Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные экземпляры до сих пор активно используются, особенно у работников, не подавших заявление о переходе на электронный формат. В 2026 году правила заполнения трудовых книжек остаются в силе, но с учётом последних изменений, внесённых Приказом Минтруда России от № 588н и последующими уточнениями.

В этой статье вы найдёте подробные образцы заполнения трудовой книжки для всех основных ситуаций: приём на работу, увольнение, перевод, смена фамилии, переход на ЭТК и другие. Все примеры соответствуют актуальным требованиям законодательства на 2026 год.

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трёх основных частей:

• Титульный лист — содержит персональные данные работника.
• Листы с записями, основная часть, где фиксируются все изменения в трудовой деятельности.
• Сведения о работе — последняя страница, где указываются реквизиты работодателя и подпись ответственного лица.

Записи вносятся в три столбца:

1. № записи — порядковый номер по хронологии.
2. Дата — дата события (приём, увольнение и т.д.).
3. Содержание события — полное и точное описание действия с указанием нормы закона.
4. Основание — номер и дата приказа (распоряжения) работодателя.

Образцы заполнения трудовой книжки по ситуациям

Приём на работу

Запись о приёме на работу — самая первая и важная. Она вносится в течение 5 рабочих дней с момента выхода работника на должность.

Пример 1: Приём на постоянную работу

• № записи: 1
• Содержание: Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера по основному месту работы.
• Основание: Приказ № 45 от

Пример 2: Приём на работу по совместительству

• № записи: 1
• Содержание: Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность менеджера по продажам по совместительству.
• Основание: Приказ № 52 от

Пример 3: Приём на работу по срочному договору

• № записи: 1
• Содержание: Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность временного помощника юриста по срочному трудовому договору на срок 3 месяца.
• Основание: Приказ № 67 от

Увольнение

При увольнении необходимо точно указать основание, ссылаясь на статьи Трудового кодекса РФ.

Пример 4: Увольнение по собственному желанию

• № записи: 2
• Содержание: Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Основание: Приказ № 89 от

Пример 5: Увольнение по соглашению сторон

• № записи: 2
• Содержание: Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Основание: Приказ № 91 от

Пример 6: Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)

• № записи: 2
• Содержание: Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Основание: Приказ № 103 от

Пример 7: Увольнение по причине несоответствия занимаемой должности

• № записи: 2
• Содержание: Уволен по причине несоответствия занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации, пункт 3 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Основание: Приказ № 110 от

Перевод на другую должность

Пример 8: Постоянный перевод на другую должность

• № записи: 3
• Содержание: Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера.
• Основание: Приказ № 125 от

Пример 9: Временный перевод на другую должность

• № записи: 3
• Содержание: Временно переведён на должность менеджера по продажам на период отпуска основного сотрудника (с по ).
• Основание: Приказ № 128 от

Пример 10: Превращение временного перевода в постоянный

• № записи: 4
• Содержание: Временный перевод на должность менеджера по продажам признан постоянным.
• Основание: Приказ № 135 от

Смена фамилии, имени или отчества

При смене персональных данных вносится запись в титульный лист и в раздел с записями.

Пример 11: Смена фамилии после замужества

• № записи: 5
• Содержание: Фамилия изменена с «Иванова» на «Петрова» в связи с заключением брака.
• Основание: Свидетельство о заключении брака № 789 от

Важно! В титульном листе старая фамилия зачёркивается, рядом пишется новая. Подпись и печать работодателя обязательны.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, в бумажную книжку вносится запись об этом. После этого новые записи ведутся только в электронном виде.

Пример 12: Переход на электронную трудовую книжку

• № записи: 6
• Содержание: Сведения о трудовой деятельности работника переданы в органы Пенсионного фонда Российской Федерации в форме электронного документа в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ.
• Основание: Заявление работника от

После этой записи в бумажную трудовую книжку больше не вносятся новые записи. Работник может получить её на руки или оставить у работодателя для архивного хранения.

Восстановление трудовой книжки

Если книжка утеряна, работодатель обязан выдать дубликат на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность.

Пример 13: Выдача дубликата трудовой книжки

• № записи: 1
• Содержание: Вместо утраченной трудовой книжки выдана дубликат на основании приказов, справок и архивных данных.
• Основание: Заявление работника от , справка из ПФР, копии приказов

Что нельзя делать при заполнении трудовой книжки?

• Использовать карандаш, корректор, шариковую ручку с краской, не соответствующей стандарту (только синяя или чёрная гелевая или капиллярная ручка).
• Вносить записи без указания номера и даты приказа.
• Сокращать формулировки (например, вместо «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ», писать просто «Уволен по собств. желанию» — это ошибка).
• Исправлять ошибки закрашиванием или перечёркиванием — исправления допускаются только путём внесения новой записи с указанием, что предыдущая недействительна.
• Вносить записи от руки, если работодатель использует электронный документооборот — в этом случае записи вносятся в ЭТК, а бумажная книжка остаётся без изменений.

Важные изменения 2026 года

• С 2024 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для новых сотрудников, если они не заявили об обратном.
• С 2025 года Пенсионный фонд РФ автоматически направляет сведения о трудовой деятельности в Единую информационную систему, и работники могут проверить свои данные через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.
• С 2026 года упрощён порядок выдачи дубликатов — теперь можно запросить их через МФЦ или онлайн, без необходимости обращения к бывшему работодателю, если он ликвидирован.

Правильное заполнение трудовой книжки — это не только формальность, но и гарантия сохранения трудового стажа работника. Ошибки в записях могут привести к потере льгот, пенсии или трудоустройству в будущем. Поэтому работодателям важно строго следовать инструкции Минтруда, а работникам — регулярно проверять свои записи и при обнаружении ошибок немедленно обращаться в кадровую службу.

Если вы, работодатель, скачайте официальный образец заполнения трудовой книжки с сайта Минтруда РФ или воспользуйтесь шаблонами в системах бухгалтерского учёта (1С, Контур, Бухонлайн). Для работников — всегда требуйте копию приказа при внесении записи и проверяйте её соответствие содержанию трудовой книжки.

Помните: ваша трудовая книжка — это ваша история работы. Храните её бережно, проверяйте регулярно и не забывайте о переходе на электронный формат, это удобно, безопасно и соответствует будущему.

Ссылки для проверки:

• Минтруд России — официальные приказы и инструкции
• Пенсионный фонд РФ — личный кабинет для проверки ЭТК
• Госуслуги, доступ к данным о трудовой деятельности