Вопрос о необходимости проставления печати организации при внесении записи о награждении работника в трудовую книжку возникает у многих кадровых специалистов и бухгалтеров․ Ниже подробно рассмотрены нормативные требования, порядок оформления такой записи и практические рекомендации․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 191 – предусматривает возможность внесения в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях за трудовые заслуги․
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей на 2026 г․) – регламентирует порядок внесения записей, их заверения подписью и печатью․
• Информационные разъяснения Роструда (Онлайнинспекция․рф, ) – подтверждают, что записи о награждении оформляются так же, как и записи об увольнении: подпись ответственного лица + печать организации․

Порядок внесения сведений о награждении в бумажную трудовую книжку

1. Определяем раздел «Сведения о награждениях» (в старых сериях ТК – графа 3 раздела «Сведения о награждениях орденами, медалями, о присвоении почетных званий»)․
2. В графе 1 указываем порядковый номер записи (нумерация сквозная по всей книжке)․
3. В графе 2 пишем дату внесения записи (день, месяц, год)․
4. В графе 3 – полное наименование организации, выдавшей награду, и при наличии – её сокращённое наименование․
5. В графе 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись (например, «Приказ № 123 от о награждении грамотой Министерства труда»), с указанием его номера и даты․
6. В графе 5 ставим подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовой книжки (обычно специалист отдела кадров или руководитель)․
7. В графе 6 – ставим печать организации․ Печать подтверждает достоверность внесённой информации и придаёт записи официальный характер, аналогично записям о приёме, переводе и увольнении․

Таким образом, печать является обязательным элементом оформления записи о награждении в бумажной трудовой книжке․

Электронная трудовая книжка

В электронном виде (ЕТК) сведения о награждениях не вносятся․ Система отражает только:

• стаж работы;
• изменения в трудовых отношениях (приём, перевод, увольнение)․

Для подтверждения наличия наград работник должен предъявлять отдельные документы (копию приказа, грамоты, certificate и т․п․)․ Поэтому в ЕТК печати ставить не требуется и невозможно․

Практические рекомендации

1. Перед внесением записи проверьте, что у вас есть основание (приказ, распоряжение) о награждении․
2. Заполняйте все графы раздела «Сведения о награждениях» согласно образцу, утверждённому Минтрудом․
3. После заполнения графа 4 (документ‑основание) сразу же ставьте подпись уполномоченного лица и печать организации в графе 5‑6․
4. Если организация не имеет собственной печати (например, филиал без выделенного штампа), используйте печать головной организации или печать подразделения, уполномоченного на ведение трудовых книжек․
5. Сохраняйте копию приказа о награждении в личном деле работника – это послужит дополнительным подтверждением при необходимости․
6. При переходе на электронную трудовую книжку информируйте работника, что сведения о награждениях будут храниться только в бумажном виде (или в отдельном портфолио достижений)․

Согласно действующему законодательству и разъяснениям Роструда, при внесении сведений о награждении в бумажную трудовую книжку необходимо ставить печать организации вместе с подписью ответственного лица․ Это требование следует из пункта 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек и обеспечивает юридическую значимость записи․

В электронной трудовой книжке такие сведения не отражаются, поэтому печать ставить не нужно; подтверждение наград осуществляется иными документами․

Соблюдение указанного порядка позволит избежать претензий со стороны инспекции труда и гарантирует корректное ведение трудовой документации сотрудников․