Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Именно в ней работодатель фиксирует важнейшие этапы карьеры: прием на работу, переводы, поощрения и увольнение. Процесс передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора строго регламентирован законодательством, и его нарушение может привести к серьезным штрафам для работодателя.
С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому, что впервые устроились после введения системы электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, бумажный вариант все еще остается актуальным для многих работников, и вопрос его правильной передачи стоит очень остро.
Общие правила выдачи трудовой книжки
Главное правило, которое должен запомнить каждый работодатель: трудовая книжка выдается работнику в день его увольнения (то есть в последний рабочий день). В этот же день в документ должна быть внесена запись об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса, а также заверены все записи, сделанные за время работы в данной организации.
Если сотрудник — внутренний совместитель
Часто возникает вопрос: что делать, если сотрудник работает в организации как штатный и как внутренний совместитель? Если сотрудником было написано заявление на переход на электронную трудовую книжку, а также на увольнение по совместительству, то помните: запись об увольнении с работы по совместительству вносится в бумажную трудовую книжку только по основному месту работы. При увольнении внутреннего совместителя выдается лишь копия приказа, а сама книжка остается у основного работодателя (если сотрудник не увольняется с основной должности).
Способы передачи трудовой книжки
На практике не всегда удается вручить документ лично в руки в последний рабочий день. Рассмотрим все возможные сценарии.
Личная выдача работнику
Самый простой и распространенный способ. В день увольнения работник приходит в отдел кадров, получает свою трудовую книжку на руки и расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, подтверждая факт получения документа.
Отправка по почте
Если работник отсутствовал в день увольнения (например, заболел или уехал) или просто не явился за документом, работодатель обязан принять следующие меры:
- В тот же день направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Пересылка документа почтой допускается только с письменного согласия работника.
- Отправлять документ лучше ценным письмом с описью вложения, чтобы иметь доказательства отправки.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Выдача доверенному лицу
Если уволенный сотрудник не может забрать документ лично, он может поручить это своему представителю. В этом случае:
- Доверенное лицо должно предоставить нотариально заверенную доверенность, в которой прямо указано право на получение трудовой книжки.
- Представитель обязан предъявить паспорт.
- В Книге учета движения трудовых книжек расписывается доверенное лицо, а в графе «Дата получения» указывается дата фактической выдачи.
Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?
Ситуации бывают разные. Например, как в трудовую книжку внести пропущенную запись о переводе после записи об увольнении? Если ошибка обнаружена уже после того, как была внесена запись об увольнении, исправление производится в текущей организации в следующем порядке:
- Под последней записью об увольнении делается новая запись с следующим порядковым номером.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна».
- Затем вносится правильная запись о переводе.
- В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) работодателя о переводе.
Важно помнить, что зачеркивать или исправлять записи в разделе «Сведения о работе» запрещено!
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)
Многие задаются вопросом: для электронной книжки как ее заполнить, когда ее заполнить и при увольнении как оформить?
Здесь все гораздо проще для работодателя:
- Когда заполнять: Сведения о приеме, переводе или увольнении направляются в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
- Как оформить при увольнении: При увольнении сотрудника работодатель подает в СФР отчет по форме ЕФС-1, где указывает дату и причину увольнения. Никаких бумажных носителей на руки выдавать не нужно (если работник не подавал заявление о сохранении бумажной книжки).
- Сотрудник может посмотреть информацию в своей ЭТК через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте СФР.
Ответственность работодателя
Задержка выдачи трудовой книжки — это серьезное нарушение. Если работодатель не выдал документ в срок и не отправил уведомление, ему придется:
- Возместить работнику материальный ущерб — оплатить время задержки из расчета среднего заработка. Дни задержки исчисляются со дня, следующего за днем увольнения, по день фактической выдачи документа.
- Выплатить компенсацию за моральный вред, если работник заявит такое требование в суде.
- Получить административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (для юрлиц от 30 000 до 50 000 рублей).
Передача трудовой книжки при увольнении — это финальный аккорд в отношениях работодателя и сотрудника. К этому процессу нужно подходить максимально ответственно: вовремя вносить корректные записи, заверять их подписью и печатью, а при невозможности личной выдачи — не забывать об отправке уведомления. Соблюдение этих простых правил защитит компанию от судебных исков и штрафов, а работнику позволит спокойно начать новый этап своей карьеры.