В трудовой книжке отражаются не только сведения о приёме, переводе и увольнении, но и данные о поощрениях за трудовые заслуги․ Правильное оформление таких записей важно как для работника (подтверждает его профессиональные достижения), так и для работодателя (выполняет требования трудового законодательства)․ Ниже представлен подробный разбор того, какие премии вносятся в трудовую книжку, как это делается в бумажном и электронном вариантах, а также приведён готовый образец записи и образец приказа о премировании․

Какие поощрения подлежат внесению в трудовую книжку?

Согласно Пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждённого Приказом Минтруда России от № 69) и разъяснениям Роструда, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• Почётных грамотах, благодарственных письмах, наградах, установленных федеральными законами и иными нормативными актами;
• Премиях, выплачиваемых разово за особые трудовые достижения (например, за выполнение особо важного задания, заное выполнение годового плана, за изобретение и рационализаторское предложение);
• Наградах, связанных с профессиональными конкурсами, выставками, смотрами и т․п․, если они носят характер поощрения за труд;

Записи о регулярных премиях, которые уже закреплены в системе оплаты труда (например, ежемесячная премия за выполнение нормы выработки, квартальная бонусная выплата, предусмотренная в коллективном договоре), не вносятся в трудовую книжку․ Это подтверждается письмом Минтруда России от № 14-2/ООГ‑… и позицией Роструда․

---

Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года российские компании обязаны вести трудовые книжки в электронном виде через систему ПФР․ Однако порядок внесения сведений о награждениях остался тем же:

1. Запись о награждении формируется в разделе «Сведения о награждении» (в ЭТК – это отдельный блок, доступный для редактирования уполномоченным лицом)․
2. В поле указываются:
   • Дата награждения (день, месяц, год);
   • Наименование поощрения (например, «Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ»);
   • Основание (номер и дата приказа о премировании, либо иной документ, подтверждающий награждение);
   • Краткое описание заслуги, за которую дано поощрение (необязательно, но рекомендуется для полноты информации)․
3. После заполнения данные сохраняются и становятся доступными работнику в его личном кабинете на портале «Работа в России» (или через личный кабинет на сайте ПФР)․
4. При необходимости можно распечатать выписку из ЭТК, где запись о награждении будет выглядеть аналогично бумажному варианту․

Важно: если работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной (что допустимо до полного перехода), запись о награждении должна быть внесена в оба документа идентичным образом․

---

Образец записи о награждении в трудовой книжке

Ниже представлен пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о награждении» как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке․

№ п/п	Дата награждения	Наименование поощрения	Основание (приказ, распоряжение и т․д․)	Заслуга, за которую награждён
1	Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ	Приказ № 45‑к от «О награждении сотрудников за высокие показатели в реализации проекта «Цифровой офис»»	За успешное завершение проекта автоматизации кадрового учёта, обеспечившего снижение времени обработки заявок на 30 %

В бумажной трудовой книжке запись оформляется от руки или печатным способом в следующем виде:

– Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ․ Приказ № 45‑к от ․ За успешное завершение проекта автоматизации кадрового учёта, обеспечившего снижение времени обработки заявок на 30 %․

В электронной трудовой книжке соответствующие поля заполняются согласно структуре системы ПФР (см․ таблицу выше)․

---

Образец приказа о премировании (награждении)

Для внесения записи о награждении необходимо иметь соответствующий внутренний документ – приказ о премировании․ Ниже приведён типовой бланк, соответствующий актуальному законодательству (ТК РФ, ст․ 191, ст․ 192)․

ПРИКАЗ
№ ___‑к
г․ _____________
«___» __________ 20__ г․

О НАГРАЖДЕНИИ СОТРУДНИКА

В соответствии со статьёй 191 Трудового кодекса Российской Федерации
и внутренним Положением о премировании сотрудников (утверждённым
приказом № ___ от __․__․20__),

ПРИКАЗЫВАЮ:

Наградить Фамилия И․О․, занимающую должность ____________________,
 Почётной грамотой Министерства труда и социальной защиты РФ
 за успешное завершение проекта автоматизации кадрового учёта
 (сокращение времени обработки заявок на 30 %)․

Установить выплату денежного вознаграждения в размере __________ руб․
 (если премия включает материальную часть)․

Отдел кадров обеспечить внесение сведения о награждении в трудовую
 книжку работника (бумажную и/или электронную) в течение пяти рабочих
 дней с момента подписания настоящего приказа․

Настоящий приказ вступает в силу с дня его подписания․

Директор ___________________ / ___________________/
 (подпись) (расшифровка подписи)

Главный бухгалтер ___________________ / ___________________/
 (подпись) (расшифровка подписи)


Отдел кадров ___________________ / ___________________/
 (подпись) (расшифровка подписи)
Дата «___» __________ 20__ г․

Примечание: если премия носит исключительно нематериальный характер (грамота, благодарность), пункт о денежном вознаграждении опускается․

---

Пошаговая инструкция по внесению записи о награждении

1. Подготовка основания: издан приказ о премировании (см․ образец выше) либо иной документ (распоряжение, протокол конкурса)․
2. Формирование данных для записи: определить дату награждения, точное наименование поощрения, номер и дату основания, краткое описание заслуги․
3. Внесение в бумажную трудовую книжку (если ведётся):
   • Открыть раздел «Сведения о награждении»․
   • Записать последовательно: дата – наименование поощрения – основание – (по желанию) заслуга․
   • Подпись уполномоченного лица (обычно специалиста отдела кадров) и печать организации․
4. Внесение в электронную трудовую книжку:
   • Войти в систему ПФР через личный кабинет работодателя․
   • Выбрать сотрудника, перейти в раздел «Сведения о награждении»․
   • Заполнить поля согласно форме (дата, наименование, основание, описание)․
   • Сохранить изменения и направить уведомление сотруднику (система автоматически формирует извещение)․
5. Контроль: убедиться, что запись отображается zarówno в выписке из ЭТК, так и в бумажной книжке (если она ведётся)․ При обнаружении ошибок – внести исправления путём издания дополнительного приказа и внесения исправительной записи․
6. Хранение документов: приказ о премировании, копия награждения (грамота, благодарность) и выписка из трудовой книжки хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов)․

---

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о ежемесячной премии, если она выплачивается по результатам выполнения плана?

Нет․ Такие премии считаются частью системы оплаты труда и не подлежат внесению в трудовую книжку․

Нужно ли указывать сумму денежного вознаграждения в записи о награждении?

Сумма указывается только в случае, если премия включает материальную часть и выплачивается разово․ Если поощрение носит исключительно нематериальный характер (грамота, благодарность), сумма не указывается․

Что делать, если работник получил награду от внешней организации (например, от отраслевого союза)?

Такие награды также вносяться в трудовую книжку, если они связаны с трудовыми заслугами․ В качестве основания указывается документ, подтверждающий награждение (диплом, certificate, письмо от организации)․

Можно ли исправить уже внесённую запись о награждении?

Да․ Ошибка исправляется путем издания приказа о внесении исправлений и последующей корректировки записи в трудовой книжке (бумажной и/или электронной)․ Исправление должно быть подписано уполномоченным лицом и заверено печатью организации․

---

Внесение сведений о премиях и наградах в трудовую книжку – важный элемент документирования профессиональной карьеры сотрудника․ Правильное оформление таких записей требует знания норм трудового законодательства, внимательного отношения к деталям (дата, наименование поощрения, основание) и соблюдения порядка как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек․ Используя представленные выше образцы приказа и записи, а также следуя пошаговой инструкции, работодатель сможет избежать ошибок и обеспечить полную прозрачность кадровой документации․

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, награждение за изобретение, премия к юбилею компании или международная награда), рекомендуется обратиться к разделу IV․ Заполнение сведений о награждении в системе КонсультантПлюс или к официальным разъяснениям Роструда и Минтруда России․