Важное примечание: Удержание стоимости бланка трудовой книжки или вкладыша из заработной платы работника возможно исключительно на основании его письменного заявления и согласия. Это прямое требование статьи 137 Трудового кодекса РФ‚ которая устанавливает‚ что удержания из заработной платы допускаются только по инициативе работодателя в случаях‚ предусмотренных законом‚ или с письменного согласия работника.

Когда требуется такое заявление?

Ситуации‚ при которых работодатель может запросить у работника заявление на удержание:

• При первом приеме на работу‚ если у сотрудника отсутствует трудовая книжка. Организация приобретает для него бланк установленного образца.
• При заполнении всех страниц в разделе трудовой книжки (например‚ раздел «Сведения о работе» или «Сведения об образовании»). Необходим вкладыш (дополнительный лист).
• При выдаче дубликата трудовой книжки в случае утраты. Стоимость бланка дубликата также может быть удержана.
• При увольнении‚ если сотрудник не вернул выданную ранее спецодежду‚ инструмент или другие материальные ценности (в этом случае в заявлении указывается иная причина и сумма).

Правила составления заявления: пошаговая инструкция

Заявление пишется в произвольной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты и быть ясным. Вот на что обратить внимание:

Шапка документа

Указываются:

• Наименование организации (работодателя).
• ФИО руководителя (например‚ директора).
• ФИО работника‚ который подписывает заявление.

Текст заявления

Текст должен быть четким и содержать:

1. Просьбу (заявление) об удержании конкретной суммы из заработной платы.
2. Конкретную причину удержания (например: «в связи с выдачей бланка трудовой книжки при приеме на работу»‚ «в связи с оформлением вкладыша в трудовую книжку»).
3. Точную сумму цифрами и прописью. Это обязательное условие. Указание только цифрами может быть оспорено.
4. Срок удержания (если не указано‚ удержание производится по мере начисления зарплаты до полного погашения суммы).
5. Дату и личную подпись работника.

Налоговые последствия

Стоимость бланка трудовой книжки‚ удержанная с работника‚ не является доходом организации и не облагается НДФЛ у источника выплаты (работодателя). Это возмещение фактических расходов работодателя. Однако организация должна иметь документы‚ подтверждающие факт и стоимость приобретения бланка (чеки‚ счета‚ акты).

Образец (шаблон) заявления на удержание стоимости трудовой книжки

Ниже представлен универсальный образец‚ который можно адаптировать под вашу ситуацию. Заполняйте поля в квадратных скобках [ ].

Что происходит после заявления?

Работодатель на основании этого заявления издает приказ об удержании (форма Н-ТД или своя). В приказе указываются: ФИО работника‚ основание (ссылка на заявление)‚ сумма удержания‚ период удержаний.

Удержание производится из каждой заработной платы‚ но не более 20% от суммы‚ подлежащей выплате (ст. 138 ТК РФ)‚ если иное не предусмотрено законом или соглашением сторон.

Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли работодатель удержать стоимость без моего заявления?

Нет. Без письменного согласия работника (заявления) такое удержание будет незаконным. Работник вправе отказаться.

Что‚ если я не подпишу заявление?

Если вы не согласны на удержание‚ вы можете отказаться подписывать. В этом случае работодатель не вправе удерживать деньги. Однако он может потребовать от вас возместить стоимость бланка в судебном порядке как неосновательное обогащение‚ если докажет‚ что бланк был выдан именно вам и вы не вернули его при увольнении (если это предусмотрено локальными актами).

Можно ли удержать стоимость‚ если я уже уволился?

Удержание из заработной платы возможно только в период действия трудового договора. После увольнения удержать из невыплаченной зарплаты можно‚ но только на основании того же заявления‚ которое было подписано в период работы. Если заявления нет‚ удержать нельзя.

Нужно ли указывать в заявлении номер трудовой книжки?

Желательно‚ но не обязательно. Это поможет однозначно идентифицировать документ. Можно добавить фразу: «в связи с выдачей бланка трудовой книжки серии [серия] № [номер]».

Заявление на удержание стоимости трудовой книжки — это простой‚ но юридически значимый документ. Его правильное составление защищает интересы обеих сторон: работодатель получает законное основание для компенсации расходов‚ а работник четко понимает‚ с чего и в каком размере будут производиться удержания. Всегда требуйте копию подписанного заявления и приказа об удержании.

Примечание: Данный образец является рекомендательным. Для сложных случаев или при наличии споров рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву.