Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт работы гражданина, его должностные назначения, периоды стажа и основания прекращения трудовых отношений. Правильное оформление записи об увольнении по собственному желанию важно как для работника (право на получение пенсии, справок, рекомендаций), так и для работодателя (соблюдение требований Трудового кодекса РФ).

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
  • Статья 80. Основания прекращения трудового договора – пункт 1) «по собственному желанию работника»;
  • Статья 81. Порядок прекращения трудового договора – работник обязан подать письменное заявление за две недели до желаемой даты увольнения (за исключением случаев выхода на пенсию, увольнения в связи с истечением срока контракта и др.);
  • Статья 84. Трудовая книжка – порядок внесения записей об увольнении.
• Приказ Минтруда России от № 106н «Об утверждении формы записи в трудовой книжке» (действует в 2026 году);

Когда запись делается

Запись в трудовой книжке вносится после фактического прекращения трудового договора, но не позднее трёх рабочих дней после выдачи работнику справки о заработной плате (если такая выдача предусмотрена). При увольнении по собственному желанию запись делается в последней странице (или в специально отведённом графе «Основания прекращения трудового договора»).

Структура записи

Согласно приказу Минтруда, запись должна содержать следующие обязательные элементы:

1. Дата начала работы (день, месяц, год);
2. Наименование организации (полное официальное название);
3. Трудовая функция (должность, разряд, если есть);
4. Основание прекращения трудового договора (в данном случае – «по собственному желанию»);
5. Дата увольнения (день, месяц, год);
6. Подпись работодателя (директора, главного бухгалтера или уполномоченного лица) и печать организации.

Пример записи в трудовой книжке

Ниже приведён образец записи, который можно использовать в качестве шаблона. Обратите внимание, что в реальном документе все данные пишутся от руки чернильной ручкой, разборчиво и без исправлений.

Дата начала работы: 
Наименование организации: ОАО «Технопром»,
адрес: 115035, г. Москва, ул. Промышленная, д; 12
Трудовая функция: инженер‑технолог, разряд 3
Основание прекращения трудового договора: увольнение по собственному желанию
Дата увольнения: 
Подпись работодателя: ______________________ (Иванов И.И.)
Печать

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получить заявление работника. Работник подаёт письменное заявление за 2 недели до желаемой даты увольнения. В заявлении указываются ФИО, должность и желаемая дата увольнения.
2. Подготовить расчётные документы. Выплатить заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск, оформить справку 2‑НДФЛ.
3. Согласовать дату увольнения. Убедиться, что дата увольнения совпадает с датой, указанной в заявлении, и что работник отработал требуемый срок (если нет иных оснований).
4. Внести запись в трудовую книжку. Использовать образец из пункта 4, заполняя все поля от руки. Важно, чтобы запись была сделана в чернильной ручке, без исправлений.
5. Подписать запись и поставить печать. Подпись ставится уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер) и ставится печать организации.
6. Выдать работнику трудовую книжку. Работнику вручают книжку с подписью работодателя и копию расчётных документов.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты начала работы. В записи обязательно должна быть указана дата начала работы, иначе запись считается неполной.
• Неправильное основание. Вместо «по собственному желанию» иногда пишут «по собственному желанию работника», что тоже допустимо, но важно, чтобы формулировка соответствовала ТК РФ.
• Запись в электронном виде. Трудовая книжка в России остаётся бумажным документом; электронные записи допускаются только в рамках пилотных проектов, не являющихся обязательными.
• Отсутствие печати. Печать организации обязательна, иначе запись может быть оспорена в суде.
• Запись после более чем 3 дней. Закон требует оформить запись в течение трёх рабочих дней после выдачи справки о зарплате.

Как оформить запись в случае увольнения в день подачи заявления

Если работник просит уволиться в тот же день (например, при выходе на пенсию), работодатель может согласовать досрочное увольнение. В этом случае:

1. Составляется заявление с указанием «в день подачи».
2. Работнику выдаются все расчётные документы в тот же день.
3. Запись в трудовой книжке делается сразу после выдачи справки, но не позже 3‑х рабочих дней.

Пример заявления работника об увольнении по собственному желанию

Иванов Иван Иванович
г. Москва, ул; Лесная, д. 5, кв. 12
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67

Начальнику отдела кадров
ОАО «Технопром»

Заявление
о прекращении трудового договора

Прошу уволить меня по собственному желанию с г.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию – это простая, но важная процедура, от которой зависят права работника на будущую пенсию и репутацию работодателя. Следуя приведённому образцу и пошаговой инструкции, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить законность всех действий.

Полезные ссылки (по состоянию на ):

• КонсультантПлюс – образцы документов
• Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты
• Гарант – Трудовой кодекс РФ

Сохраните эту страницу в закладки – она поможет быстро оформить запись в трудовой книжке без лишних вопросов.