Трудовая книжка – один из основных документов, подтверждающих стаж работы, начисленные страховые взносы и право на пенсионные выплаты. Иногда работнику требуется не оригинал, а заверенная копия трудовой книжки: для оформления кредита, получения государственных субсидий, подачи в суд и т.п. В статье подробно рассматриваются правовые нормы, порядок подачи заявления, сроки выдачи и особенности в разных ситуациях.
Правовая база
Основные положения, регулирующие выдачу трудовой книжки и её копий, содержатся в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ):
- Статья 62 ТК РФ – «Выдача документов, связанных с работой, и их копий»;
- Постановление Правительства РФ от 13 марта 2020 г. № 260 (письмо 14‑2/В‑260) – уточняет сроки выдачи в случае перехода на электронный вариант трудовой книжки;
- Приказы Минтруда РФ и методические рекомендации (например, ФГБУ Институт стандартизации) – дают практические рекомендации по оформлению и срокам.
Когда работник может потребовать копию трудовой книжки?
Согласно статье 62 ТК РФ, работник имеет право запросить:
- Заверенную копию трудовой книжки в любой момент трудовых отношений;
- Оригинал трудовой книжки при увольнении, переводе, переводе на электронный вариант;
- Копию приказа, распоряжения или любого другого документа, который находится в трудовой книжке.
Сроки выдачи копии трудовой книжки
Главный нормативный срок – не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления работником. Этот срок фиксирован в статье 62 ТК РФ и подтверждён в рекомендациях Минтруда.
При увольнении
В последний рабочий день работодатель обязан:
- Выплатить все причитающиеся суммы (окончательный расчёт, компенсацию за неиспользованный отпуск);
- Выдать оригинал трудовой книжки (или её электронный эквивалент);
- Выдать заверенную копию, если работник её запросил.
Если работник подал заявление о выдаче копии в последний день работы, копию также следует предоставить в течение трёх рабочих дней после получения заявления.
При переходе на электронную трудовую книжку
Сроки не изменяются, однако в практике часто применяется однодневный срок, если работник уже имеет доступ к электронному сервису. При отсутствии доступа к системе работодатель обязан предоставить бумажную заверенную копию в течение трёх рабочих дней.
Особые случаи
Сроки могут быть продлены в следующих ситуациях:
- Отсутствие у работодателя необходимых материалов (например, оригиналы приказов);
- Технические проблемы с электронным сервисом;
- Необходимость получения согласования от сторонних органов (например, пенсионного фонда).
В любом из этих случаев работодатель обязан письменно уведомить работника о причинах задержки и указать ожидаемую дату выдачи.
Как правильно оформить заявление о выдаче копии?
Заявление должно быть подано в письменной форме (бумажный лист или электронное письмо). Ниже – образец заявления, актуальный на 2025 год.
Заявление «О выдаче копии трудовой книжки» Я, ______________________ (Ф.И.О., должность, подразделение), прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (или выписку из электронного реестра) в соответствии со статьей 62 ТК РФ. Дата подачи заявления: «____» __________ 202_ г. Подпись: ______________________
После получения заявления работодатель обязан:
- Подтвердить получение (подписать копию заявления);
- Подготовить копию и заверить её печатью и подписью ответственного лица;
- Передать копию работнику в течение трех рабочих дней.
Как заверяется копия трудовой книжки?
Заверение копии производится:
- Подписью и печатью работодателя (или уполномоченного лица);
- Указанием даты и места заверения;
- Ставкой «Копия документа, выданного по заявлению работника, является достоверной».
Образец заверения (2025 год):
Заверенная копия трудовой книжки Настоящая копия трудовой книжки (№ ___) выдана ______________________ (Ф.И.О. работника) по заявлению от «____» __________ 202_ г. и считается достоверной. Подпись: ______________________ Печать организации
Срок действия копии трудовой книжки
Законодательством срок действия копии не ограничен. Копия считается действительной, пока не будет изменена информация в оригинале (например, при добавлении новых записей о стаже). Поэтому в большинстве случаев копию можно использовать без ограничения по времени, однако рекомендуется указывать дату выдачи при её предъявлении.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить за копию трудовой книжки?
Нет. Выдача копии по заявлению работника является бесплатной услугой, предусмотренной ТК РФ.
Что делать, если работодатель не выдал копию в срок?
Работнику следует направить письменное напоминание с указанием срока, установленного законом. При отсутствии реакции можно обратиться в:
- Трудовую инспекцию (Госслужба по труду);
- Суд по трудовым спорам;
- Профсоюзную организацию (если таковая имеется).
Можно ли получить копию онлайн?
Да. При наличии электронного варианта трудовой книжки работник может запросить выписку через портал Госуслуги. В этом случае копия считается выданной в момент её скачивания, но при необходимости её можно заверить в отделе кадров.
Как оформить копию, если оригинал утерян?
В случае утраты оригинала работник обязан:
- Составить заявление о потере и получить справку от работодателя о наличии записей в трудовой книжке;
- Обратиться в Пенсионный фонд РФ за выдачей справки о трудовом стаже;
- Получить заверенную копию у работодателя, которая будет использоваться в качестве заменителя оригинала.
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления. Этот срок одинаков для всех ситуаций – от обычного запроса до увольнения и перехода на электронный вариант. При соблюдении формальностей (правильное заявление, заверение копии) копия сохраняет юридическую силу без ограничения по времени.
Если вы столкнулись с задержкой или отказом в выдаче, помните о своих правах и возможностях обращения в трудовую инспекцию или суд.
Дата публикации: 21 мая 2026 г.