Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ а с 2023 года бумажные книжки оформляются только на новых бланках установленной формы. Эта статья содержит подробные образцы и инструкции по правильному заполнению записей в 2026 году.
Важно! С 1 января 2023 года все записи в бумажную трудовую книжку должны вноситься исключительно на новых бланках‚ утвержденных Приказом Минтруда России. Записи в старых бланках не являются основанием для подтверждения стажа.
Виды трудовых книжек в 2026 году
На сегодняшний день работник может иметь:
- Электронную трудовую книжку (ЭТК) — сведения хранятся в базе ФСС и ПФР. Оформляется автоматически при первом трудоустройстве с 2020 года‚ если работник не отказался.
- Бумажную трудовую книжку — физический бланк нового образца (форма Т-2). Выдается по заявлению работника‚ если он отказался от ЭТК или у него уже есть старая книжка‚ переоформленная на новый бланк.
Как заполнять записи: общие правила
Независимо от вида книжки‚ записи должны быть:
- Полными и точными — без исправлений‚ помарок‚ сокращений (кроме общепринятых‚ например «ООО»‚ «ИП»).
- Своевременными — о приеме на работу и увольнении запись вносится не позднее дня издания соответствующего приказа (распоряжения).
- С указанием оснований — на основании какого документа (приказа) внесена запись‚ с указанием его номера и даты.
- С подписью ответственного лица — обычно руководителя подразделения (начальника отдела кадров) или уполномоченного лица‚ с расшифровкой подписи.
- С печатью организации — текущей (не штамп «трудовой книжке») печатью организации. Для ИП — печать с его ФИО и ИНН.
Образцы записей в электронную трудовую книжку (ЭТК)
Записи в ЭТК вносятся работодателем через СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности). Формат данных строго регламентирован.
Прием на работу (начало трудовых отношений)
Тип записи: Начало трудовых отношений.
Дата начала работы:
Наименование работодателя: ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ВЕКТОР»
ОГРН: 1234567890123
ИНН: 9876543210
Должность: Инженер-программист
Подразделение: Отдел разработки ПО
Основание: Приказ № 45-к от
Перевод на другую работу (без изменения работодателя)
Тип записи: Изменение трудового договора.
Дата изменения:
Новая должность: Старший инженер-программист
Новое подразделение: Отдел архитектуры и проектирования
Основание: Приказ № 112-к от
Увольнение (прекращение трудовых отношений)
Тип записи: Прекращение трудового договора.
Дата увольнения:
Основание увольнения: По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)
Номер и дата документа-основания: Приказ № 201-к от
Для директора без заработной платы: Если компания сдает нулевую отчетность‚ а у директора зарплата не начисляется‚ записи о его работе все равно вносятся. Основанием служат протоколы собраний участников/совета директоров о назначении и увольнении‚ а также приказы (распоряжения). СЗВ-ТД на директора сдается ежемесячно (СЗВ-М)‚ так как он считается работающим‚ даже без начисления страховых взносов.
Образцы записей в новую бумажную трудовую книжку (форма Т-2)
Бумажная книжка заполняется от руки или печатью. Все записи делаются на русском языке.
Прием на работу
№ п/п | Дата | Запись | Подпись | Расшифровка подписи
1 | | Принят на работу в качестве инженера-программиста с . Условия труда: обычная. Режим работы: пятидневная рабочая неделя. График работы: с 9:00 до 18:00‚ перерыв с 13:00 до 14:00; На основании приказа № 45-к от . | /_____________/ | Иванова А.П. (Начальник отдела кадров)
Перевод
2 | | Переведен на должность старшего инженера-программиста в отдел архитектуры и проектирования с . Условия труда и режим работы сохранены. На основании приказа № 112-к от . | /_____________/ | Петров С.И. (Генеральный директор)
Увольнение по соглашению сторон
3 | | Уволен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) с . На основании приказа № 201-к от . Трудовая книжка выдана на руки. | /_____________/ | Сидорова М.К. (Начальник отдела кадров)
Увольнение по инициативе работника (по собственному желанию)
3 | | Уволен по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) с . На основании заявления работника от и приказа № 201-к от . Трудовая книжка выдана на руки. | /_____________/ | Сидорова М.К.
Сводная таблица: какую запись вносить в какой ситуации?
| Ситуация | Тип записи (ЭТК) | Текст записи (Бумажная книжка‚ пример) | Ключевое основание |
|---|---|---|---|
| Прием на работу | Начало трудовых отношений | Принят(а) на работу в качестве [должность] с [дата]. | Приказ о приеме |
| Перевод | Изменение трудового договора | Переведен(а) на должность [новая должность] в [подразделение] с [дата]. | Приказ о переводе |
| Увольнение по соглашению | Прекращение трудового договора | Уволен(а) по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) с [дата]. | Соглашение сторон + приказ |
| Увольнение по инициативе работника | Прекращение трудового договора | Уволен(а) по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) с [дата]. | Заявление + приказ |
| Увольнение за прогул | Прекращение трудового договора | Уволен(а) за прогул (неявку на работу без уважительной причины) с [дата] на основании ст. 81 ТК РФ; | Приказ об увольнении |
| Изменение ФИО | Изменение сведений о работнике | Фамилия‚ имя‚ отчество изменены на [новые ФИО] с [дата] на основании свидетельства о перемене ФИО № … от … | Документ о смене ФИО |
Особые случаи и частые вопросы
Нужно ли отправлять СЗВ-ТД на директора без зарплаты?
Да‚ нужно. Если директор является работником организации (т.е. состоит в трудовых отношениях‚ даже без фактического получения зарплаты)‚ то сведения о его трудовой деятельности (прием‚ увольнение‚ перевод) должны быть отражены в СЗВ-ТД. Ежемесячные сведения (СЗВ-М) на него также сдаются‚ так как период работы (даже без начисления страховых взносов) учитывается в стаже.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Работник может:
- Заказать выписку из ЭТК через портал Госуслуг или сайт ПФР.
- Обратиться в отделение ПФР с паспортом и получить бумажный документ‚ подтверждающий сведения в ЭТК.
- Предоставить работодателю снимок экрана из личного кабинета на портале Госуслуг‚ где видны его трудовые записи (это не официальный документ‚ но может служить временным подтверждением).
С какого года оформляется ЭТК при приеме на работу?
С 1 января 2020 года все новые трудовые отношения автоматически создают запись в ЭТК‚ если работник не подал заявление об отказе от нее в пользу бумажной. При приеме в 2026 году запись в ЭТК будет создана с даты приема на работу.
Что делать‚ если в старой (до 2023 г.) бумажной книжке есть некорректная запись?
Если запись содержит ошибку (например‚ в дате‚ должности)‚ работодатель обязан по заявлению работника внести исправление в ту же запись‚ зачеркнув ошибочные данные одной чертой и написав правильные рядом‚ с указанием даты исправления‚ подписью и печатью. Если запись нечитаема или ее невозможно исправить‚ выдается дубликат трудовой книжки (нового образца) с корректными записями‚ а старая книжка изымается.
Когда заполнять новую бумажную книжку?
Заполняется она при первом трудоустройстве после 1 января 2023 года‚ если работник отказался от ЭТК. Также она выдается при замене старой (недействительной) книжки на новую по заявлению работника.
Краткий итог:
- Электронная книжка ведется автоматически через СЗВ-ТД‚ записи имеют строгий цифровой формат.
- Бумажная книжка заполняется на новом бланке (Т-2) с подробными текстовыми записями‚ подписью и печатью.
- Для директора без зарплаты записи вносятся‚ СЗВ-ТД и СЗВ-М сдаются;
- Все записи должны быть точными‚ своевременными и обоснованными приказом или иным документом.
Информация в статье актуальна на 22 мая 2026 года и основана на нормативных актах: Трудовой кодекс РФ‚ Приказы Минтруда России об утверждении форм трудовых книжек и порядка их ведения.