Вопрос обращения с трудовой книжкой (ТК) после смерти работника регулируется Трудовым кодексом РФ и инструкцией Минтруда․ Важно понимать: не существует отдельного документа «трудовая книжка со смертью»․ Речь идет о процедуре изъятия, оформления и передачи трудовой книжки умершего сотрудника его наследникам или в архив․
Кто и когда должен изъять трудовую книжку?
Обязанность по изъятию и оформлению трудовой книжки лежит на работодателе (организации или ИП), у которого умерший гражданин был последним местом работы․ Это нужно сделать не позднее дня смерти работника или в день обнаружения факта смерти, если она произошла вне рабочего места․
Если смерть наступила во время командировки или в другом регионе, работодатель должен принять меры для оперативного получения документов от местных органов (например, через представителя)․
Какая запись вносится в трудовую книжку?
В раздел «Сведения об увольнении» вносится запись по следующей форме (согласно Приказу Минтруда № 720н):
«Уволен в связи со смертью (дата смерти)»․
К дате увольнения (которая совпадает с датой смерти) прилагается ссылка на соответствующий документ:
- Свидетельство о смерти (оригинал или заверенная копия)․
- Иное документ, подтверждающий факт смерти (например, справка из морга, решение суда об объявлении умершим)․
Важно: Запись делается на основании только официального документа о смерти․ Нельзя писать «уволен по собственному желанию» или «в связи с инвалидностью»․
Кому передается трудовая книжка после оформления?
После внесения записи работодатель должен передать трудовую книжку:
- Наследникам умершего (по закону или по завещанию)․ Передача осуществляется по их заявлению и при предъявлении:
- Свидетельства о смерти․
- Документов, подтверждающих права наследования (свидетельство о праве на наследство, нотариально заверенное заявление и т․д․)․
- В архив организации, если наследники не обратились в течение 3 лет с даты смерти (ст․ 81 ТК РФ)․ Срок хранения в архиве — 75 лет․
При передаче наследникам составляется акт приема-передачи в двух экземплярах (для работодателя и наследника)․
Особые случаи и частые ошибки
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если у работника была ЭТК, то:
- Работодатель вносит запись об увольнении в электронный раздел․
- Информация автоматически передается в СЗВ-ТД и в ФСС․
- Наследникам по их заявлению выдается выписка из ЭТК на бумажном носителе (по форме, установленной Минтрудом)․
Работник не имел трудовой книжки
Если на момент смерти у гражданина не было ТК (например, он ее потерял или это первый опыт работы), работодатель обязан:
- Оформить трудовую книжку (если она была утеряна) или выдать трудовую книжку-вкладыш (если ранее были вкладыши)․
- Внести запись «Уволен в связи со смертью»․
- Передать документ наследникам․
Типичные ошибки работодателей
- Не изъяли ТК вовремя — это нарушение, грозит штрафом по ст․ 5․27 КоАП РФ․
- Внесли некорректную запись (например, «уволен по собственному желанию»)․ Это может повлиять на расчет пенсии по случаю потери кормильца․
- Не передали наследникам, не оформили акт — потом возникают споры о праве собственности на документ․
- Уничтожили ТК, категорически запрещено․ Даже при отсутствии наследников документ должен храниться в архиве․
Почему это важно для наследников?
Трудовая книжка — ключевой документ для:
- Расчета пенсии по случаю потери кормильца (пособие по уходу за ребенком, если умерший был родителем)․
- Подтверждения трудового стажа для назначения собственной пенсии (если умерший был единственным кормильцем и т․д․)․
- Получения выплат от Фонда социального страхования (например, по уходу за нетрудоспособными лицами)․
Без правильно оформленной трудовой книжки или выписки из нее наследники могут столкнуться с отказом в назначении социальных выплат․
Процедура с трудовой книжкой после смерти работника строго регламентирована․ Работодатель должен действовать быстро и точно: изъять документ, внести запись на основании свидетельства о смерти, передать наследникам по акту или отправить в архив․ Наследникам необходимо своевременно обратиться за документом, предоставив подтверждение своих прав․ При наличии электронной трудовой книжки процесс упрощается, но требует аккуратного оформления выписки․
Памятка для наследников: Если работодатель отказывается передавать трудовую книжку, обращайтесь с заявлением в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․ Храните все документы о смерти и о своих правах на наследство․