ьный лист трудовой книжки — это её «лицо» и юридически значимая часть. От правильности его заполнения зависит, как будут рассматриваться все последующие записи о работе. С 1 января 2022 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда №320н от ), который немного изменил правила оформления.

Что такое ьный лист и зачем он нужен?

ьный лист — это первая страница (или отдельный вкладыш) трудовой книжки, содержащая основные данные о её владельце и самой книжке. Его функции:

• Идентификация владельца (ФИО, дата рождения).
• Фиксация момента выдачи документа (дата, подпись, печать).
• Указание первоначальных данных о работнике (профессия/специальность на момент первой работы).
• Защита от подделок (наличие водяных знаков, защитных элементов в бланке).

Структура ьного листа: что и где указывать

ьный лист новой (с 2021 года) трудовой книжки состоит из нескольких обязательных граф. Вот образец заполнения с пояснениями:

Верхняя часть (реквизиты организации-работодателя)

• «Выдана»: Название организации-работодателя, которая впервые выдала книжку (или её дубликат). Указывается полное наименование юридического лица.
• «в»: Наименование структурного подразделения (если есть), например, «в отдел кадров».

Данные работника

• Фамилия, Имя, Отчество: Указываются полностью, без сокращений, в именительном падеже. Важно проверить соответствие паспорту.
• Дата рождения: Число, месяц, год. Формат: дд.мм.гггг.
• Профессия (специальность): Ключевая графа! Указывается профессия или специальность, по которой работник впервые был приня на работу. Заполняется на основании документа об образовании (диплома, свидетельства) или иного документа (например, удостоверения о квалификации). Если документ об образовании отсутствует, указывается наименование должности согласно штатному расписанию. Пример: «Инженер-механик», «Бухгалтер», «Электромонтажник 3 разряда»;

Реквизиты трудовой книжки

• Серия и номер: Указываются те, что проставлены в самой книжке. Серия — две буквы (например, «ТК»), номер — шестизначное число.
• Дата выдачи: Число, месяц, год выдачи документа работнику.

Заверяющие реквизиты

• Подпись ответственного лица: Подписывает лицо, уполномоченное организацией (обычно начальник отдела кадров или HR-специалист).
• Расшифровка подписи: ФИО того, кто подписал.
• Печать организации: Ставится печать с наименованием организации. С 2021 года не требуется печать «Оформлено», «Внесено» и т.п. на ьном листе. Ставится только печать работодателя.

Особенности заполнения в разных ситуациях

А) Первое место работы (самая частая ситуация)

Заполняется по описанной выше схеме. Профессия берется из документа об образовании или из приказа о приеме на работу.

Б) Прием на работу после периода, когда книжка не велась (например, у студента)

Если у человека была первая работа, потом учеба (книжка не велась), а затем новая работа, то при оформлении на новое место:

1. В ьном листе новой (первой) книжки указывается профессия по первому месту работы.
2. В разделе «Сведения об образовании» (если он есть в книжке) делается запись об окончании учебного заведения.
3. Запись о приеме на новую работу вносится на следующей странице, как обычно.

В) Утрата трудовой книжки и оформление дубликата

Если книжка утеряна, работодатель (последний или тот, где она была выдана) обязан оформить дубликат. ьный лист дубликата заполняется по форме, установленной приказом №320н. В графе «Выдана» указывается организация, оформившая дубликат. В графе «Профессия (специальность)» указывается профессия по последнему месту работы, указанному в дубликате. Обязательно делается отметка: «Дубликат».

Г) Заполнение ьного листа при выдаче вкладыша

Вкладыш выдается при изменении данных о работнике (ФИО, дата рождения) или при замене книги из-за заполнения. На вкладыше ьного листа (он имеет свою форму) проставляется отметка: «Вкладыш к трудовой книжке серии ___ № ___ выдана», указываются новые данные и ставится печать и подпись.

Практический пример (образец заполнения 2026)

Представим заполненный ьный лист для наглядности:

Важные нюансы и частые ошибки

• Профессия vs Должность: В ьном листе указывается профессия или специальность (из документа об образовании), а не конкретная должность по штату (например, «Ведущий специалист отдела продаж»). Должность будет указана в первой записи о приеме на работу.
• Дата выдачи: Это дата, когда книжка была вручена работнику. Не путать с датой приема на работу (она ставится в первой записи).
• Отсутствие «штампов»: На ьном листе не должно быть штампов типа «Оформлено», «Внесено», «Верно». Только подпись и печать.
• Исправления: Любые исправления на ьном листе недопустимы. Ошибку нужно зачеркнуть одной чертой, сделать правильную запись рядом, оформить ее подписью и печатью. Лучше переоформить лист.
• Заполнение от руки: Все записи на ьном листе (кроме серии/номера, которые могут быть напечатаны) вносятся разборчиво от руки чернилами (синие или черные). Использование шариковой ручки предпочтительнее.

Что делать, если ьный лист заполнен неправильно?

Если ошибка обнаружена до выдачи книжки работнику, её можно исправить, оформив зачеркивание и правильную запись с подписью и печатью. Если ошибка обнаружена после выдачи, необходимо:

1. Сделать новую запись на следующей странице с правильными данными, сославшись на предыдущую ошибочную (например: «Запись от о профессии «Менеджер» является ошибочной. Профессия «Менеджер по продажам»»).
2. Или оформить дубликат трудовой книжки с исправленным ьным листом.

В спорных случаях необходимо обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или получить консультацию у юриста.

ьный лист трудовой книжки, небольшой, но критически важный документ. Его правильное заполнение избавляет работника и работодателя от проблем в будущем: при уточнении стажа, смене работы, оформлении пенсии или получении социальных льгот. Всегда сверяйте данные с паспортом и документом об образовании, заполняйте графы четко и без сокращений, не забывайте о необходимых подписях и печати.

Примечание: Обратите внимание, что с 2021 года в трудовых книжках нового образца (с синей обложкой) ьный лист является частью книги. В старых книжках (серая обложка) ьный лист был отдельным вкладышем. Правила заполнения по сути идентичны.

Важно! Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций всегда обращайтесь к актуальной редакции Приказа Минтруда России №320н или получайте консультацию у специалиста.