Вопрос о том, нужно ли заносить в трудовую книжку запись о выговоре (дисциплинарном взыскании), часто беспокоит как работников, так и руководителей персонала. Ниже собраны основные положения трудового законодательства РФ, разъяснения практики и рекомендации, которые помогут понять, когда и как оформлять такие записи.
Что говорит закон?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 192, ст. 378) и Инструкции по оформлению и ведению трудовой книжки (утв. г., с изменениями), в трудовую книжку вносятся только те сведения, которые регламентированы законом. В частности:
- в трудовую книжку вносятся данные об увольнении;
- записи о дисциплинарных взысканиях (предупреждения, замечания, выговоры) не вносятся, если иное не предусмотрено законом.
Таким образом, выговор, объявленный работнику, не должен фиксироваться в трудовой книжке, за исключением случая, когда он сопровождается увольнением.
Исключения
Единственное обстоятельство, когда запись о дисциплинарном взыскании допускается к внесению, – это увольнение. В этом случае сведения о дисциплинарном взыскании (в т.ч. о выговоре) заносятся в трудовую книжку как часть информации о причинах увольнения.
Как правильно оформить выговор?
Хотя запись о выговоре в трудовую книжку не делается, сам факт дисциплинарного взыскания должен быть оформлен согласно требованиям ТК РФ:
- Составление приказа о выговоре (или замечании) и его подписание.
- Включение приказа в личное дело работника (если это предусмотрено локальными нормативными актами).
- Получение подписи работника о получении приказа. При отказе составляется акт.
- Подготовка объяснительной записки работником, в которой он подробно описывает ситуацию и указывает причины нарушения;
Все эти документы сохраняются в личном деле работника, а не в трудовой книжке.
Что делать с информацией о выговоре?
Информация о выговоре может быть использована в следующих случаях:
- При дальнейшем дисциплинарном воздействии (повторные нарушения).
- При рассмотрении вопросов повышения или перевода.
- При проверке соответствия требованиям к работнику.
Однако записывать выговор в трудовую книжку запрещено, если он не сопровождается увольнением.
Частые заблуждения
Некоторые руководители ошибочно полагают, что запись о выговоре обязательна в трудовой книжке. На самом деле:
- Если выговор не сопровождается увольнением, его нельзя заносить в трудовую книжку.
- Если выговор привеDEт к увольнению, то сведения о дисциплинарном взыскании включаются в запись об увольнении.
- Все остальные сведения о дисциплинарных взысканиях хранятся в личном деле работника, а не в трудовой книжке.
Практические рекомендации для HR‑специалистов
Чтобы избежать ошибок и спорных ситуаций, рекомендуется:
- Соблюдать требования ТК РФ и локальные нормативные акты при оформлении дисциплинарных взысканий.
- Вести отдельный личный фонд (личное дело) работника, где фиксируются все документы, связанные с выговорами, замечаниями и объяснительными записками.
- При необходимости сообщить работнику о последствиях выговора (например, влияние на премирование, повышение и т.д.) в рамках внутренних регламентов.
- При возникновении вопросов обращаться к юридическим консультантам или в профсоюзный отдел.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению дисциплинарных взысканий, рекомендуем обратиться к специалисту по трудовому праву.