Трудовая книжка – обязательный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильное оформление записи в ней требует соблюдения определённых правил деловой переписки. Ниже представлен подробный пример делового письма, которое можно использовать при внесении сведений в трудовую книжку.
Структура делового письма
Стандартное деловое письмо состоит из четырёх обязательных элементов:
- Обращение – общая или индивидуальная формула обращения к получателю.
- Содержание – ясное изложение цели письма.
- Подпись – указание исполнителя и дата составления.
- Краткая подпись (нижний колон) – обычное сокращённое обозначение отправителя.
Пример оформления:
Обращение: Уважаемый(ая) [ФИО получателя]
Содержание: Заполнение записи в трудовой книжке сотрудника [ФИО]
Подпись: От: [ФИО руководителя], должность, отдел кадров
Краткая подпись: Отдел кадров,
Пример письма‑записки для ввода сведений в трудовую книжку
Ниже – полностью готовый шаблон, который можно скопировать и адаптировать под конкретную ситуацию (приём на работу, перевод, увольнение и т.д.).
Шапка письма
Организация: ООО «Пример»
Адрес: ул. Примерная, д. 1, г. Москва, 123456
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@example.ru
Кому: Сотруднику [ФИО]
От: Руководителю отдела кадров [ФИО руководителя]
Тема: Заполнение записи в трудовой книжке
Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника]!
В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и приказом Минтруда России от г. № 1, просим внести в вашу трудовую книжку следующие сведения:
- Наименование места работы – ООО «Пример»;
- Должность – Менеджер по продажам;
- Дата приёма на работу – 15 марта 2023 г.;
- Ставка – 80 000 руб.;
- Сведения о переводе – Перевод с должности «Аналитик» на «Менеджер по продажам» от г;;
- Основание увольнения (если применимо) – Увольнение по собственному желанию с г.;
- Причина прекращения трудового договора – Согласование сторон.
Просим подтвердить получение данного письма, поставив подпись внизу копии.
С уважением,
[ФИО руководителя]
Руководитель отдела кадров
ООО «Пример»
Краткая подпись: ОТ‑2025‑07‑25
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Для того чтобы запись выглядела официально, соблюдайте следующие правила:
- Шрифт и размер: Times New Roman, 12 pt;
- Отступы: первая строка – без отступа, последующие – 1,25 см.
- Дата записи: указывается в формате «дд.мм.гггг» (например, ).
- Сокращения: используйте только общепринятые аббревиатуры (ТК РФ, ТК, ИНН и т.п.).
- Подпись ответственного: в конце записи ставьте подпись (или скан подписи) руководителя/кадрового сотрудника.
Пример оформления записи в книжке:
г. ООО «Пример» Менеджер по продажам Приём на работу: г. Перевод: г. Увольнение: г. (по собственному желанию) Подпись: ______________________
Способы отправки делового письма
Для официального оформления записи в трудовой книжке письмо может быть отправлено одним из следующих способов:
- Почтой с уведомлением о вручении – гарантирует подтверждение получения.
- Электронной почтой с подписью в электронном виде (ЭЦП) – удобно для удалённых сотрудников.
- Курьерской службой организации – используется, когда требуется личное вручение.
Важно сохранить копию письма и подтверждение о его получении в личном деле сотрудника.
Что делать, если трудовая книжка потеряна или повреждена
Согласно ст. 65 ТК РФ, в случае утраты, повреждения или кражи трудовой книжки сотрудник имеет право запросить выписку из записи о трудовой деятельности. Работодатель обязан в течение 30 календарных дней предоставить:
- Подтверждение факта трудовой деятельности;
- Сведения о местах работы и сроках;
- Подпись ответственного лица.
Эти данные затем вносятся в новую (электронную) трудовую книжку, о чём составляется соответствующее письмо‑сообщение в кадровый отдел.
Правильное оформление делового письма и внимательное заполнение записей в трудовой книжке – важная часть соблюдения трудовых прав и обязанностей как работодателя, так и сотрудника. Используйте приведённый выше шаблон, адаптируйте его под конкретные обстоятельства и всегда фиксируйте дату, подпись и все необходимые сведения.
При соблюдении этих рекомендаций процесс оформления кадровых документов будет прозрачным, законным и без лишних осложнений.