С 1 января 2020 года в России действует новая система сведений о трудовой деятельности, связанная с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК). Это повлекло изменения в порядке отчётности перед Пенсионным фондом (ПФР/СФР). Работодатели теперь сдают не форму СЗВ-ТД в её старом виде, а специальный подраздел в отчёте ЕФС-1. При этом ключевую роль играет заявление работника о выборе типа ведения трудовой книжки. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить заявления и отразить их в отчётности.

Заявление работника: основа для отчётности

Выбор между бумажной трудовой книжкой (ТК) и электронной (ЭТК) делает сам работник. Работодатель обязан зафиксировать этот выбор и отразить его в отчётности.

Когда и зачем подавать заявление?

• При приеме на работу: Если сотрудник хочет получить бумажную ТК, он должен подать заявление об этом в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу (или с даты, когда он впервые предоставил ТК работодателю).
• При переходе с ЭТК на бумажную: Работник в любой момент может подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о прекращении ведения ЭТК.
• Крайний срок для всех: Если сотрудник до 31 декабря 2020 года не подал заявление о выборе ЭТК и не передал работодателю свою бумажную ТК, считается, что он выбрал электронную форму. Но он может изменить решение позже, подав заявление.

Образец и содержание заявления

Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

1. Наименование документа: «Заявление».
2. ФИО работника, паспортные данные, номер СНИЛС.
3. Наименование работодателя (организации).
4. Четкая формулировка выбора: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронной форме» или «Прошу сохранить бумажную трудовую книжку».
5. Дата подачи и подпись работника.

Пример: «Я, Иванов Иван Иванович, паспорт 4501 123456, выдан ОВД района Ленинского г. Екатеринбурга , СНИЛС 123-456-789 00, работающий в ООО «Ромашка» в должности менеджера, прошу вести мою трудовую книжку в электронной форме. Дата: . Подпись: ___________»

Как работодатель отражает заявление в отчётности (ЕФС-1)

Все сведения о трудовой деятельности (включая факт подачи заявления) работодатель обязан ежемесячно (или при наступлении кадрового события) передавать в СФР через отчёт ЕФС-1. В этом отчёте есть специальный подраздел 1.1 «Трудовая деятельность» (он и есть преемник старого СЗВ-ТД).

Ключевое поле в отчёте: «Подано заявление…»

В подразделе 1.1 ЕФС-1 для каждого сотрудника, по которому есть кадровые изменения или который подал заявление, нужно заполнить строку:

• «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» (или аналогичное название в вашей программе).
• В соответствующем поле указывается дата подачи заявления от работника в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Если заявление не подавалось, это поле остаётся пустым. Если заявление подано, но работник выбрал бумажную книжку, дата всё равно указывается.

Когда сдавать отчёт?

• Срок: Не позднее 17-го числа месяца, следующего за отчётным. Например, за май 2026 года отчёт сдаётся до 17 июня 2026 года.
• Основание для сдачи: Отчёт сдаётся только при наличии кадровых изменений (приём, увольнение, перевод, изменение условий труда) ИЛИ если в этом месяце от сотрудника поступило заявление о выборе/изменении типа трудовой книжки.
• Нулевой отчёт: Если за месяц по всем сотрудникам не было никаких изменений и заявлений, нулевой отчёт (с нулевыми суммами) сдавать не нужно.

Пошаговая инструкция: от заявления до сдачи ЕФС-1

1. Получите заявление от работника. Работник подаёт заявление в письменной форме (можно на простом листе бумаги). Приём заявления фиксируется (например, входящим номером).
2. Сохраните заявление в личном деле. Это внутренний документ организации, который может потребоваться при проверке.
3. При наступлении отчётного периода (месяца) или кадрового события откройте в вашей программе для отчётности (СБИС, Такском, 1С и др.) задачу на формирование ЕФС-1 (СЗВ-ТД).
4. Добавьте в отчёт сотрудника, подавшего заявление. В карточке сотрудника в разделе «Трудовая деятельность» или «СЗВ-ТД» найдите поле, связанное с заявлением.
5. Укажите дату подачи заявления (ту, что указана в заявлении от работника).
6. Укажите тип ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) на основании заявления. Обычно это определяется автоматически при указании даты заявления.
7. Сформируйте и проверьте отчёт. Убедитесь, что все данные (ФИО, СНИЛС, даты, код категории застрахованного лица) верны.
8. Отправьте отчёт в СФР через систему электронного документооборота (ЭДО), к которой подключен ваш работодатель. Для этого может потребоваться предварительно подать Заявление на подключение к ЭДО ПФР (ЗПЭД), если вы ещё этого не сделали.
9. Сохраните квитанцию о приёме отчёта. Это подтверждение вашей сдачи.

Частые вопросы и ответы

А если сотрудник не подавал заявление?

Если сотрудник был принят до и не подавал заявления, система считает, что он выбрал электронную трудовую книжку. В отчёте ЕФС-1 для него поле с датой заявления будет пустым, а тип ведения ТК — «электронная».

Какие штрафы за несдачу или неправильное заполнение?

За непредставление или несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности (отчёта ЕФС-1) предусмотрены штрафы по ст. 15.33 КоАП РФ:

• Для должностных лиц, от 5 000 до 10 000 руб.
• Для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.

За представление заведомо ложных сведений штрафы выше.

Нужно ли подавать заявление, если сотрудник уже имеет бумажную книжку?

Да, нужно. Наличие у сотрудника старой бумажной книжки не означает автоматический выбор бумажной формы. Он должен подать заявление о её сохранении. Если заявления нет, при подаче сведений в СФР для него будет указываться тип «электронная».

Где искать актуальные бланки и инструкции?

Все формы и порядки утверждаются Социальным фондом России (СФР). Актуальные бланки отчёта ЕФС-1, инструкции по заполнению и образцы заявлений всегда можно найти:

• На официальном сайте СФР (sfr.gov.ru) в разделе «Отчётность» или «Трудовая книжка».
• В справочных системах вашего бухгалтерского ПО (СБИС, Такском, 1С и др.).

Процедура сдачи сведений о трудовой деятельности через ЕФС-1 и работа с заявлениями сотрудников — обязательная часть кадрового и бухгалтерского учёта. Ключевые моменты:

1. Заявление от работника — это первичный документ, определяющий тип его трудовой книжки.
2. Дата подачи заявления — главный параметр, который нужно указать в отчёте ЕФС-1.
3. Отчёт ЕФС-1 (подраздел 1.1) сдаётся ежемесячно только при наличии изменений или заявлений, до 17-го числа следующего месяца.
4. Нулевой отчёт не сдаётся.
5. Все изменения и бланки нужно брать с официального сайта СФР.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов и обеспечит корректное отражение данных о трудовом стаже ваших сотрудников в Пенсионном фонде.