Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В ней фиксируются все изменения в трудовом статусе: приём на работу, перевод, увольнение, смена фамилии и др. Правильное заполнение записей в трудовой книжке важно как для работодателя, так и для самого сотрудника, поскольку от этого зависит корректность расчётов по трудовому договору, пенсионного обеспечения и других вопросов.

Общие правила заполнения

• Записи в трудовой книжке вносятся ручкой (световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета) согласно Порядку 320н и Приказу Минтруда РФ от N 320н.
• На оборотной стороне обложки указываются реквизиты документа – основания внесения изменений. Ниже печать и подпись должностного лица. Это правило действует только при изменении персональных данных работника.
• Если на основном бланке места для новых записей не осталось, используйте вкладыш.
• Все записи должны быть читаемыми, без пересечений и исправлений.

Виды записей и их образцы

2.1 Приём на работу

Образец записи (2026 г.):

№ 1
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Должность: Специалист по работе с клиентами
Место работы: ООО «Ромашка»
Условия работы: Полная занятость
Трудовой договор: Официальный

В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения новой записи, в графе 3 – текст записи. При приёме на работу обязательно указывайте дату начала работы, должность и место работы.

2.2 Увольнение

Образец записи (2025 г.):

№ 2
ФИО сотрудника: Петрова Мария Сергеевна
Причина увольнения: Инициатива работодателя
Дата окончания трудового договора: 

При увольнении указывайте причину (по инициативе работодателя, по инициативе работника, по соглашению сторон) и дату окончания трудового договора.

2.3 Перевод на другую должность

Образец записи (2025 г.):

№ 3
ФИО сотрудника: Смирнов Алексей Петрович
Перевод на должность: Руководитель отдела продаж
Место работы: ООО «Ромашка»

В записи указывайте новую должность и место работы. Если перевод не сопровождается сменой места работы, указывайте только новую должность.

2.4 Смена фамилии

Образец записи (2022 г.):

№ 4
ФИО сотрудника: Новая фамилия Иванов Иван Иванович
Старая фамилия: Иванов Иван Иванович
Основание: Смена фамилии по закону

При изменении персональных данных работника в оборотной стороне обложки указываются реквизиты документа – основания внесения изменений. Ниже печать и подпись должностного лица.

2.5 Переход на экономический трудовой договор (ЭТК)

Образец записи (2026 г.):

№ 5
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Тип договора: ЭТК
Должность: Специалист по работе с клиентами
Место работы: ООО «Ромашка»

При переходе на ЭТК обязательно указывайте тип договора и дату начала.

Технологии внесения записей

Записи в трудовую книжку можно вносить тремя вариантами:

1. Обычным рукописным способом – традиционный метод, требующий аккуратности и соблюдения правил.
2. Печатью на специальном принтере – используется в крупных компаниях, где требуется массовое внесение записей.
3. Комбинированным рукописным способом с использованием штампов – позволяет быстро вносить стандартные записи.

Практические рекомендации

• Перед внесением записи убедитесь, что все данные сотрудника актуальны.
• Используйте только световодостойкие чернила, чтобы запись не стиралась со временем.
• Если в трудовой книжке нет места для новой записи, используйте вкладыш.
• После внесения записи обязательно подпишите её и приложите печать (если применимо).
• Сохраняйте копии всех записей в электронном виде для внутреннего учета.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный порядок заполнения полей – следуйте образцам.
• Использование не световодостойких чернил – запись может стереться.
• Отсутствие печати и подписи при изменении персональных данных – нарушает закон.
• Переписывание записей – не допускается, используйте вкладыш.

Правильное заполнение трудовой книжки – залог юридической чистоты трудовых отношений. Следуя приведённым образцам и рекомендациям, вы сможете избежать ошибок, которые могут привести к конфликтам с сотрудниками и штрафам со стороны контролирующих органов.

Не забывайте обновлять свои знания о новых правилах, так как Порядок 320н и Приказ Минтруда РФ могут обновляться. Для более подробной информации обращайтесь к официальным источникам и консультантам.