Правовая база

• Статья 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) в части 3 гласит, что трудовая книжка может и не вестись, если работник и работодатель используют электронный формат.
• Федеральный закон № 439‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (введён в действие 1 января 2020 г.) регулирует порядок создания, ведения и хранения ЭТК.
• Постановление Правительства РФ от № 2325 «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек» уточняет, что бумажная и электронная трудовые книжки имеют равную юридическую силу.

Ни один из указанных нормативных актов не запрещает наличие у работника одновременно двух трудовых книжек – одной в бумажном, другой в электронном виде.

Что говорит практика?

Судебные решения и комментарии экспертов подтверждают, что:

1. Работник может иметь две и более трудовые книжки (бумажные или электронные) без нарушения закона.
2. Запрета на одновременное ведение бумажной и электронной трудовых книжек нет, однако одновременно использовать их для разных мест работы (одна работа – в бумажной, другая – в электронной) нельзя, так как сведения о стаже должны быть согласованы.
3. Работодатель обязан вести ту форму трудовой книжки, которую выбрал работник, но при этом может вести обе формы одновременно, если это согласовано.

Как оформить одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Для получения обеих форм необходимо выполнить несколько простых шагов.

Шаг 1. Выбор формата

Работник в письменной форме (или через электронный портал) сообщает работодателю о желании вести трудовую книжку в бумажном и электронном виде. По закону достаточно одного заявления о сохранении бумажной книжки; отдельное заявление для ЭТК не требуется, так как её создание инициируется работодателем.

Шаг 2. Оформление бумажной трудовой книжки

• Получить новую бумажную трудовую книжку в отделе кадров или в МФЦ.
• Подписать заявление о сохранении бумажной книжки (если у работника уже есть бумажная книжка, заявление не требуется).

Шаг 3. Создание электронной трудовой книжки

1. Работодатель регистрирует работника в системе Госуслуги (или в специализированной платформе работодателя).
2. В системе создаётся электронный профиль работника, в который автоматически вносятся сведения о трудоустройстве, стаже, отпусках и т.д.
3. Работнику отправляется уведомление о создании ЭТК и ссылка для доступа через личный кабинет на портале Госуслуг.

Шаг 4. Синхронизация данных

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ, сведения, внесённые в электронную трудовую книжку, не обязаны дублироваться в бумажную. Однако, если работник желает, чтобы обе книги содержали одинаковую информацию, он может попросить работодателя внести данные в обе формы.

Обязанности работодателя

• Уведомить работника о возможности выбора формата трудовой книжки.
• Вести запись в той форме, которую выбрал работник, либо в обеих формах при согласии.
• Обеспечить достоверность и полноту сведений в ЭТК (запрет на «противоречащие друг другу» записи).
• Сохранять бумажную трудовую книжку в надлежащем виде, если работник её сохраняет.

Преимущества и недостатки каждой формы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли иметь две бумажные трудовые книжки?

Закон прямо не запрещает наличие более одной бумажной трудовой книжки, однако в практике работодатели обычно используют одну официальную книгу. При наличии нескольких книг возможны сложности в согласовании записей.

Если у меня уже есть электронная трудовая книжка, нужно ли сохранять бумажную?

Сохранение бумажной формы не является обязательным. Работник может отказаться от неё, подав заявление о её уничтожении. Однако многие сохраняют бумажную копию «на всякий случай».

Что делать, если сведения в бумажной и электронной книжках расходятся?

Работодатель обязан устранить противоречия. На практике рекомендуется согласовать данные и внести корректировки в обе книги, чтобы избежать проблем при проверках.

Можно ли использовать одну трудовую книжку для разных работодателей?

Да, как в бумажном, так и в электронном виде. Записи вносятся последовательно, отражая каждый новый трудовой договор.

Какие штрафы могут быть наложены за нарушение порядка ведения трудовых книжек?

За преднамеренное внесение недостоверных сведений в трудовую книжку (бумажную или электронную) предусмотрена административная ответственность: штраф для работодателя – от 5 000 до 10 000 рублей, для должностного лица – от 2 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

• Законодательством не запрещено наличие одновременно бумажной и электронной трудовой книжки у одного работника.
• Работник имеет право выбора формата, а работодатель обязан вести выбранный формат (или оба, если это согласовано).
• Сведения, внесённые в электронную книжку, не обязаны дублироваться в бумажную, но их согласование рекомендуется для избежания конфликтов.
• Электронная трудовая книжка обладает теми же правами, что и бумажная, но предоставляет дополнительные удобства и защиту от подделки.

Если вы хотите иметь обе формы, достаточно одного заявления о сохранении бумажной книжки и согласия работодателя вести ЭТК. При правильном оформлении обе книги будут служить надёжным подтверждением вашего трудового стажа.

Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 г.