С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на ведение трудовых книжек в электронном виде (ЭТК). К 2026 году этот процесс стал стандартом для большинства организаций. Работодатели обязаны информировать сотрудников о возможности выбора формата ведения трудовой книжки — бумажного или электронного. Для этого используется официальное объявление о переходе на электронную трудовую книжку. Ниже представлен подробный образец такого объявления, а также пояснения по его оформлению и юридическим аспектам.

Зачем нужно объявление о переходе на ЭТК?

Согласно пункту 4 части 1 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ от , работодатель обязан:

• Ознакомить всех сотрудников с новым порядком ведения трудовых книжек;
• Предоставить возможность выбора формата — бумажный или электронный;
• Оформить письменное уведомление, подписанное работником.

Объявление, это не просто формальность. Это юридически значимый документ, подтверждающий, что работник получил информацию о своих правах и осознанно принял решение; Без него работодатель не может законно перейти на ведение ЭТК, даже если сотрудник подал заявление.

Ниже приведён типовой образец объявления, соответствующий требованиям законодательства 2026 года. Его можно использовать как шаблон для печати или электронной рассылки.

ОБЪЯВЛЕНИЕ

Настоящим уведомляем Вас, что в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» с 1 января 2020 года ведение трудовых книжек осуществляется в электронном виде.

В соответствии с законом, Вы имеете право выбрать один из следующих вариантов ведения Вашей трудовой книжки:

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК), сведения о вашей трудовой деятельности будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Доступ к ним возможен через личный кабинет на портале Госуслуг или в ПФР, МФЦ, через работодателя.
2. Бумажная трудовая книжка — продолжение ведения документа на бумажном носителе в соответствии с действующим порядком.

Если Вы желаете перейти на электронную трудовую книжку, Вам необходимо подать в отдел кадров заявление о переходе на электронную трудовую книжку. После подачи заявления работодатель внесёт в Вашу бумажную трудовую книжку закрывающую запись о переходе на ЭТК и выдаст её Вам на руки.

Если Вы предпочитаете сохранить бумажную трудовую книжку, Вам необходимо подать в отдел кадров заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде.

Срок подачи заявлений: до 30 июня 2026 года. После указанной даты все сотрудники, не подавшие заявление, будут автоматически переведены на ведение электронной трудовой книжки.

В случае выбора электронного формата, работодатель больше не несёт ответственность за хранение и ведение бумажной трудовой книжки после её выдачи Вам на руки.

Для получения дополнительной информации обращайтесь в отдел кадров (кабинет № 205, тел. 555-01-23).

___________________________
Подпись работника
___________________________
Ф.И.О. (расшифровка)
___________________________
Дата

Как правильно оформить объявление?

• Форма: объявление может быть в печатном виде (на листе А4) или в электронном (через корпоративный портал, email, мессенджер). Однако для юридической силы требуется личная подпись работника на бумажном экземпляре или электронная подпись при использовании электронных систем.
• Количество экземпляров: два — один остаётся у работника, второй — в архиве кадровой службы.
• Сроки: объявление должно быть вручено каждому сотруднику не позднее 31 декабря 2020 года (по закону), но в 2026 году актуально для новых сотрудников и тех, кто ещё не определился с форматом.
• Регистрация: объявление регистрируется в журнале учёта уведомлений (форма не обязательна, но рекомендуется).

Что делать после подписания объявления?

После того как сотрудник подпишет объявление и подаст заявление, работодатель обязан:

1. Внести в бумажную трудовую книжку закрывающую запись о переходе на ЭТК. Пример записи:
   • «Запись о трудовой деятельности ведётся в электронном виде на основании заявления работника от __.__.2026»
   • Запись заверяется подписью руководителя (или ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (если есть).
2. Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки под расписку.
3. Внести сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронную базу ПФР (через систему СФР или через специализированное ПО).
4. Уведомить сотрудника о том, что сведения о его трудовой деятельности теперь доступны в личном кабинете на портале Госуслуг.

Образец закрывающей записи в бумажной трудовой книжке

После перехода на ЭТК в бумажной книжке делается следующая запись (в соответствии с п. 35 Порядка № 320н):

Запись № ___

На основании заявления работника от __.__.2026, с __.__.2026 ведение сведений о трудовой деятельности работника осуществляется в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ.

Подпись: _________________ /Ф.И.О./

Печать: [штамп организации]

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки после перехода?

Да. Сотрудник может в любой момент подать заявление о возврате к бумажной трудовой книжке. Работодатель обязан вновь оформить бумажный документ и внести соответствующую запись.

Нужно ли регистрировать ЭТК в книге учёта?

Нет. Электронные трудовые книжки не регистрируются в бумажных журналах. Все данные хранятся в системе ПФР. Работодатель обязан только передавать сведения в электронном виде.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную книжку?

Если сотрудник потерял бумажную книжку до перехода на ЭТК — работодатель обязан выдать дубликат. Если после перехода — дубликат не выдаётся, так как все сведения доступны в электронном виде через Госуслуги или ПФР.

Объявление о переходе на электронную трудовую книжку — это обязательный и важный этап в процессе цифровизации кадрового учёта. Его правильное оформление защищает как работодателя, так и сотрудника от юридических рисков. В 2026 году все организации обязаны соблюдать требования закона, а сотрудники, осознанно выбирать формат ведения трудовой книжки.

Не забывайте: никакой типовой формы заявления или объявления не установлено законом, но они должны содержать суть: уведомление о праве выбора, порядок перехода и последствия выбора. Используйте приведённый выше образец как надёжный шаблон, адаптируя его под стиль вашей организации.

Для скачивания готовых бланков заявления и объявления в формате Word и PDF рекомендуем обратиться к официальным источникам: Пенсионный фонд РФ или Госуслуги.