Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. При увольнении, переводе на другое предприятие или смене места жительства возникает необходимость в пересылке трудовой книжки. В таких случаях работодатель обязан предоставить сотруднику не только саму книжку, но и официальное сопроводительное письмо — образец на пересылку трудовой книжки. Этот документ является юридически значимым и гарантирует законность и прозрачность процедуры передачи.

Зачем нужен образец на пересылку трудовой книжки?

Образец на пересылку трудовой книжки выполняет несколько важных функций:

Подтверждает, что трудовая книжка передана в соответствии с законом (ст. 66 ТК РФ).
Создает письменный след передачи документа — это важно при спорах или утере.
Обеспечивает ответственность как отправителя, так и получателя.
Упрощает процесс оформления у нового работодателя, так как документ сопровождается официальным письмом.

Правовые основания

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения. Если сотрудник не может получить её лично (например, из-за переезда), он может направить письменное заявление о пересылке книжки по почте; В этом случае работодатель обязан:

Заверить копию трудовой книжки (если требуется).
Направить оригинал книжки заказным письмом с уведомлением о вручении.
Сопроводить отправление официальным письмом-образцом на пересылку.

Структура образца на пересылку трудовой книжки

Официальное письмо на пересылку трудовой книжки должно содержать следующие обязательные элементы:

Шапка документа

Указываются реквизиты организации-отправителя:

Наименование организации
Юридический адрес
Контактные данные (телефон, email)
Дата составления письма

Получатель

Указываются данные нового работодателя или адресата:

Наименование организации-получателя
Юридический адрес
ФИО ответственного лица (например, кадровика)

Основной текст

В тексте письма необходимо чётко указать:

ФИО сотрудника
Дату увольнения
Номер трудовой книжки
Основание для пересылки (например, «по заявлению сотрудника»)
Способ отправки (заказное письмо с уведомлением)
Номер и дату отправления (если уже отправлено)

Заключительная часть

Подпись руководителя
Расшифровка подписи (ФИО)
Печать организации (если предусмотрена)

Пример образца на пересылку трудовой книжки

ООО «Светлый Путь»

123456, г. Москва, ул. Центральная, д. 10
Тел.: +7 (495) -23-45-67
E-mail: kadr@svetlyjput.ru

Получателю:
ООО «Новый Горизонт»
115035, г. Москва, ул. Заречная, д. 25
Кадровому отделу
Г-ну Иванову А.П.

Уважаемый Александр Петрович!

Настоящим письмом подтверждаем, что трудовая книжка сотрудника Петрова Сергея Владимировича (паспорт: 45 07 № 1234567, выдан г. ОВД г. Москвы), уволенного с нашей организации 15 мая 2026 года на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию), направлена в Вашу организацию для дальнейшего ведения.

Номер трудовой книжки: МС-123456
Отправлено заказным письмом с уведомлением о вручении № 7890123456 от .

Все записи в трудовой книжке сделаны в соответствии с законодательством РФ. Копия письма и почтовое уведомление хранятся в архиве кадрового отдела.

С уважением,
_________________ /С.В. Козлова/
Руководитель кадрового отдела
Козлова Светлана Викторовна

(печать)

Важные нюансы при пересылке

Обязательно используйте заказное письмо с уведомлением — это подтверждает факт вручения.
Сохраняйте копию письма и почтовую квитанцию минимум 5 лет (срок хранения кадровых документов).
Если сотрудник не указал адрес нового работодателя, письмо направляется по его последнему месту жительства, указанному в заявлении.
Не допускается пересылка трудовой книжки через третьих лиц (курьеры, знакомые) без официального оформления.
Если трудовая книжка была утеряна, необходимо сначала оформить дубликат, а затем уже пересылать его.

Что делать, если книжка не дошла?

Если уведомление о вручении не пришло в течение 10 рабочих дней, работодатель обязан:

Связаться с почтовым отделением для уточнения статуса отправления.
Направить повторное письмо с запросом о вручении.
Если книжка не найдена — оформить дубликат на основании документов о трудовой деятельности.

Образец на пересылку трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический инструмент, защищающий права как сотрудника, так и работодателя. Правильно оформленное письмо снижает риски потери документа, предотвращает споры и ускоряет процесс трудоустройства нового работника. Используйте приведённый выше шаблон как основу для создания собственного документа, адаптируйте его под вашу организацию, но не забывайте соблюдать требования законодательства.

Совет: Сохраните этот образец в шаблонах вашей кадровой службы — он пригодится неоднократно. Регулярно проверяйте актуальность реквизитов и формулировок, чтобы соответствовать изменениям в законодательстве.