В условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) многие сотрудники задаются вопросом: а нужно ли вообще теперь забирать бумажный документ при увольнении? С одной стороны, вся информация хранится в цифровом виде, с другой, бумажная трудовая остается официальным документом, подтверждающим стаж.

В этой статье мы подробно разберем, стоит ли забирать трудовую книжку на руки, какие риски несет отказ от ее получения и что делать, если в день увольнения вас не было на месте;

Почему важно забрать трудовую книжку в день увольнения?

Согласно действующему законодательству РФ, день увольнения является последним днем работы, и именно в этот работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки (если работник не перешел полностью на электронную форму или не подал заявление о ведении ЭТК ранее).

Основные причины забрать документ сразу:

Подтверждение стажа. Бумажная трудовая книжка остается основным документом для подтверждения стажа до 2020 года и важным дополнением к электронным данным.
Избежание бюрократии. Если вы не заберете книжку в день увольнения, процесс ее получения в будущем усложнится: потребуются письменные уведомления, акты об отказе и, возможно, почтовая пересылка.
Контроль за записями. Получая документ на руки, вы сразу можете проверить правильность внесенных записей об увольнении и наличие всех необходимых печатей.

> Важно: Если сотрудник отказался получить трудовую книжку в день увольнения, это не освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи, но перекладывает часть ответственности за несвоевременное получение на самого работника после надлежащего уведомления.

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения?

Ситуации, когда сотрудник отсутствует в последний день работы или отказывается принимать документ, встречаются часто. Законодательство и судебная практика (в т.ч. определение Верховного суда Республики Калмыкия) выработали четкий алгоритм действий для работодателя, чтобы снять с себя ответственность.

Алгоритм действий работодателя:

Фиксация факта отказа или отсутствия.
Если сотрудник присутствует, но отказывается брать книжку, необходимо в присутствии комиссии (не менее двух свидетелей) составить письменный акт об отказе. В акте фиксируется дата, время и факт отказа. Документ читается сотруднику вслух перед подписание членами комиссии.

Направление уведомления.
Если сотрудник отсутствует или отказался от получения, работодатель обязан направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.

• Уведомление лучше отправлять заказным письмом с описью вложения.
• Даже если письмо вернется с отметкой «Адресат не найден» или «Отказ от получения», это будет свидетельствовать о максимальной осмотрительности работодателя.

Хранение документа.
До момента фактической выдачи или получения согласия на почтовую отправку, трудовая книжка должна храниться у работодателя.

> Ключевой момент: Закон не обязывает работодателя составлять акт о неявке, если сотрудник просто не пришел. Однако составление такого акта и направление уведомления, это «золотой стандарт» кадровой безопасности, защищающий компанию от судебных исков о компенсации за задержку выдачи документа.

Можно ли отправить трудовую книжку по почте?

Да, можно, но только с письменного согласия работника.

• Если в день увольнения сотрудник отсутствует, работодатель отправляет уведомление с просьбой либо прийти за книжкой, либо дать согласие на почтовую пересылку.
• Без такого согласия отправлять документ почтой рискованно: в случае утери или повреждения почты работодатель может быть признан виновным в утрате трудовой книжки.
• Если согласие получено, книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Электронная трудовая vs Бумажная: что выдадут на руки?

С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек. Однако это не означает полную отмену бумажного документооборота для всех.

• Для тех, кто вел бумажную трудовую до 2020 года: Она продолжает вестись параллельно с электронной, если работник не подал заявление о переходе только на ЭТК. При увольнении такому работнику обязаны выдать бумажную трудовую на руки с соответствующей записью.
• Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р): В день увольнения работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (или СТД-СФ), независимо от того, велась ли бумажная книжка или нет. Этот документ подтверждает записи, внесенные в электронный реестр.

Если работник выбрал только электронную трудовую, бумажная ему не выдается (она остается у него на руках, если была, но новые записи в нее не вносятся), но форму СТД-Р он получить обязан.

Риски для работника: почему не стоит тянуть с получением

Откладывая получение трудовой книжки, работник рискует столкнуться со следующими проблемами:

Задержка при трудоустройстве. Новый работодатель может запросить трудовую для внесения записи о приеме. Отсутствие документа на руках может затянуть процесс оформления.
Проблемы с пенсией. Хотя данные есть в электронном виде, наличие бумажного оригинала часто требуется для подтверждения льготного стажа или уточнения периодов работы, особенно если в электронном реестре возникнут технические сбои.
Сложности с восстановлением. Если трудовая книжка будет утеряна работодателем за время хранения (даже при соблюдении мер предосторожности), процесс ее восстановления ляжет на плечи работника.

Чек-лист: как правильно действовать при увольнении

Чтобы процедура прошла гладко, следуйте этим рекомендациям:

Для работника:

• В последний рабочий день обязательно явитесь в отдел кадров.
• Проверьте запись об увольнении: дата, основание (статья ТК РФ), подпись руководителя и печать организации (если она используется).
• Получите на руки трудовую книжку и форму СТД-Р.
• Если не можете прийти лично, заранее напишите заявление с просьбой отправить трудовую по почте и укажите точный адрес.

Для работодателя:

• Подготовьте трудовую книжку и форму СТД-Р заранее.
• Если работник отсутствует, направьте уведомление в тот же день или на следующий рабочий день.
• Зафиксируйте факт отказа (актом) или неявки (уведомлением).
• Не забывайте, что печать ставится при ее наличии (согласно Приказу Минтруда № 589н).

Ответ на вопрос «Стоит ли забирать трудовую книжку?» однозначен: да, стоит, и желательно в день увольнения. Это избавит вас от лишней переписки, почтовых расходов и потенциальных рисков потери документа.

Для работодателя же главное правило — документировать каждый шаг: от попытки вручить книжку до направления уведомлений. Только так можно доказать свою добросовестность в случае возникновения трудовых споров. Помните, что даже в эпоху цифровизации бумажная трудовая книжка остается важным активом работника, требующим бережного отношения.