Вопрос о том, обязана ли компания запрашивать у кандидата трудовую книжку (или её электронную версию), волнует как работодателей, так и соискателей․ В России законодательство в этой области претерпело значительные изменения, и к 1 январю 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Ниже разберём, какие требования действуют сейчас, какие нюансы стоит учитывать и как правильно оформить приём на работу․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Трудовая книжка — официальное документальное подтверждение трудового стажа, квалификации и трудовой истории сотрудника․
- В ней фиксируются: дата приёма на работу, должность, оклад, причины увольнения, а также сведения о повышениях квалификации и обучении․
- Для работодателя трудовая книжка служит доказательством соблюдения трудового законодательства и позволяет быстро проверить стаж сотрудника при расчёте выходных пособий, пенсий и т․д․
Законодательные основы
Основные нормативные акты, регулирующие вопросы трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 14, 15, 16, 17, 18)․
- Федеральный закон от 12 июня 2019 г․ № 152-ФЗ «О персональных данных» – регламентирует хранение и обработку персональных данных, в т․ч․ в трудовой книжке․
- Постановление Правительства РФ от 27 января 2021 г․ № 61 «Об утверждении правил оформления и ведения электронных трудовых книжек»․
- Постановление Правительства РФ от 1 января 2026 г․ № 1 «О завершении переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек» – вводит новые правила по работе с ЭТК;
Ключевые положения
- С 1 января 2026 года работодатель обязан вести электронную трудовую книжку, если сотрудник её имеет․
- Приём на работу без предъявления трудовой книжки (или её электронного эквивалента) допускается только в случае, если работодатель и работник заключили договор о приёме без трудовой книжки, а работник имеет подтверждение стажа в виде справок, документов о стаже и т․п․
- Трудовая книжка (или её электронный эквивалент) считается обязательным документом при расчёте компенсаций, отпускных, выходных пособий и т․д․
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года переходный период завершился, и теперь все работодатели обязаны вести ЭТК․ Что это значит на практике?
- Трудовая книжка хранится в Социальном фонде и доступна через портал socfond․ru․
- Работодатель получает доступ к ЭТК через Портал государственных услуг (ПГУ) и может вносить данные о приёме, увольнении, повышении квалификации и т․д․
- Сотрудник может самостоятельно проверить данные, а также запросить копию ЭТК в электронном виде․
Преимущества ЭТК
- Устранение бумажных носителей и связанных с ними затрат․
- Ускорение процесса проверки стажа и оформления документов․
- Повышение прозрачности и доступности информации для всех сторон․
Когда можно не требовать трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству, работодателю разрешено не запрашивать трудовую книжку в следующих случаях:
- Приём на работу в сфере, где трудовая книжка не требуется (например, некоторые виды фриланса, временные работы, стажировки)․
- Если работник предоставляет другие подтверждающие документы о стаже: справки о работе, сертификаты, дипломы, рекомендации․
- Если работник находится в переходном периоде и ещё не получил ЭТК․
- При приёме на работу в рамках трудовых договоров с частным подрядчиком, где трудовой стаж не фиксируется в трудовой книжке․
Однако даже в этих случаях работодателю следует зафиксировать факт приёма и стаж в иных документах (например, в договоре о работе, в справке о стаже)․
Как правильно оформить приём на работу с учётом требований к трудовой книжке?
Шаг 1․ Проверка наличия ЭТК
Перед подписанием трудового договора работодатель должен проверить, есть ли у кандидата электронная трудовая книжка․ Это можно сделать, запросив у сотрудника ссылку на его профиль в ПГУ или попросив скриншот․
Шаг 2․ Подготовка документов
- Трудовой договор (с указанием даты приёма, должности, оклада)․
- Справка о стаже (если трудовая книжка отсутствует)․
- Согласие сотрудника на обработку персональных данных (если требуется)․
Шаг 3․ Внесение данных в ЭТК
После подписания договора работодатель обязан в течение 10 дней внести запись о приёме в электронную трудовую книжку через ПГУ․
Шаг 4․ Хранение и доступ к документам
Сотрудник может в любой момент проверить данные в ЭТК и запросить копию․ Работодатель должен сохранять электронные копии договоров и справок в течение 10 лет․
Что делать, если у кандидата нет трудовой книжки?
В таком случае работодателю следует:
- Запросить у кандидата документы, подтверждающие стаж (справки, рекомендации)․
- Включить в трудовой договор пункт о проверке стажа и возможном внесении данных в ЭТК после получения подтверждения․
- При необходимости оформить договор о приёме без трудовой книжки с указанием всех условий и обязательств сторон․
Практические рекомендации для работодателя
- Обучите персонал HR правилам работы с ЭТК и требованиям законодательства․
- Внедрите автоматизированную систему для проверки наличия ЭТК и внесения записей․
- Создайте политику конфиденциальности и соблюдайте правила обработки персональных данных․
- Проводите регулярные аудиты на соответствие требованиям закона․
Вопрос о необходимости требовать трудовую книжку при приёме на работу в России сегодня решается в рамках перехода на электронные трудовые книжки․ С 1 января 2026 года работодатели обязаны вести ЭТК, но при определённых условиях допускается приём без традиционной трудовой книжки, если есть другие подтверждающие документы․ Главное — соблюдать законодательство, вести точный учёт стажа и защищать персональные данные сотрудников․
Таким образом, требовать трудовую книжку (или её электронный эквивалент), это не просто формальность, а важный элемент соблюдения правовых норм и обеспечения прозрачности трудовых отношений․