Вопрос о необходимости расписки работника в трудовой книжке — один из самых частых и при этом неоднозначных в кадровом делопроизводстве. Ответ зависит от того, о какой именно расписке идет речь: в самой трудовой книжке или в журнале учета ее движения. Трудовой кодекс РФ и Правила ведения трудовых книжек дают четкие, но разделенные указания.

Ключевое различие: две разные расписки

Важно понимать, что существует два разных документа/действия:

1. Расписка в самой трудовой книжке (ТК) — подпись работника на странице с записью об увольнении.
2. Расписка в журнале учета движения трудовых книжек — подпись работника в специальном журнале при получении (выдаче) документа.

Расписка в самой трудовой книжке: обычно НЕ требуется

Согласно п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при увольнении работника все записи заверяются:

• подписью работодателя (или уполномоченного лица),
• печатью работодателя,
• и подписью самого работника.

НО! Эта норма имеет важнейшее исключение. Пункт 36 Правил прямо указывает: подпись работника в самой книжке не ставится, если:

• запись об увольнении была сделана до дня увольнения (например, при предупреждении об увольнении),
• работник не явился за трудовой книжкой, и она была направлена ему по почте (в этом случае расписка ставится в журнале учета).

Расписка в журнале учета движения: ОБЯЗАТЕЛЬНА

Это требование часто упускают, но оно не менее важно; Правила ведения трудовых книжек обязывают работодателя вести журнал (книгу) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При выдаче трудовой книжки (как при приеме на работу, так и при увольнении) обязательно нужно:

1. Сделать соответствующую запись в журнале учета (дата, ФИО работника, номер ТК, причина выдачи, прием/увольнение).
2. Получить подпись работника в этом журнале о факте получения своей трудовой книжки.

Эта расписка служит для работодателя доказательством, что документ был передан в руки сотруднику, и снимает с него ответственность за возможную дальнейшую утерю или порчу.

Особый случай: Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года действует система электронных трудовых книжек. Правила здесь другие:

• Работник не получает и не подписывает бумажный документ. Все записи вносятся в электронный реестр.
• При увольнении работодатель обязан внести запись в ЭТК. Работник вправе получить на руки выписку из ЭТК (но это не сама трудовая книжка, а ее копия).
• Если работник в письменном виде отказался от ЭТК и хочет иметь бумажный вариант, работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку и соблюсти все правила ее ведения и выдачи, включая расписки.

Когда работника НЕ нужно расписывать в ТК?

Существуют ситуации, когда подпись работника в самой книжке не ставится:

• Если запись об увольнении была сделана до даты увольнения (например, при предупреждении). В этом случае подпись ставится только в день увольнения при выдаче книги.
• Если работник не явился за трудовой книжкой. В этом случае она высылается по почте заказным письмом с уведомлением. Подпись в книжке не ставится, но факт отправки должен быть зафиксирован (почтовая квитанция, решение работодателя). Расписка в журнале учета при этом также не ставится.
• При работе у работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. Такой работодатель не ведет трудовые книжки (если работа lasted менее 5 дней или является неосновной).
• Если работник проработал менее 5 дней (за исключением случаев, когда работа является основной). В этом случае трудовую книжку не ведут, а при увольнении выдают справку.

Что грозит работодателю за нарушение?

Несоблюдение правил ведения и выдачи трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, отсутствие подписи работника в журнале учета может создать проблемы при спорах о факте получения документа.

Практические рекомендации для работодателя

1. Всегда ведите журнал учета движения трудовых книжек. Это ваша основная защита.
2. При увольнении:
   • Сделайте запись в трудовой книжке (с указанием основания и даты увольнения).
   • Завершите ее подписью руководителя/уполномоченного и печатью.
   • Попросите работника поставить подпись в самой книжке (если нет исключений, описанных выше).
   • Обязательно получите подпись работника в журнале учета о получении трудовой книжки.
3. При приеме на работу: получите подпись работника в журнале учета о выдаче ему (или о принятии на хранение) трудовой книжки.
4. Уважайте выбор работника относительно формата ТК (бумажная или электронная). Если заявление на ЭТК подано, работайте в электронном формате.

Таким образом, ответ на главный вопрос:

• В самой трудовой книжке при стандартном увольнении — ДА, работник должен расписаться (за исключением отдельных случаев).
• В журнале учета движения трудовых книжек — ДА, всегда при фактической выдаче документа работнику.

Соблюдение этих простых правил защитит и работодателя от претензий, и работника, от потери своих трудовых прав.

Статья составлена на основе анализа актуального законодательства РФ (ТК РФ, Правила ведения трудовых книжек) и практических разъяснений на 2026 год. Применяйте нормы с учетом возможных изменений в законодательстве.