Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Именно поэтому к ее заполнению предъявляются строгие требования․ Один из самых частых вопросов у кадровиков и самих сотрудников: нужно ли вписывать перевод на другую должность в трудовую книжку? Ответ зависит от нескольких факторов, главным из которых является характер перевода — постоянный или временный․
Постоянный перевод: обязанность работодателя
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст․ 66) и Порядком ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении․
Таким образом, если сотрудник переводится на другую должность на постоянной основе, работодатель обязан внести соответствующую запись․ Согласно актуальным правилам, запись в трудовую книжку необходимо внести на основании приказа работодателя не позднее пяти рабочих дней со дня перевода․
Как правильно оформить запись о постоянном переводе?
Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе»․ В графе 3 формулировка должна содержать информацию о том, что работник переведен на новую должность․ Обязательно указывается:
- Название нового структурного подразделения (если оно меняется или если оно было указано в трудовом договоре ранее);
- Наименование новой должности;
- Дата, порядковый номер и наименование приказа (распоряжения), на основании которого произведен перевод․
Временный перевод: нужно ли делать запись?
Ситуация кардинально меняется, если речь идет о временном переводе․ Независимо от того, оформляется ли исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (замещение) или временный перевод на другую должность по иным причинам, запись в трудовую книжку вносить не нужно․
Это правило подтверждаеться разъяснениями специалистов КонсультантПлюс и Роструда․ Даже если работник просит внести такую запись для подтверждения стажа работы в определенной должности (например, в бухгалтерском учете), работодатель не имеет права этого делать, если перевод носил временный характер․ Временный перевод отражается только в личной карточке работника (форма Т-2) и приказе․
Особенности указания структурного подразделения
Часто при переводе у кадровиков возникает вопрос: нужно ли дублировать название отдела, если сотрудник просто сменил должность, но остался в том же подразделении?
По мнению Роструда и экспертов, здесь действует следующее правило:
- Если в трудовом договоре изначально было указано структурное подразделение, то при переводе на другую должность в этом же подразделении запись в трудовой книжке должна быть сделана с указанием этого структурного подразделения․ То есть подразделение дублируется для сохранения полноты информации․
- Если структурное подразделение в трудовом договоре не фигурировало, то и в записи о переводе его можно не указывать․
В графе 3 при переводе в другой отдел необходимо указать новое структурное подразделение и новую должность․
Одинаковое название должности, но разный функционал
Иногда происходит так, что сотрудника переводят на должность с тем же названием, но функционал при этом существенно меняется (например, расширение зоны обслуживания или изменение технологии работы)․ Нужно ли как-то особо это фиксировать?
Законодательство не предусматривает никаких особенностей заполнения трудовой книжки в таком случае․ Запись о переводе и приказ оформляются обычным образом․ Если должность называется так же, просто фиксируется факт перевода на эту должность (в некоторых случаях может быть указано уточнение функционала в дополнительном соглашении к договору, но сама запись в книжке остается стандартной)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года работники получили возможность перейти на электронную трудовую книжку, а с 2021 года при приеме на работу новых сотрудников ведутся только ЭТК (если сотрудник не сохранил бумажный вариант)․ Цифровизация не изменила сами правила внесения записей:
- При постоянном переводе сведения о трудовой деятельности вносятся в ЭТК․
- Работодатель также обязан подавать данные в СФР (форма ЕФС-1) при изменениях, влияющих на персонифицированный учет․
- Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки, запись о постоянном переводе дублируется и в нее․
Превращение временного перевода в постоянный
На практике встречаются ситуации, когда временный перевод по соглашению сторон становится постоянным․ В таком случае запись в трудовую книжку вносится․ Как ее оформить правильно? Существует два подхода:
- Внести запись датой фактического начала перевода, указав, что работник переведен на постоянной основе (если это подтверждено приказом)․
- Оформить запись с того момента, когда перевод перестал быть временным․
В любом случае, ключевым условием для появления записи в трудовой книжке является статус перевода — только постоянный․
Краткие итоги
Чтобы не ошибиться при оформлении перевода в трудовой книжке, запомните главное:
- Постоянный перевод, запись вносить обязательно в течение 5 рабочих дней․
- Временный перевод — запись вносить запрещено․
- Если в трудовом договоре указано подразделение, его нужно указать и в записи о переводе․
- Основанием для записи всегда является приказ работодателя․
Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок в ведении трудовых книжек и претензий со стороны проверяющих органов․