С 2021 года оформление трудовых книжек перешло в электронный формат, однако в ряде случаев (например, при приёме на работу в организации, где требуется бумажный экземпляр) необходимо знать, как правильно заполнить приём в трудовой книжке. Ниже представлен подробный пошаговый образец, который поможет избежать ошибок и ускорить процесс оформления.
Общие принципы заполнения
- Точность данных – все сведения должны быть введены без сокращений и ошибок.
- Соблюдение порядка – заполняются поля последовательно, начиная с наибольшего разряда (фамилия, имя, дата рождения).
- Своевременность – документ оформляется в течение первых трёх рабочих дней после начала работы.
Какие сведения требуются
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- Фамилия, имя, отчество (при наличии).
- Дата рождения.
- Место рождения (город, страна).
- Гражданство.
- Образование (учебное заведение, специальность, степень).
- Сведения о предыдущей работе (если есть).
- Дата начала работы в новой организации.
- Должность, тарифная ставка, режим работы.
- Подпись работника и руководителя.
Образец заполнения
Ниже – типовой шаблон, который можно скопировать вручную или использовать в электронной форме.
ТРУДОВАЯ КНИЖКА (электронный/бумажный) Фамилия, имя, отчество: ___________________________ Дата рождения: ___________________________ Место рождения: ___________________________ Гражданство: ___________________________ Образование: ___________________________ (Учебное заведение, специальность, степень) Предыдущая работа (если была): ___________________________ (Должность, период, причина ухода) Дата начала работы в текущей организации: __/__/____ Должность, тарифная ставка, режим работы: ___________________________ Подпись работника: ___________________________ Подпись руководителя: ___________________________
Пример заполнения
Для наглядности рассмотрим пример сотрудника, который поступает в компанию «ТехноСервис» с 15 мая 2026 г.:
- Фамилия, имя, отчество: Иванов Алексей Петрович
- Дата рождения:
- Место рождения: Москва, Россия
- Гражданство: Российская Федерация
- Образование: МГТУ им. Н.Э. Баумана, инженер-механик
- Предыдущая работа: Инженер-конструктор в ООО «Альфа», 2015‑2023
- Дата начала работы:
- Должность, тарифная ставка, режим работы: Инженер‑проектировщик, 45 000 ₽, полный день
- Подпись работника: ___________________
- Подпись руководителя: ___________________
Как оформить электронную трудовую книжку
Если организация использует электронный документооборот, процесс выглядит так:
- В системе HR‑менеджмента создаётся новый документ «Трудовая книжка».
- Заполняются те же поля, что и в бумажном образце.
- После проверки руководителем документ подписывается электронной подписью.
- Система автоматически генерирует номер страницы и дату заполнения.
- Работник получает уведомление о готовности электронного документа и может скачать его в личный кабинет.
Подтверждение наличия электронной трудовой книжки
Для подтверждения того, что у работника уже есть электронная трудовая книжка, достаточно:
- Войти в личный кабинет на корпоративном портале.
- Перейти в раздел «Документы» → «Трудовая книжка».
- Убедиться, что документ отображён со статусом «Активен»;
Частые ошибки и как их избежать
- Омиссивные поля – проверяйте, что все пункты заполнены.
- Ошибки в датах – используйте формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Несоответствие подписи – подпись работника и руководителя должна быть читаемой.
- Неправильный порядок ввода – соблюдайте последовательность, указанную в таблице.
Краткий чек‑лист перед подписью
- Все поля заполнены?
- Дата начала работы указана корректно?
- Подписи обеих сторон присутствуют?
- Документ проверен на ошибки?
- Сохранена копия (бумажная/электронная) для архива?
Правильное заполнение приёма на работу в трудовой книжке – важный этап оформления трудовых отношений. Соблюдая образец и рекомендации, вы обеспечите юридическую корректность документа, ускорите процесс адаптации нового сотрудника и избежите возможных проблем при проверках трудовой инспекции.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по заполнению конкретных полей, обратитесь к специалисту по персоналу или в службу юридической поддержки вашей организации.