Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Её получение (особенно при увольнении) — стандартная процедура. Однако если работник лично не может явиться в отдел кадров (например, находится в другом городе, болен или по иным уважительным причинам), он может передать это право другому лицу с помощью доверенности.
В этой статье вы найдете подробные образцы, инструкции по заполнению и ключевые правила, которые необходимо помнить, чтобы доверенность была действительной и принята бухгалтерией или отделом кадров организации.
Когда нужна доверенность на получение ТК?
Доверенность требуется в следующих ситуациях:
- Работник уволился и не может лично получить свою трудовую книжку (ТК) в день увольнения или в установленный срок.
- ТК хранится у работодателя (например, при переводе в другую организацию), и новому работодателю нужно её получить для оформления.
- Получение ТК доверенным лицом после смерти работника (в этом случае доверенность выдается наследником).
Ключевые правила и требования
Прежде чем заполнять бланк, запомните невероятно важные моменты:
Нотариальное удостоверение. Доверенность на получение трудовой книжки обязательно подлежит нотариальному заверению. Без печати нотариуса и его подписи она не будет иметь юридической силы, и отдел кадров имеет право отказать в выдаче ТК доверенному лицу.
Срок действия. Укажите четкий срок действия доверенности (например, «на срок до 31 декабря 2026 года»). Если срок не указан, она считается действительной в течение года с даты составления.
Полные реквизиты сторон. В доверенности должны быть указаны полные данные:
- Доверитель (работник): ФИО полностью, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения), адрес регистрации.
- Доверенное лицо: ФИО полностью, паспортные данные, адрес регистрации.
- Предприятие-работодатель (в чьем отделе кадров лежит ТК): Полное наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес.
Четкое описание полномочий. Доверенность должна содержать конкретную формулировку: «Уполномочить … (ФИО доверенного лица) получить из отдела кадров … (название организации) мою трудовую книжку серии … № …». Нельзя использовать расплывчатые формулировки вроде «решать все кадровые вопросы».
Подпись доверителя. Доверенность подписывается лично доверителем (работником) в присутствии нотариуса.
Структура и образец заполнения доверенности
Доверенность имеет стандартную структуру. Ниже представлен типовой образец с пояснениями в скобках (в реальном документе пояснения не пишутся).
ДОВЕРЕННОСТЬ
г. _____________
«___» __________ 20__ г.
Я, ________________________________________________________,
(ФИО доверителя полностью)
паспорт серии ______ № ______________, выдан ________________________________________________________ «___» __________ 20__ г.,
код подразделения ______, зарегистрированный(ая) по адресу: ________________________________________________________,
доверяю ________________________________________________________,
(ФИО доверенного лица полностью)
паспорт серии ______ № ______________, выдан ________________________________________________________ «___» __________ 20__ г.,
код подразделения ______, зарегистрированному(ой) по адресу: ________________________________________________________,
получить в отделе кадров (бухгалтерии) ________________________________________________________
(полное наименование организации-работодателя)
мою трудовую книжку серии ______ № ______________, выданную ________________________________________________________,
(наименование организации, выдавшей ТК)
и совершить в связи с этим все необходимые действия, включая подписание соответствующих документов (в т.ч. приходной части трудовой книжки и/или акта о передаче документов).
Доверенность выдана на срок до «___» __________ 20__ г.
Подпись доверителя: _________________________ / _________________________ /
(подпись) (расшифровка подписи)
Мой (наша) адрес для связи: ________________________________________________________
Телефон: _________________________
_________________________
(подпись доверенного лица)
Удостоверяю:
Нотариус города (района) _____________
________________________________________________________
(название нотариальной конторы)
Моя (наша) подпись: _________________________
Печать: _________________________
Варианты доверенностей
В зависимости от ситуации можно использовать два основных формата:
- Разовая доверенность. Выдается строго для получения одной конкретной трудовой книжки. Самый безопасный и рекомендуемый вариант.
- Доверенность на определенный срок. Может использоваться, если доверенному лицу нужно несколько раз обращаться в отдел кадров (например, при длительном больничном доверителя). Указывайте максимально короткий срок, достаточный для цели.
Типичные ошибки, которые приводят к отказу
- Отсутствие нотариального заверения. Самая частая и фатальная ошибка.
- Неточные или неполные данные. Ошибка в серии/номере паспорта, ФИО или названии организации-работодателя.
- Не указан точный номер трудовой книжки. Если ТК одна, укажите её номер. Если их несколько (редкий случай), укажите все.
- Нет полномочий на подписание акта. Отдел кадров часто требует, чтобы доверенное лицо подписало акт о передаче документов. Это полномочие должно быть прямо прописано в доверенности.
- Истек срок действия. Проверьте дату.
Что делать после получения?
Доверенное лицо, получив трудовую книжку, должно:
- Проверить правильность внесенной записи об увольнении (дата, причина, ссылка на статью ТК РФ).
- Подписать приходную часть трудовой книжки и/или акт о передаче.
- Немедленно передать полученную ТК доверителю (работнику).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли составить доверенность самостоятельно без нотариуса?
Нет. Для получения трудовой книжки закон прямо требует нотариального удостоверения доверенности. Самостоятельно написанный и подписанный документ недействителен для этой цели.
Может ли доверенным лицом быть сотрудник той же организации?
Да, может. Закон не запрещает. Однако если доверенное лицо — сотрудник той же компании, где хранится ТК, у него могут возникнуть конфликты интересов. Лучше выбрать нейтральное лицо (родственник, друг).
Нужно ли заверять доверенность у работодателя?
Нет. Достаточно нотариального заверения. Дополнительное заверение печатью или подписью работодателя не требуется и не является обязательным.
Что делать, если в доверенности ошибка?
Если ошибка несущественна (опечатка в адресе), отдел кадров может принять документ. Но на всякий случай лучше оформить новую доверенность с исправленными данными и снова заверить её у нотариуса. Исправления в уже заверенном документе недействительны.