Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника‚ его стаж и квалификацию. Независимо от того‚ заключён срочный или бессрочный трудовой договор‚ запись в трудовую книжку обязана быть сделана работодателем. В статье подробно рассматриваются правовые основы‚ порядок заполнения‚ типовые формулировки и ответы на часто задаваемые вопросы.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66 «Ведение трудовой книжки».
• Постановление Правительства РФ от № 16 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
• Письмо Роструда № 937‑6‑1 от «О заполнении трудовой книжки при заключении срочного трудового договора».
• КонсультантПлюс‚ «Каковы особенности оформления приема на работу по срочному трудовому договору» (2025).

Во всех перечисленных нормативных актах указано‚ что срочность договора не влияет на необходимость записи в трудовую книжку. Запись делается по тем же правилам‚ что и при бессрочном трудовом договоре.

Ответ: да. Даже если работник нанят по срочному договору‚ запись о приёме на работу обязана быть сделана. При этом в запись не указывается‚ что договор является срочным – это не требуется и даже не рекомендуется (см. письмо Роструда 937‑6‑1).

Когда делается запись?

1. После подписания трудового договора (срочного или бессрочного).
2. После издания приказа (распоряжения) о приёме на работу – в графе 4 указывается дата и номер приказа.
3. Запись вносится в трудовую книжку работника в графу 3 (приём) и графу 4 (основание).

Если работник уже имеет электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ запись делается в системе ЕФС‑1 в момент оформления приказа.

Как заполнять графы трудовой книжки

Важно: в графе 3 не указываются сроки действия договора‚ а также не пишется слово «срочный». Формулировка должна быть полной‚ без сокращений и без исправлений.

Пошаговый алгоритм заполнения

1. Подготовка документов
   • Трудовой договор (срочный) – подписан обеими сторонами.
   • Приказ (распоряжение) о приёме на работу – оформлен в соответствии с внутренними нормативными актами.
2. Проверка данных
   • ФИО работника точно совпадает с данными в паспорте.
   • Наименование подразделения‚ должность и квалификация указаны в договоре.
3. Запись в трудовую книжку
   • В графу 3 вписывается дата начала работы‚ подразделение‚ должность‚ квалификация.
   • В графу 4 вписывается дата и номер приказа.
   • Запись подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и ставится печать организации.
4. Электронный вариант
   • В системе ЕФС‑1 вводятся те же данные.
   • После подтверждения запись автоматически появляется в ЭТК работника.
5. Контроль
   • Проверить‚ что запись без ошибок‚ без исправлений.
   • Сохранить копию приказа и договора в личном деле сотрудника.

Пример записи в трудовую книжку

Графа 3: – отдел логистики‚ старший специалист по планированию‚ квалификация «специалист».

Графа 4: – приказ № 78/2026 от .

Обратите внимание‚ что в графе 4 указывается только номер и дата приказа‚ а не срок действия договора.

Особенности при повторном найме

Если работник был уволен‚ а затем принят вновь (в т.ч. сразу после увольнения)‚ запись делается по тем же правилам. При этом в графу 3 вносятся новые данные‚ а в графу 4 – номер и дата нового приказа. Предыдущие записи остаются в книжке и фиксируют общий трудовой стаж.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать в графе 3‚ что договор срочный?

Нет. По письму Роструда № 937‑6‑1 и практике большинства работодателей в запись не вносят сведения о сроке действия договора.

Что делать‚ если работник имеет совместительство?

Запись в трудовую книжку делается в том случае‚ если работа является основной (по ТК РФ). Если это совместительство‚ запись в книжку не требуется‚ но в ЭТК может быть отражено в отдельном разделе.

Как оформить запись при работе по договору ГПХ?

Договор гражданско‑правового характера (ГПХ) не считается трудовым договором‚ поэтому запись в трудовую книжку не делается. Вместо этого оформляются соответствующие акты выполненных работ.

Можно ли в графу 4 написать «договор № 12/2026»?

Нет. В графе 4 указывается только приказ (распоряжение) о приёме‚ а не номер договора.

Как оформить запись в электронную трудовую книжку?

В системе ЕФС‑1 создаётся карточка сотрудника‚ вводятся данные из приказа. После подтверждения запись появляется в ЭТК автоматически.

Ошибки‚ которых следует избегать

• Указание срока действия договора (например‚ «с по ») – запрещено.
• Сокращения в названиях должностей (м.н. вместо «менеджер») – недопустимы.
• Исправления чернилами или стирательной резинкой – запись считается недействительной.
• Отсутствие подписи руководителя или печати организации.
• Заполнение графы 4 без указания номера и даты приказа.

Заполнение трудовой книжки при заключении срочного трудового договора подчиняется тем же правилам‚ что и при бессрочном договоре. Ключевые моменты:

• Запись обязательна‚ независимо от срока договора.
• В графе 3 указываются подразделение‚ должность‚ квалификация – без упоминания срока.
• В графе 4 фиксируются дата и номер приказа о приёме.
• Все записи должны быть чистыми‚ без исправлений и сокращений.
• Для электронных трудовых книжек используется система ЕФС‑1.

Соблюдая эти правила‚ работодатель гарантирует корректный учёт трудового стажа сотрудника и соблюдение требований Трудового кодекса РФ.

Дата публикации:   |  Автор: юридический отдел «Консультант Плюс»