Вопрос о том, нужно ли заносить запись о благодарности в трудовую книжку, часто возникает у руководителей и специалистов по кадровому делу․ Ниже – подробный разбор нормативных требований, процедуры оформления и примеров оформления․
Что такое благодарственное письмо?
Благодарственное письмо – это официальное документальное сообщение, которым работодатель выражает признательность сотруднику за особые заслуги․ Письмо обычно подписывается руководителем организации и передаётся работнику․
Нужно ли вносить запись о благодарности в трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям Министерства труда, само благодарственное письмо не вносится в трудовую книжку․ В трудовую книжку вносятся только сведения, фиксирующие награждения, премии, благодарности, присвоение званий и т․п․ При этом запись о благодарности оформляется в виде отдельной строки в соответствующем разделе․
Где размещается информация о благодарности?
- В разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки (или в личном деле, если книжка ведётся в электронном виде)․
- Запись делается только после издания приказа‑основания, в котором указаны основания для награждения․
- В запись включаются:
- Дата выдачи благодарности․
- Наименование документа‑основания (приказ, решение, распоряжение)․
- Краткое содержание благодарности (например, «Благодарность за успешную подготовку и проведение выборов Президента РФ »)․
- Номер и дата приказа, под которым произведена запись․
Почему письмо не заносится полностью?
Благодарственное письмо – это текстовое сообщение, которое хранится в личном деле сотрудника․ В трудовую книжку заносятся только сводные сведения, позволяющие установить факт награждения и дату его предоставления․ Полный текст письма не требуется вносить, однако его копию можно разместить в личном деле для справки․
Когда вносится первая запись о благодарности?
Первая запись о благодарности вносится в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки․ При этом:
- Запись производится сразу после получения приказа‑основания․
- Если в приказе указано, что благодарность вносится в трудовую книжку, то в неё вписывается соответствующая строка․
- Если же в приказе нет такой отсылки, то запись делается в личном деле, а в трудовую книжку вносится только обобщённая сведения о благодарности․
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Пример оформления записи (в соответствии с рекомендациями КонсультантПлюс, 2025):
Запись в трудовой книжке о награждении благодарственным письмом Ф․И․О․ сотрудника: Иванов И․И․ Должность: Ведущий специалист Дата награждения: Основание: Приказ № 156-р от «О благодарности Иванову И․И․ за успешную работу по подготовке выборов» Содержание благодарности: «Благодарю Вас за успешную работу по подготовке и проведению выборов Президента РФ »․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить благодарность вручную в трудовую книжку? – Да, но только после официального издания приказа‑основания и с указанием всех необходимых реквизитов․
- Нужно ли приложить копию благодарственного письма к записи? – Копию письма рекомендуется хранить в личном деле сотрудника, но в трудовую книжку вносится лишь сокращённая информация․
- Что делать, если в приказе нет упоминания о занесении в трудовую книжку? – В этом случае запись делается в личном деле, а в трудовую книжку вносится обобщённая отметка о благодарности․
Итак, благодарственное письмо само по себе не вносится в трудовую книжку․ В неё заносятся только сведения, оформленные в соответствии с нормативными актами, и только после наличия официального основания (приказа, распоряжения)․ Правильное оформление позволяет избежать ошибок при аудите и гарантирует прозрачность процесса награждения․
Для более детального ознакомления с образцами и формами рекомендуется обратиться к официальным источникам: КонсультантПлюс, а также к внутренним нормативным документам организации․