Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. Согласно законодательству РФ, каждый работодатель обязан вести учет трудовой деятельности своих сотрудников именно в трудовой книжке (ТК) — будь то бумажный вариант или электронный (ЭТК). Особенно важно правильно оформить запись о приеме на работу, так как она является первой и фундаментальной записью в документе. В этой статье вы найдете подробный, актуальный на 2026 год образец заполнения, правила, нюансы и ответы на частые вопросы.

Когда и зачем заполняется запись о приеме на работу?

Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку в день фактического выхода сотрудника на работу, но не позднее пяти рабочих дней с этого дня (п. 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от № 320н).

Эта запись подтверждает:

• Начало трудовых отношений между работником и работодателем;
• Основание для начала начисления заработной платы, отпусков, страхового стажа;
• Юридическую значимость трудового договора как основного документа трудоустройства.

Какие документы нужны для заполнения записи?

Для внесения записи о приеме на работу работодатель обязан иметь следующие документы:

1. Трудовой договор — основной документ, на основании которого оформляется прием. Он заключается в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).
2. Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или унифицированная форма организации). Хотя приказ не является обязательным по закону, его наличие, стандартная практика и необходимость для бухгалтерии и кадрового учета.
3. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, для сверки ФИО.
4. Сама трудовая книжка, если работник уже имеет ее. Если это первый трудоустройство — работодатель обязан выдать ТК в течение 5 дней с даты приема (ст. 65 ТК РФ).

Важно!

Если работник устраивается впервые и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан оформить и выдать ей (или ему) бумажную трудовую книжку нового образца (с 2023 года) или начать вести электронную трудовую книжку (ЭТК), если работник подал заявление на переход на ЭТК.

Как правильно заполнить запись о приеме на работу: пошаговый образец 2026 года

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Формат заполнения строго регламентирован Приказом Минтруда № 320н. Всего в записи 4 графы:

Графа 1 — Порядковый номер записи

Проставляется последовательно, начиная с № 1. Первая запись — о приеме — всегда имеет номер 1.

Пример: 1

Графа 2 — Дата приема на работу

Указывается дата фактического выхода на работу — не дата подписания трудового договора, не дата приказа, а именно день, когда сотрудник приступил к обязанностям.

Пример:

Графа 3, Сведения о работе (должность, структурное подразделение)

Записывается должность и, при необходимости, структурное подразделение (отдел, цех, лаборатория и т.д.) в соответствии с штатным расписанием.

Нельзя использовать сокращения вроде «бухгалтер» вместо «бухгалтер по учету и отчетности». Должность должна точно соответствовать той, что указана в трудовом договоре и штатном расписании.

Пример: Менеджер по продажам отдела маркетинга

Графа 4 — Основание для приема на работу

Указывается наименование и реквизиты документа, на основании которого производится прием. Это может быть:

• Трудовой договор — если приказ не оформлялся;
• Приказ о приеме на работу — если он есть (наиболее распространенный вариант).

Формат записи: «Трудовой договор № ___ от «___» __________ 20___ г.» или «Приказ № ___ от «___» __________ 20___ г.»

Пример 1 (если основание, трудовой договор):
Трудовой договор № 12/2026 от

Пример 2 (если основание — приказ):
Приказ № 45 от

Важно! Если приказ не оформлялся, основанием является именно трудовой договор. В этом случае в графе 4 указывается именно он — это законно и соответствует требованиям Роструда (письмо от № 1922-6-1);

Образец заполнения записи о приеме на работу (полный)

Вот как будет выглядеть запись в трудовой книжке:

Примечание: Все записи должны быть сделаны чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Красные, зеленые, карандашом, запрещено. Записи не должны содержать помарок, зачеркиваний, исправлений. Если ошибка допущена — вносится новая запись с указанием, что предыдущая недействительна (см. ниже).

Особенности заполнения для разных категорий сотрудников

Внешний совместитель

Внешний совместитель не предоставляет трудовую книжку (ст. 282 ТК РФ). Запись о приеме на работу вносится по его письменному заявлению. В графе 3 указывается: «Работник по совместительству» или «Внешний совместитель».

Пример графы 3: Внешний совместитель, менеджер по продажам

Внутренний совместитель

Если сотрудник уже работает в организации и принимается на дополнительную должность — запись вносится в его уже существующую трудовую книжку. В графе 3 указывается: «Внутренний совместитель, должность».

Пример: Внутренний совместитель, бухгалтер по кадрам

Генеральный директор

Запись оформляется на основании решения общего собрания участников (акционеров) или учредительного документа. В графе 3: Генеральный директор. В графе 4: Решение общего собрания участников № ___ от «___» __________ 20___ г.

Работник, устраивающийся впервые

Работодатель выдает трудовую книжку и заполняет ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия). Запись о приеме — первая, № 1. Данные вносятся на основании трудового договора и приказа.

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Исправления в трудовой книжке запрещены. Любые зачеркивания, подчистки, корректировки делают запись недействительной.

Правильный порядок исправления:

1. Сделать новую запись: «Запись № ___ от «___» __________ 20___ г. признана недействительной».
2. В следующей строке внести правильную запись с указанием всех реквизитов.
3. Новая запись должна быть заверена подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если есть).

Пример исправления:
№ 1, — Менеджер по продажам — Трудовой договор № 12/2026 от
№ 2 — — Запись № 1 от признана недействительной
№ 3 — — Менеджер по продажам отдела маркетинга — Трудовой договор № 12/2026 от

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — особенности 2026 года

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки. Это означает:

• Все новые сотрудники, не имеющие бумажной ТК, получают только ЭТК.
• Работники, имеющие бумажную ТК, могут по желанию перевести сведения в ЭТК.
• Работодатель обязан передавать сведения в Пенсионный фонд РФ в течение 1 рабочего дня с даты приема (в соответствии с Постановлением Правления ПФР № 245п от ).

В ЭТК запись о приеме на работу формируется автоматически на основании данных, переданных работодателем. Работник может проверить свою трудовую историю через:

• Личный кабинет на сайте ПФР (pfrf.ru);
• Портал Госуслуги;
• МФЦ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли не оформлять приказ о приеме на работу?

Ответ: Да, можно. Основанием для записи в трудовой книжке является трудовой договор. Однако приказ — это внутренний документ организации, необходимый для бухгалтерии, начисления зарплаты, отпусков и аудита. Рекомендуеться оформлять.

Вопрос 2: Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?

Ответ: Ответственность несет работодатель. Обычно это кадровый работник или руководитель. Если запись сделана неправильно — ответственность лежит на организации, а не на сотруднике.

Вопрос 3: Можно ли вносить запись ручкой с зеленой пастой?

Ответ: Нет. Запрещено использовать красные, зеленые, карандашом. Только черные, синие или фиолетовые чернила.

Вопрос 4: Что делать, если трудовая книжка испорчена (залита, порвана)?

Ответ: Работник подает заявление о выдаче дубликата. Работодатель выдает дубликат в течение 15 дней, в который вносятся все записи, включая прием на работу, с указанием, что это дубликат.

Правильное заполнение записи о приеме на работу — это не просто формальность, а важнейший элемент кадрового и юридического учета. От нее зависит:

• Подтверждение трудового стажа;
• Начисление пенсии;
• Право на отпуск и больничные;
• Соблюдение трудового законодательства.

Следуйте образцу, приведенному выше, учитывайте особенности категории сотрудника, соблюдайте сроки и требования Приказа Минтруда № 320н — и ваша организация будет полностью соответствовать закону.

Рекомендация: Всегда сохраняйте копии трудовых договоров и приказов о приеме — они являются основанием для проверки записей в трудовой книжке при аудите или проверке Роструда.

Скачать актуальный образец заполнения трудовой книжки (в формате PDF) вы можете на официальном сайте Роструда или в разделе «Кадровый учет» на портале КонсультантПлюс.

Дата публикации: 23 мая 2026 г. | Актуально на 2026 год | Согласно Приказу Минтруда РФ № 320н