трудового договора»). Работодатель обязан предупредить сотрудника об истечении срока договора в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения (если договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника‚ это правило может не применяться‚ но запись в книжку вносится обязательно).
Если же сотрудник увольняется по собственному желанию в период действия срочного договора‚ формулировка будет стандартной‚ но с указанием реквизитов приказа об увольнении;
Трудовая книжка остается документом‚ подтверждающим трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том‚ где‚ когда и на каких условиях трудился человек‚ независимо от длительности этих отношений.