Вопрос о том, необходимо ли заверять пустые страницы трудовой книжки, регулярно возникает у кадровиков, бухгалтеров и самих работников. Связано это с тем, что требования нормативных актов и сложившаяся практика иногда расходятся, а разные инстанции (банки, соцслужбы, Пенсионный фонд) могут выдвигать свои собственные правила. В этой статье мы подробно разберем, как правильно действовать в 2026 году, нужно ли копировать и заверять пустые развороты и какие существуют нюансы.
Общие правила заверения трудовой книжки в 2026 году
Согласно действующему законодательству (ч. 1 ст. 62 ТК РФ), работодатель обязан выдать сотруднику заверенную копию трудовой книжки не позднее трех рабочих дней с момента получения соответствующего заявления. При этом документ должен быть оформлен надлежащим образом:
- Копируется каждый заполненный лист трудовой книжки.
- Каждая скопированная страница заверяется отдельно.
- На последней странице делается специальная заверительная запись.
Что касается пустых страниц, то здесь возникает главный парадокс: прямого запрета на их заверение нет, но и строгой обязанности делать это тоже не существует. Давайте разберем конкретные ситуации.
Заверение пустых страниц при оформлении копии работодателем
Если копию трудовой книжки заверяет работодатель (кадровая служба или бухгалтерия), действуют следующие негласные правила, зависящие от расположения последней записи:
Если последняя запись находится в середине страницы
Если на развороте трудовой книжки после последней записи остается свободное место (пустые строки), копировать и заверять последующие полностью пустые страницы не обязательно. Это объясняется просто: все записи в трудовой книжке пронумерованы по порядку. Утрата или незаконная вставка какого-либо листа сразу будет обнаружена при проверке нумерации. Поэтому достаточно заверить лист с последней записью и поставить на нем заверительную надпись.
Если последняя запись расположена в самом низу страницы
Это важнейший нюанс! Если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы (заполнена до конца), необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы. Это станет подтверждением того, что запись на предыдущем листе не обрывается и не имеет продолжения на следующем, то есть трудовая книжка действительно заканчивается на этой записи. В противном случае принимающая сторона может усомниться в полноте предоставленных сведений.
Внутренние стандарты организации
Делать заверительную запись на каждой странице, включая пустые, не запрещено. Вы можете заверять каждый лист, в т.ч; пустые, если в практике вашей компании это принято; Некоторые организации перестраховываются и копируют весь документ от корки до корки, чтобы избежать претензий от банков или консульств. Однако для большинства случаев это оказывается лишней работой.
Требования различных инстанций
Часто необходимость заверения пустых страниц продиктована не законом, а требованиями учреждений, куда предоставляется документ:
- Пенсионный фонд и ФСС. Согласно действующему порядку представления сведений о трудовой деятельности (например, для назначения пенсии или пособий), необходимо оцифровывать и предоставлять только те страницы трудовой книжки, где есть записи. Пустые развороты не сканируются и не добавляются в пакет документов.
- Банки. При оформлении кредита или ипотеки банки часто требуют предоставить копию всей трудовой книжки, включая пустые развороты после последней записи. Делается это для того, чтобы убедиться в отсутствии скрытых записей об увольнении или переводе. Надежнее не экономить на бумаге и сделать копии каждого разворота на отдельной странице.
Нотариальное заверение: специфика работы с документом
Иногда работающему человеку требуется нотариально заверенная копия трудовой. Здесь важно помнить ключевой принцип нотариата:
Нотариус заверяет ДОКУМЕНТ, а не отдельные страницы!
Это означает, что:
- Нотариус не может заверить только одну пустую страницу саму по себе — это не имеет юридического смысла.
- Если вы просите заверить трудовую книжку целиком, нотариус определит объем документа. Как правило, нотариусы заверяют весь документ целиком, включая пустые страницы после последней записи, чтобы документ выглядел завершенным и не вызывал сомнений в его целостности.
- Если нотариус отказывается заверять пустые листы по отдельности, он абсолютно прав, так как заверение фрагментов вне контекста всего документа противоречит правилам нотариального делопроизводства.
Электронные трудовые книжки (СТД-ПФР)
Не стоит забывать, что с переходом на электронные трудовые книжки проблема пустых страниц постепенно уходит в прошлое. При необходимости подтвердить стаж работник может запросить у работодателя выписку по форме СТД-Р или получить форму СТД-ПФР в Пенсионном фонде (через портал Госуслуг). В таких формах содержатся только сами сведения о трудовой деятельности, никаких «пустых страниц» там физически не может быть.
Резюме и практические советы
Чтобы избежать возврата документов и потери времени, придерживайтесь следующих рекомендаций:
- Если последняя запись заканчивается в середине страницы — копируйте и заверяйте только ее.
- Если последняя запись доходит до самого низа, обязательно снимите копию следующей пустой страницы.
- Всегда уточняйте требования организации, куда вы подаете документы. Для ПФР пустые страницы не нужны, а банк может их потребовать.
- Если сомневаетесь, лучше сделать копию всех страниц (включая пустые после записей) — закон это не запрещает, а лишняя бумага надежнее, чем недостоверный документ.
Соблюдение этих простых правил позволит вам быстро и без ошибок подготовить документы как для внутренних нужд компании, так и для внешних инстанций.