Важное предисловие: Запись об увольнении в трудовую книжку — это не формальность, а юридически значимое действие, определяющее право работника на пособия, пенсию и трудоустройство. Ошибки в формулировках или датах могут привести к судебным спорам и финансовым потерям для обеих сторон. Данная статья основана на актуальном Трудовом кодексе РФ и практике на 2025-2026 годы.

Общие правовые требования (ТК РФ)

Согласно части 1 статьи 77 и статье 80 Трудового кодекса РФ, при увольнении работника (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.) работодатель обязан внести в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора.

Ключевые требования к записи:

• Дата записи: День, следующий за днем увольнения (д.н.). Запись должна быть сделана не позднее дня увольнения.
• Содержание: Должность (с указанием структурного подразделения, если она была), основание увольнения с точным указанием пункта и части статьи 77 ТК РФ (или иной статьи, если увольнение по иному основанию).
• Подписи: Запись заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и подписью самого работника. Подпись работника подтверждает, что он ознакомлен с записью. Отказ работника от подписи должен быть зафиксирован отдельным актом.
• Печать: Ставится печать организации (или штамп с наименованием организации).

Образцы записей по основным основаниям увольнения

Приведенные ниже образцы соответствуют требованиям на 2025-2026 гг. Обратите внимание на указание точной формулировки статьи ТК РФ.

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Основание: Пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ (расторжение трудового договора по инициативе работника).

Важно: Фраза «по собственному желанию» является ключевой. Указание только «ст. 80 ТК РФ» без пункта ч.1 ст.77 считается некорректным.

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Основание: Статья 78 ТК РФ (расторжение трудового договора по соглашению сторон).

Увольнение за прогул (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Основание: Пункт 6 части первой статьи 81 ТК РФ (однократное грубое нарушение трудовых обязанностей).

Важно: В формулировке нужно указать конкретное нарушение («прогул»), а не просто ссылаться на статью.

Алгоритм действий работодателя (пошаговая инструкция)

1. Подготовка приказа (распоряжения) об увольнении. Приказ издается на основании утвержденной формы (Т-8 или внутреннего распоряжения) с указанием всех реквизитов, основания и даты увольнения.
2. Ознакомление работника с приказом. Под роспись в приказе или отдельном акте. Это обязательная процедура.
3. Внесение записи в трудовую книжку.
   • Заполнить все поля: дата приема на работу, должность, дата увольнения, основание.
   • Основание указать максимально точно: «по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)», «по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)», «за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)» и т.д.
   • Обязательно поставить дату записи (день, следующий за днем увольнения).
4. Ознакомление работника с записью. Работник должен поставить свою подпись в графе «С записью ознакомлен(а)». Если отказывается — составляется акт с двумя свидетелями.
5. Подпись и печать. Завершает запись подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
6. Выдача трудовой книжки. В день увольнения (или в день внесения записи) работнику выдается его трудовая книжка с внесенной записью. Факт выдачи фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек или в личной карточке Т-2.

Типичные ошибки и их последствия

• Неточное указание основания: «Уволен по ст. 81 ТК РФ» без пункта и части. Последствие: Суд может признать увольнение незаконным, так как неясно, по какому именно пункту.
• Использование разговорных формулировок: «Уволен за грубость», «Уволен по несоответствию». Последствие: Запись не соответствует юридической терминологии, может быть оспорена.
• Отсутствие подписи работника: Если подпись нет, а акт об отказе не составлен. Последствие: Факт ознакомления с записью ставится под сомнение, что может быть использовано в суде.
• Неверная дата записи: Проставление даты увольнения вместо даты внесения записи (д.н.). Последствие: Нарушение процедуры, может повлиять на сроки исчисления стажа.
• Неправильное указание должности: Указание должности, отличной от той, которая была в приказе о приеме на работу или последнем повышении. Последствие: Несоответствие данных в разных документах.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. При увольнении работника с ЭТК:

• Запись вносится в электронный документ через СЗВ-ТД.
• Работник должен быть уведомлен о внесении записи (через личный кабинет на портале Госуслуг или иным agreed способом).
• Факт ознакомления фиксируется электронной подписью работника или иным подтвержденным способом.
• При наличии бумажной трудовой книжки (если работник не отказался от нее) запись вносится и в нее по тем же правилам, что и описано выше.

Правильное оформление записи об увольнении — это защита интересов как работодателя, так и работника. Для работодателя это минимизация рисков судебных исков о восстановлении на работе или компенсациях. Для работника — четкое и безошибочное отражение его трудового стажа и оснований ухода.

Главный принцип: Запись должна быть полной, точной, юридически корректной и соответствовать тексту изданного приказа об увольнении. При наличии малейших сомнений в формулировке основания увольнения необходимо обратиться к юристу или свериться с актуальными разъяснениями Минтруда.

Дата актуализации материала: май 2026 г. (на основе практики и ТК РФ).