Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, должности, переводы и основания увольнения. Согласно Приказу Минтруда России от № 320н (в ред. от 2026 г.), который регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек, все записи должны вноситься строго в установленной форме, с соблюдением сроков и требований законодательства. В этой статье вы найдете подробный образец заполнения трудовой книжки при приеме на постоянную работу, а также рекомендации по корректному оформлению всех записей.
Общие требования к заполнению трудовой книжки
Перед тем как перейти к конкретным примерам, важно усвоить базовые правила:
- Записи вносятся только на основании приказа (распоряжения) работодателя.
- Все записи должны быть точными, понятными и соответствовать тексту приказа.
- Используется шариковая ручка с чернилами черного цвета. Карандаш, корректор, исправления — строго запрещены.
- Записи делаются в срок не позднее одной недели с даты издания приказа (кроме увольнения — в день увольнения).
- На ьном листе и в графах указываются полные наименования организаций, должностей и подразделений без сокращений (если иное не предусмотрено уставом).
- Печать организации ставится только при наличии у работодателя печати (если печать отсутствует — запись удостоверяется подписью ответственного лица).
- При наличии вкладыша в трудовую книжку записи вносятся только в основную книжку. Вкладыш используется только при утрате или замене основной книжки.
Заполнение ьного листа
ьный лист заполняется при первичном оформлении трудовой книжки. Если работник уже имеет книжку, этот лист не заполняется повторно.
Графа 1: Фамилия, имя, отчество
— Записываются полностью, как в паспорте. Пример: Иванов Иван Иванович
Графа 2: Дата рождения
— Указывается в формате: число.месяц;год. Пример:
Графа 3: Образование
— Указывается высшее, среднее специальное или общее образование. Пример: Высшее профессиональное, окончил МГУ, специальность «Экономика»
Графа 4: Дата выдачи трудовой книжки
— Указывается дата выдачи книжки работнику. Пример:
Графа 5: Подпись владельца
— Работник расписывается вручную. Подпись должна совпадать с подписью в паспорте.
Графа 6: Наименование организации, выдавшей книжку
— Полное наименование организации, выдавшей книжку (если это первичная выдача). Пример: ООО «СтройПроект»
Запись о приеме на постоянную работу — образец
Это самая важная запись, с которой начинается трудовая история сотрудника в данной организации.
Графа 1: Порядковый номер записи
— Нумерация начинается с 1 и ведется последовательно. Пример: 1
Графа 2: Дата приема на работу
— Указывается дата, с которой работник приступил к работе. Пример:
Графа 3: Сведения о приеме на работу
— Формулировка должна точно соответствовать приказу. Пример:
Принят на работу в ООО «СтройПроект» на должность инженера-конструктора по основному месту работы
Графа 4: Наименование, дата и номер приказа
— Указываются реквизиты приказа. Пример:
Приказ № 15-р от
Графа 5: Подпись ответственного лица и печать
— Подпись ставится ответственным за ведение трудовых книжек (кадровиком, бухгалтером). Печать организации ставится в правом нижнем углу записи. Если печати нет — подпись удостоверяется печатью организации (если она есть) или подписью руководителя с указанием ФИО и должности.
Пример заполнения записи о приеме на постоянную работу:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу | Наименование, дата и номер документа |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на работу в ООО «СтройПроект» на должность инженера-конструктора по основному месту работы | Приказ № 15-р от |
Подпись: _______________ /С.В. Петрова/
Печать ООО «СтройПроект»
Запись о переводе на другую постоянную работу
Если сотрудник переводится с одной должности на другую (например, с инженера на начальника отдела), это фиксируется как перевод на постоянную работу.
Графа 1: Порядковый номер
— Следующий по порядку. Пример: 2
Графа 2: Дата перевода
— Дата, с которой сотрудник приступил к новой должности. Пример:
Графа 3: Сведения о переводе
— Пример: Переведен на должность начальника отдела проектирования по основному месту работы
Графа 4: Документ
— Пример: Приказ № 42-р от
Важно!
Если сотрудник был временно переведен (например, на 2 месяца), а затем этот перевод стал постоянным — вносится запись: «Признан перевод на должность начальника отдела проектирования постоянным» с указанием даты и приказа, которым этот перевод был оформлен как постоянный.
Запись о награждении
Награды за успехи в работе (грамоты, почетные грамоты, премии) также фиксируются в трудовой книжке.
Графа 1: № записи
— Пример: 3
Графа 2: Дата награждения
— Пример:
Графа 3: Сведения о награждении
— Пример: Награжден почетной грамотой ООО «СтройПроект» за высокие результаты в работе в 2025 году
Графа 4: Документ
— Пример: Приказ № 88-р от
Запись об увольнении
Увольнение — самая ответственная запись. Она вносится в день увольнения.
Графа 1: № записи
— Пример: 4
Графа 2: Дата увольнения
— Пример:
Графа 3: Сведения об увольнении
— Формулировка должна точно соответствовать статье Трудового кодекса РФ. Примеры:
— Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
— Уволен по сокращению численности или штата работников, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
— Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
Графа 4: Документ
— Пример: Приказ № 100-р от
Не допускаются формулировки вроде: «уволен по инициативе работника», «уволен по соглашению сторон» — это не соответствует ТК РФ. Используйте только точные формулировки из статей Трудового кодекса.
Последний лист трудовой книжки
После последней записи на последнем листе (внутренней стороне обложки) работником или ответственным лицом делается запись:
«Работает по настоящее время»
— Если сотрудник еще работает, эта запись делается только в случае, если книжка выдается на руки (например, при увольнении другого сотрудника, но не этого).
— При увольнении сотрудника на последнем листе делается запись: «Работает по настоящее время» — не делается.
— После увольнения на последнем листе ставится запись: «Запись о последнем месте работы — увольнение» и подпись ответственного лица.
На последнем листе также ставится:
- Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя)
- Печать организации
- Дата
Особенности при приеме работника, переведенного из другой организации
Если работник приходит в организацию из другой компании, и его трудовая книжка уже содержит записи, то:
- Новая организация не вносит записи о предыдущих местах работы;
- Вносится только запись о приеме на работу в новую организацию;
- На ьном листе указываються данные работника, как в книжке (если они не совпадают — требуется подтверждение документов).
Пример записи:
Принят на работу в ООО «СтройПроект» на должность инженера-конструктора по основному месту работы (переведен из ООО «ТехноСтрой»)
— Приказ № 15-р от
Что делать при ошибке в трудовой книжке?
Ошибки недопустимы. Если ошибка допущена:
- Запись не зачеркивается и не исправляется корректором.
- Неверная запись объявляется недействительной — в графе 3 пишется: «Запись № X от [дата] признана недействительной».
- Ниже вносится новая, правильная запись с указанием даты и приказа.
- Все действия оформляются приказом работодателя.
Рекомендации для работодателей
- Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек (обычно — кадровик или бухгалтер).
- Ведите журнал учета трудовых книжек.
- Храните трудовые книжки в сейфе или специальном шкафу с доступом только уполномоченным лицам.
- Используйте электронные трудовые книжки (ЭТК) — по закону с 2021 года работники могут выбрать формат: бумажный или электронный. При выборе ЭТК бумажная книжка не ведется, но если работник уже имеет бумажную — она сохраняется.
- При увольнении выдавайте трудовую книжку в день увольнения и под расписку.
Правильное заполнение трудовой книжки — не просто формальность, а гарантия прав работника на трудовой стаж, пенсию, компенсации и социальные льготы. Ошибки в книжке могут привести к отказу в назначении пенсии, спорам с ФСС, штрафам от трудовой инспекции (до 50 000 рублей для юрлица по ст. 5.27 КоАП РФ).
Соблюдайте требования Приказа Минтруда № 320н, используйте шаблоны приказов, проверяйте записи перед внесением и доверяйте профессионалам — кадровым службам. Если вы используете программное обеспечение (например, «1С:Зарплата и управление персоналом» или «Мое дело»), оно автоматически формирует записи в соответствии с законом — это снижает риск ошибок до минимума.
Помните: каждая запись в трудовой книжке — это часть истории жизни человека. Относитесь к ней с ответственностью.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Основные источники: Приказ Минтруда РФ № 320н, Постановление Правительства РФ от № 225, Трудовой кодекс РФ.