С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Однако законодательство сохранило за работниками право выбора: они могут продолжать вести трудовую деятельность как в бумажном, так и в электронном виде. Важно понимать, что по умолчанию работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде, если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК. Но если работник хочет сохранить бумажный вариант — он должен официально оформить соответствующее заявление.
Почему важно подать заявление на ведение бумажной трудовой книжки?
С 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу РФ (ст. 66 и 66.1), согласно которым:
- Работодатели обязаны вести трудовые книжки только в электронном виде для новых сотрудников, принятых на работу после 2021 года.
- Для сотрудников, уже работающих до 2021 года, выбор способа ведения остаётся за ними.
- Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку по старой схеме.
- Однако, если сотрудник ранее подал заявление о переходе на ЭТК, но передумал — он может отменить своё решение и вернуться к бумажной книжке, подав новое заявление.
Важно! Согласно действующему законодательству (на 2026 год), никто не может принудительно перевести сотрудника на электронную трудовую книжку без его письменного согласия. Поэтому, если сотрудник не подавал заявление о переходе — бумажная трудовая книжка продолжает вестись автоматически.
Когда нужно подавать заявление на ведение бумажной трудовой книжки?
Заявление на ведение бумажной трудовой книжки подаётся в следующих случаях:
- Работник ранее подал заявление о переходе на ЭТК, но теперь хочет вернуться к бумажному варианту.
- Работник был принят на работу после 2021 года, но хочет, чтобы ему вела бумажную трудовую книжку (хотя по закону это не обязательно — работодатель может вести ЭТК, но если сотрудник просит — ему обязаны предоставить бумажную книжку).
- Работник не подавал никаких заявлений, но хочет официально зафиксировать свой выбор — чтобы избежать будущих споров с кадровой службой.
Срок подачи: Заявление можно подать в любое время — до увольнения, в период отпуска, при переезде, при смене должности. Никаких ограничений по срокам закон не устанавливает.
Ниже приведён корректный и юридически грамотный образец заявления, соответствующий требованиям Трудового кодекса РФ и рекомендациям Минтруда России.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Руководителю [ФИО руководителя]
[Должность руководителя]
[Наименование организации]
[Адрес организации]
От: [ФИО сотрудника полностью]
[Должность]
[Табельный номер, при наличии]
[Контактный телефон]
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации, в т.ч. на основании Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.
Сведения о моей трудовой деятельности, включая даты приёма, увольнения, перевода и награждения, прошу вносить в бумажную трудовую книжку, выданную мне при поступлении на работу [дата выдачи, если известна].
Прошу не передавать мои сведения о трудовой деятельности в Единую информационную систему Пенсионного фонда РФ в качестве электронной трудовой книжки.
При необходимости предоставляю документы, подтверждающие мою личность и трудовую книжку.
Подпись: _______________
Ф.И.О.: [ФИО расшифровкой]
Примечание:
- Заявление пишется от руки или печатается на бланке организации.
- Подпись сотрудника — обязательно, без неё заявление не имеет юридической силы.
- Рекомендуется сделать две копии: одну оставить у себя, вторую — передать в кадровый отдел с отметкой о получении.
Что делать после подачи заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Зарегистрировать заявление в журнале входящей документации.
- Уведомить сотрудника о принятии заявления (можно в письменной форме или через подпись в уведомлении).
- Продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде — вносить все записи (приём, увольнение, перевод, награждения и т.д.) в соответствии с Инструкцией Минтруда № 69.
- Не передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в Пенсионный фонд РФ в качестве ЭТК.
- При увольнении выдать трудовую книжку на руки в установленные сроки (последний день работы).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я подать заявление на бумажную трудовую книжку, если я уже перешёл на ЭТК?
Да, можете. Согласно п. 3 ст. 66.1 ТК РФ, работник имеет право в любое время отозвать своё согласие на ведение ЭТК и подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан выполнить это требование в течение трёх рабочих дней.
Что делать, если работодатель отказывается вести бумажную книжку?
Отказ является нарушением Трудового кодекса РФ. В таком случае сотрудник может:
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд).
- Обратиться в комиссию по трудовым спорам.
- Подать иск в суд.
Нужно ли писать заявление, если я никогда не подавал на ЭТК?
Юридически — нет, не обязательно. Если вы не подавали заявление о переходе на ЭТК, то работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку. Однако рекомендуется подать заявление для официальной фиксации вашего выбора — это защитит вас от возможных ошибок кадровиков или технических сбоев в системе ПФР.
Можно ли подать заявление через личный кабинет на Госуслугах?
Нет; Заявление о ведении бумажной трудовой книжки не подаётся через портал Госуслуг. Оно подаётся непосредственно работодателю в письменной форме — лично, через почту или в электронном виде (если в организации есть электронный документооборот и подписаны электронные подписи).
Право на выбор способа ведения трудовой книжки — это важная гарантия для каждого работника. Даже в эпоху цифровизации бумажный документ остаётся юридически равнозначным электронному; Подача заявления на ведение бумажной трудовой книжки, это не формальность, а акт защиты своих прав.
Рекомендация: Если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку — подайте заявление в письменной форме, даже если вы никогда не переходили на ЭТК. Это избавит вас от лишних вопросов в будущем, особенно при оформлении пенсии, приёме на новую работу или в случае спора с работодателем.
Сохраняйте копию заявления, а также получайте подтверждение о его приёме от кадрового отдела. Ваша трудовая книжка — это ваша история профессиональной жизни. Цифровая или бумажная, она должна быть надёжной, полной и доступной.
Важно помнить: Закон защищает ваш выбор. Не бойтесь его заявить.