На дворе май 2026 года. Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали привычной реальностью для миллионов россиян, однако вопросы бумажного документооборота до сих пор вызывают множество споров. Один из самых частых вопросов, который задают кадровики и бухгалтеры: нужно ли вносить записи в новую бумажную трудовую книжку, если сведения уже передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде?
В этой статье мы разберем актуальные правила, основываясь на действующем законодательстве РФ и сложившейся практике.
Статус бумажной трудовой книжки в 2026 году
Несмотря на массовый переход на электронные форматы (СЗВ-ТД и их successors), бумажная трудовая книжка не утратила своей юридической силы для тех категорий работников, у которых она велась до 2021 года или была заведена позже по их заявлению;
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, этот документ остается:
- Основным документом о трудовой деятельности и стаже работника (для владельцев бумажного формата).
- Документом строгой отчетности.
- Важным доказательством в судебных спорах.
Главное правило: Если у работника есть бумажная трудовая книжка, работодатель обязан вносить в нее все соответствующие записи параллельно с отправкой электронных сведений.
Какие записи обязательно вносить?
Многие ошибочно полагают, что с переходом на «цифру» можно игнорировать бумажный носитель. Это неверно. В бумажную трудовую книжку вносятся:
- Сведения о приеме на работу: Дата, должность, структурное подразделение, название организации.
- Переводы: Любые изменения должности или места работы.
- Увольнение: Основание и дата прекращения трудового договора.
- Награждения: В силу п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, внесению подлежат сведения о награждении за трудовые заслуги (государственные награды, почетные грамоты организаций, если это предусмотрено внутренними актами).
Важный нюанс о награждениях
На сайтах правовой помощи (например, Онлайнинспекция) часто уточняют: запись о награждении вносится только если она связана с трудовыми заслугами. Простые поздравления с юбилеем или подарки к праздникам в трудовую книжку не вписываются.
Ситуация с «новыми» трудовыми книжками
С 2021 года бумажные трудовые книжки не заводятся для работников, поступающих на работу впервые. Однако, бланки трудовых книжек нового образца (утвержденные в recent years) могут использоваться в следующих случаях:
- Утеря или порча: Если работник потерял свою старую трудовую книжку, он может написать заявление о выдаче новой (дубликата или новой взамен утерянной), и работодатель обязан внести в нее актуальные данные на основе сведений из СФР и архивных документов.
- Закончились страницы: Если в старой книжке закончились страницы для записей, заводится новая (вкладыш или новая книжка), куда переносятся или продолжают вноситься данные.
Внимание: Если гражданин РФ никогда не работал и устраивается впервые, бумажная трудовая ему не выдается и не ведется, вся информация фиксируется только в электронном виде.
Особенности для иностранных граждан
Частая ситуация: в организацию планируется прием гражданина Республики Узбекистан или другой страны СНГ. У него нет российской бумажной трудовой книжки.
В этом случае:
- Если иностранец ранее не работал в РФ и не имеет российской трудовой, бумажный бланк ему не заводится.
- Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности (электронно) в общем порядке.
- По просьбе работника ему может быть выдан документ, подтверждающий периоды работы (выписка), но саму книжку «с нуля» в 2026 году уже не заводят;
Риски для работодателя: почему нельзя игнорировать бумажный вариант
Игнорирование ведения бумажной трудовой книжки (там, где она должна вестись) несет серьезные риски:
Судебные разбирательства
Судебная практика знает множество случаев, когда суд обязывал работодателя внести запись об увольнении (или приеме) в трудовую книжку и выплатить компенсацию морального вреда и средний заработок за время вынужденного прогула, вызванного отсутствием записи.
Штрафы
Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ) и влечет наложение штрафов на должностных лиц и организацию.
Алгоритм действий при внесении записи
Чтобы избежать ошибок, следуйте этому алгоритму:
- Получите документ-основание (приказ о приеме, увольнении, награждении).
- Проверьте формулировку в приказе: она должна строго соответствовать нормам Трудового Кодекса РФ.
- Внесите запись в бумажную трудовую книжку (чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений).
- Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
- Подайте отчетность в СФР (электронно) в установленные сроки.
Ответ на вопрос «Вносить ли в новую трудовую книжку?» однозначен: да, вносить необходимо, если у работника имеется бумажная трудовая книжка (независимо от того, когда она была заведена — до 2021 года или позже взамен утерянной). Двойной учет (бумажный + электронный) гарантирует защиту прав работника и compliance работодателя.
Помните: трудовая книжка — это не просто формальность, а ключевой документ, подтверждающий стаж для пенсии и социального обеспечения.