Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения работника с работодателем. При приёме на работу генеральный директор (или его представитель) обязан оформить запись в трудовую книжку в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Ниже приведён подробный разбор того, как должна выглядеть «образец» такой записи, какие данные в неё включаются, а также пример готовой записи.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это личный документ работника, в котором фиксируются все трудовые отношения, даты начала и окончания работы, должности, заработная плата, причины увольнения и т.д. Она является обязательной для всех сотрудников, работающих в организациях, где применяются трудовые договоры.

Правовые основания оформления записи

• Трудовой кодекс РФ (часть 2, статья 111) – обязывает работодателя вести трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ № 1124 «Об утверждении формата записи в трудовую книжку» (2006).
• Приказ Минтруда РФ № 1/2014 «Об утверждении правил оформления записей в трудовую книжку».

Что записывается при приёме?

1. Дата приёма.
2. ФИО работника.
3. Должность и должностные обязанности.
4. Обязанности, которые возлагаются на работника.
5. Условия работы (рабочее время, место работы).
6. Размер заработной платы.
7. Наличие и размер надбавок, премий.
8. Сведения о стаже (если работник ранее работал в организации).
9. Дата начала работы.
10. Дата окончания работы (если она известна, например, при срочном договоре).
11. Сведения о работнике, которые могут быть важны для дальнейшего трудового учета (например, наличие инвалидности).

Формат записи

Запись в трудовую книжку делается в виде «строк» (строка 1, строка 2 и т.д.). При приёме обычно оформляется одна строка, но при необходимости можно добавить дополнительные строки для уточнения деталей.

Структура строки выглядит так:

Дата приёма – ФИО работника – Должность – Обязанности – Условия работы – Заработная плата – Стаж – Дата начала работы – Дата окончания работы (если применимо)

Внутри каждой части можно использовать запятые для разделения пунктов, но важно, чтобы информация была читаемой и не превышала ширины страницы.

Пример записи (образец)

В примере выше все обязательные поля заполнены, а информация представлена в читаемом виде. Если работник уже работал в компании ранее, в поле «Стаж» указывается количество лет, месяцев и дней.

Как правильно оформить запись

• Запись должна быть сделана в письменной форме, подписана генеральным директором (или его уполномоченным представителем) и печатейю организации.
• Генеральный директор подписывает запись в присутствии сотрудника, который ведёт трудовую книжку (обычно это работник отдела кадров).
• После подписания запись фиксируется в журнале учета трудовых книжек (если такая практика в компании).
• Скопировать запись в электронный архив (если компания использует электронный документооборот).

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли изменить запись после её оформления? – Да, но только в случае ошибок, с согласия обеих сторон, и при наличии письменного заявления работника.
2. Что делать, если работник ранее работал в компании, но в другой должности? – В поле «Стаж» указывается общий стаж в компании, а в описании должности уточняется новая позиция.
3. Нужно ли указывать размер премий и надбавок? – Да, если они фиксируются в трудовом договоре и влияют на общую сумму заработной платы.
4. Как оформить запись при приёме на срочный договор? – В поле «Дата окончания работы» указывается дата окончания договора.

Запись в трудовую книжку при приёме генеральным директором – это важный юридический акт, который фиксирует стартовые условия работы и служит основой для дальнейшего трудового учета. Следуя приведённому образцу и соблюдая требования законодательства, вы гарантируете корректность и законность оформления.

Если у вас возникли вопросы по конкретным нюансам оформления, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров или к юристу вашей компании.