Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное оформление записей в ней имеет решающее значение для будущих работодателей, пенсионных фондов и органов социальной защиты; Ниже приведены подробные образцы записей о приёме на работу, а также рекомендации по их оформлению в соответствии с актуальными нормативами (Порядок 320‑н, письмо Роструда от № 937‑6‑1, приказ Минтруда России от № 320‑н).
Общие требования к записи о приёме
- Запись вносится в раздел «Сведения о работе».
- В графе 2 указывается дата записи (не более 3 дней с момента приёма).
- В графе 3 – сведения о работодателе и форме трудового договора.
- В графе 4 – номер приказа о приёме (если он есть).
- В графе 5 – должность и разряд (если применимо).
- В графе 6 – вид работы (полный рабочий день, неполный, временный и т.д.).
- В графе 7 – дата начала работы.
Все записи должны быть выполнены шрифтом «Times New Roman» размером 12 пт, черным цветом, без заглавных букв (кроме названий должностей и организаций). При внесении исправлений необходимо использовать черную ручку и оставить свободный промежуток для новой записи.
Образцы записей по разным ситуациям
Приём на работу по обычному трудовому договору
Образец записи:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 2 | |
| 3 | ООО «Ромашка»; трудовой договор № 12/2024 от ; полный рабочий день; должность – бухгалтер; разряд – 2‑й |
| 4 | Приказ № 45/2024 от |
| 5 | Бухгалтер |
| 6 | Полный рабочий день |
| 7 |
Приём на работу в порядке перевода от другого работодателя
В этом случае в графе 3 указывается, что сотрудник принят в порядке перевода, а также приводится ссылка на пункт 21 Порядка 320‑н.
Образец записи:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 2 | |
| 3 | ООО «Северный ветер»; перевод из ООО «Южный ветер»; п. 21 Порядка 320‑н; должность – менеджер по продажам; разряд – 1‑й |
| 4 | Приказ № 12/2024 от |
| 5 | Менеджер по продажам |
| 6 | Полный рабочий день |
| 7 |
Приём на работу по срочному трудовому договору
Приём по срочному договору оформляется в соответствии с письмом Роструда от № 937‑6‑1.
Образец записи:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 2 | |
| 3 | АО «Технопарк»; срочный трудовой договор № 7/2024 от ; срок договора – 12 мес.; должность – инженер; разряд – 3‑й |
| 4 | Приказ № 8/2024 от |
| 5 | Инженер |
| 6 | Полный рабочий день |
| 7 |
Приём на работу в электронном виде (ЭТК)
При переходе на электронный вариант трудовой книжки в графе 3 указывается «Переход на электронный вариант трудовой книжки», а в графе 7 – дата перехода.
Образец записи:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 2 | |
| 3 | ООО «Электронные решения»; переход на электронный вариант трудовой книжки; должность – программист; разряд – 2‑й |
| 4 | Приказ № 3/2025 от |
| 5 | Программист |
| 6 | Полный рабочий день |
| 7 |
Как исправить ошибку в записи о приёме
При обнаружении ошибки в записи о приёме необходимо внести исправление в соответствии с Порядком 320‑н. В графе 3 указывается «Запись за номером … недействительна», а затем в той же строке – правильная информация. В графе 4 указывается номер приказа, на основании которого была сделана неверная запись.
Шаги исправления:
- В графе 3: «Запись за номером 12/2024 недействительна».
- В той же строке: «ООО «Ромашка»; трудовой договор № 12/2024 от ; полный рабочий день; должность – бухгалтер; разряд – 2‑й».
- В графе 4: «Приказ № 45/2024 от ».
После внесения исправления в графе 3 оставьте свободное место для новой записи, если она требуется.
Переход на дубликат трудовой книжки
Если трудовая книжка потеряна, повреждена или была выдана без записи о приёме, работодатель может выдать дубликат. В дубликате вносится запись о приёме, но без указания даты, когда она была внесена в оригинал. В графе 3 указывается «Переход на дубликат трудовой книжки».
Образец записи в дубликате:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 2 | |
| 3 | ООО «Ромашка»; переход на дубликат трудовой книжки; должность – бухгалтер; разряд – 2‑й |
| 4 | Приказ № 50/2025 от |
| 5 | Бухгалтер |
| 6 | Полный рабочий день |
| 7 |
Практические рекомендации
- Всегда проверяйте актуальность приказов и договоров перед внесением записи.
- Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих приём (договор, приказ, письмо Роструда).
- При работе с электронными трудовыми книжками убедитесь, что данные синхронизированы с ЕГРЮЛ.
- При внесении записи о приёме в бумажной книжке используйте черную ручку, но не пишите на черновой бумаге.
- Если запись о приёме не была внесена в течение 3 дней, оформите заявление о задержке и внесите запись с указанием даты внесения.
Ссылки на нормативные акты
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от № 320‑н.
- Письмо Роструда от № 937‑6‑1 – правила оформления записей по срочным договорам.
- Пункт 21 Порядка 320‑н – приём в порядке перевода от другого работодателя.
Следуя приведённым образцам и рекомендациям, вы сможете корректно оформить запись о приёме в трудовой книжке, избежать ошибок и последующих разбирательств с органами социальной защиты.