Этот вопрос волнует многих как на этапе приема на работу, так и при увольнении. Ответ зависит от конкретной ситуации. Важно разграничить два ключевых момента: предоставление трудовой книжки при трудоустройстве и возврат трудовой книжки при увольнении. Давайте разберем все по порядку, опираясь на Трудовой кодекс РФ.
При приеме на работу: должен ли работник отдавать трудовую книжку?
Короткий ответ: Нет, работник не обязан передавать трудовую книжку в кадровый отдел на постоянное хранение при приеме на новую работу. Это его личный документ.
Подробное объяснение:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 67) обязывает работодателя при приеме на работу оформить трудовую книжку (если ее у работника нет) или внести в нее запись о приеме. Для этого работник должен предоставить ее для внесения записи.
- После того как кадровик внес запись о приеме на работу, трудовая книжка должна быть возвращена работнику. Она не изымается и не хранится у работодателя в течение всего периода работы. Это личный документ, подтверждающий стаж и трудовую историю.
- Работодатель не имеет права отказывать в приеме на работу только на том основании, что работник не отдает книжку «на хранение»; Однако если работник вообще не имеет трудовой книжки (например, первый опыт работы), работодатель обязан ее оформить за свой счет.
Что делать работнику, если кадровик требует оставить книжку «до конца испытательного срока» или «для оформления»?
Это незаконное требование. Работник может:
- Вежливо отказать, объяснив, что по закону документ должен быть возвращен сразу после внесения записи.
- Потребовать письменное подтверждение (акт, расписку) о приеме документов, если кадровик настаивает на временном изъятии. Это защитит от возможной потери.
- В случае давления — обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или прокуратуру.
При увольнении: обязан ли работодатель вернуть трудовую книжку?
Короткий ответ: Да, обязан, и это безусловная обязанность.
Подробное объяснение:
- Согласно ст. 50 ТК РФ, в день увольнения работника (то есть в последний день его работы) работодатель обязан выдать ему трудовую книжку с внесенной записью об увольнении и другими необходимыми сведениями.
- Запрещено вносить в трудовую книжку записи, не соответствующие действительности, а также удерживать ее после увольнения по каким-либо причинам (например, до расчета, сдачи имущества, завершения проектов).
- Если в день увольнения работник не может явиться за книжкой (болезнь, отпуск), он должен написать заявление с просьбой выслать документ по почте за счет работодателя или выдать доверенному лицу. Работодатель не вправе отказать.
Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку после увольнения?
Это прямое нарушение закона. Алгоритм действий работника:
- Письменное требование. Направить работодателю (в кадровую службу или руководству) заявление с просьбой немедленно выдать трудовую книжку. Дублировать заявление по почте с уведомлением о вручении.
- Обращение в Госинспекцию труда (ГИТ). Подать жалобу с приложением копии заявления и доказательств его направления. ГИТ проведет проверку и выдаст предписание работодателю об устранении нарушения.
- Обращение в суд. Подать исковое заявление о выдаче трудовой книжки и взыскании компенсации за задержку. Согласно ст. 236 ТК РФ, за каждый день просрочки выдачи документов работодатель обязан выплачивать компенсацию в размере не менее 1/300 средней заработной платы работника.
- Обращение в правоохранительные органы. Если есть признаки умышленного уничтожения или повреждения документа (что маловероятно, но возможно), можно подать заявление в полицию.
Особенности: электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это меняет некоторые аспекты:
- Если работник подал заявление на ведение ЭТК (форма СТД-2), то бумажная трудовая книжка ему выдается на руки только по его заявлению. В остальных случаях информация хранится только в электронном виде в реестре СЗВ-ТД.
- При увольнении работодатель обязан внести запись в электронный реестр. Если у работника есть бумажная книжка (он ее запросил), запись вносится и в нее.
- Работодатель не хранит ни бумажную книжку (если она выдана работнику), ни электронный аналог. Он лишь вносит данные в государственную систему.
Ответы на частые вопросы
Можно ли отказать в приеме на работу, если кандидат не предоставляет трудовую книжку?
Нет, нельзя. Отсутствие трудовой книжки не является законным основанием для отказа в приеме на работу (ст. 65 ТК РФ). Работодатель должен оформить новую книжку за свой счет. Однако если кандидат имеет книжку, но отказывается ее предоставить даже для внесения записи о приеме, это может быть основанием для отказа, так как без этого невозможно оформить трудовые отношения по правилам.
Что писать в заявлении на выдачу трудовой книжки?
Примерная формулировка: «Прошу выдать мне мою трудовую книжку серия ___ № ______, с внесенной записью об увольнении с ___ по ___ 20__ г., в соответствии со ст. 50 Трудового кодекса РФ. В случае задержки прошу выплачивать компенсацию в порядке, установленном ст; 236 ТК РФ».
А что, если в книжке есть «проблемы» (неправильные записи, нет печати)?
Если записи в книжке не соответствуют действительности, работник вправе требовать их исправления в порядке, установленном ТК РФ (через комиссию, в инспекцию труда или суд). Но это не отменяет обязанности работодателя выдать книжку в день увольнения. Проблемные записи нужно исправлять параллельно;
Главное, что нужно помнить:
- При приеме на работу: Трудовая книжка предоставляется только для внесения записи и немедленно возвращается работнику. Хранить ее у себя работодатель не вправе.
- При увольнении: Выдать книжку в день увольнения — безусловная обязанность работодателя. Любая задержка является нарушением, за которое полагается компенсация.
- Электронная книжка не меняет обязанности работодателя внести корректные данные в реестр. Бумажный экземпляр выдается только по заявлению работника.
Если работодатель нарушает эти правила, у работника есть четкие и эффективные механизмы защиты: письменное требование, жалоба в Госинспекцию труда и иск в суд. Не стоит молчать — ваши права защищены законом.