В соответствии с запросами Министерства труда и соцзащиты, а также рекомендациями Онлайн‑инспекции, в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки необходимо вносить сведения о присвоении премий, наград, благодарностей и иных поощрений. Ниже представлен подробный образец записи о награждении сотрудника медалью.

Что требуется внести в трудовую книжку

Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• награждении за трудовые заслуги;
• поощрениях, включая благодарности;
• выплатах, связанных с наградными схемами.

Особое внимание уделяется записям о наградных знаках, таких как медаль, орден, грамота и т.п.

Формат записи

Запись о награждении медлью оформляется следующим образом:

1. Дата награждения:
2. Наименование награды: Медаль «За выдающиеся трудовые достижения»
3. Причина награждения: За успешное выполнение проекта по оптимизации производственного процесса, приведшего к экономии 15% затрат.
4. Номер приказа/распоряжения: Приказ № 123-р от
5. Подпись руководителя: ______________________

Пример готовой записи:

 – Медаль «За выдающиеся трудовые достижения» 
(приказ № 123-р от ) – За успешное выполнение проекта по оптимизации производственного процесса, приведшего к экономии 15% затрат. 
Подпись: ______________________

Как оформить запись в электронном виде

Если у вашей организации используется электронный трудовой книжный журнал, то:

• Заполняйте поле «Награды и поощрения»;
• Указывайте дату, название награды, номер приказа и краткое описание заслуг;
• При необходимости прикрепляйте скан приказа или благодарности.

Важно: в электронных журналах также следует сохранять архивную копию всех документов, подтверждающих факт награждения.

Частые ошибки

Чтобы избежать недоразумений, не допускайте следующих ошибок:

• Не указывайте только название награды без даты и причины;
• Не забывайте подпись руководителя;
• Не используйте сокращения, которые могут быть непонятны в дальнейшем.

Примеры из практики

Ниже – несколько типовых примеров, которые можно адаптировать под конкретные ситуации.

Пример 1 – Награда за 10‑летний стаж

 – Почетная грамота Министерства труда РФ 
(приказ № 45‑2024 от ) – За 10‑летний стаж работы в организации и значительный вклад в развитие отрасли. 
Подпись: ______________________

Пример 2 – Благодарность за выполнение плана

 – Благодарность руководства от 
(распоряжение № 78‑2024) – За выполнение производственного плана на 110% в течение 2024 года. 
Подпись: ______________________

Что делать, если запись уже сделана неверно

Если в трудовой книжке допущена ошибка, её необходимо исправить в соответствии с внутренними нормами организации:

1. Сделать отметку о исправлении (например, «Исправлено »);
2. Подписать новую запись ответственным лицом;
3. При необходимости оформить дополнительный приказ.

Все изменения фиксируются в журнале исправлений, который хранится рядом с оригинальными записями.

Краткое резюме

Для корректного внесения сведений о награждении в трудовую книжку следует соблюдать:

• Точность даты и номера приказа;
• Полное название награды;
• Краткое, но ёмкое описание причины награждения;
• Подпись руководителя;
• Соблюдение установленного формата записи.

Точность и аккуратность оформления записей позволяют избежать вопросов при проверках и подтверждают законность наградных выплат.

Источник: Информация получена из официальных материалов Министерства труда и соцзащиты РФ, а также рекомендаций Онлайн‑инспекции .