В 2026 году в России продолжает действовать законодательная возможность выбора формы ведения трудовой книжки, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66), работодатель обязан вести трудовые книжки в соответствии с желанием работника. Если сотрудник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку.

В этой статье вы найдете подробный образец заявления на ведение трудовой книжки на бумажном носителе, а также разберем, когда и зачем оно требуется, как его правильно оформить и какие юридические последствия оно имеет.

Когда требуется заявление на бумажную трудовую книжку?

Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде подается работником в следующих случаях:

• При первоначальном трудоустройстве, если работник ранее не имел трудового стажа и не оформлял ЭТК;
• Если работник ранее перешел на электронную трудовую книжку, но решил вернуться к бумажному варианту (в рамках законодательно установленных ограничений);
• Если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК в установленный срок (до 31 декабря 2020 года), и работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку;
• При восстановлении трудовой книжки после утраты или повреждения — если работник предпочитает бумажный формат.

Важно! С 2021 года новым сотрудникам, которые никогда не работали ранее, бумажные трудовые книжки не выдаются, если они не подали заявление о желании продолжить ведение бумажной формы. То есть, без заявления — только ЭТК.

Обязательные реквизиты заявления

Закон не устанавливает строгой формы заявления, но для юридической надежности и удобства кадрового учета рекомендуется придерживаться следующих обязательных элементов:

1. Наименование организации (полное наименование работодателя);
2. ФИО и должность руководителя;
3. ФИО, должность, подразделение работника;
4. Текст заявления с четкой просьбой о ведении трудовой книжки в бумажном виде;
5. Дата составления заявления;
6. Личная подпись работника с расшифровкой (ФИО).

Ниже приведен типовой образец заявления, который можно использовать как шаблон для заполнения:

<div style="font-family: Arial, sans-serif; line-height: 1.6; border: 1px solid #ddd; padding: 15px; background-color: #f9f9f9;">
<b>ЗАЯВЛЕНИЕ</b>

<p>Руководителю [Полное наименование организации]<br>

от [ФИО работника]<br>
должность: [например, бухгалтер]<br>
подразделение: [например, бухгалтерия]<br>
<br>
Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде, поскольку я не подавал(а) заявление о переходе на электронную трудовую книжку и предпочитаю традиционную форму учета трудового стажа.<br>
<br>
Прошу обеспечить внесение всех записей о моей трудовой деятельности в бумажную трудовую книжку, выданную мне при трудоустройстве, в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.<br>
<br>
Подпись: _______________<br>
Расшифровка подписи: [Ф.И.О. полностью]</p>
</div>

Примечания к образцу:

• Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, можно добавить: «Трудовая книжка № ___ от ___ (дата выдачи) мной получена и хранится у меня.»
• Если работник ранее переходил на ЭТК, но хочет вернуться к бумажной форме, необходимо указать: «Ранее я подавал(а) заявление о переходе на электронную трудовую книжку, однако в связи с [указать причину: например, личными обстоятельствами, отсутствием доступа к электронным сервисам и т.п.], прошу отменить действие предыдущего заявления и возобновить ведение трудовой книжки в бумажном виде.»
• В случае восстановления утраченной книжки — заявление подается вместе с заявлением о выдаче дубликата.

Юридические последствия подачи заявления

После подачи заявления работодатель обязан:

• Продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде до момента увольнения работника;
• Внести все записи о приеме, переводах, увольнении, награждениях и дисциплинарных взысканиях в бумажную книжку;
• Хранить книжку в архиве организации до увольнения работника;
• Выдать книжку работнику в последний день работы (в соответствии со статьей 84.1 ТК РФ);
• Вести журнал учета трудовых книжек и внесения в него записей о выдаче/получении книжек.

Важно! Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку — это не право, а обязанность. Нарушение этого требования влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Что делать, если работник уже перешел на ЭТК, но хочет вернуться к бумажной книжке?

Согласно законодательству, возобновление бумажной трудовой книжки после перехода на ЭТК невозможно. С 2021 года законодательство не предусматривает обратного перехода. Работник, который уже подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, не может вернуться к бумажной форме — даже если он пожалел об этом.

Однако, если работник подал заявление о переходе на ЭТК, но еще не получил электронную версию (например, в ПФР не успели оформить), и при этом не было внесено ни одной записи в ЭТК — работодатель может отозвать заявление по письменному запросу работника, если это произошло в течение 30 дней с момента подачи заявления. После этого — бумажная книжка может быть продолжена.

Как оформить заявление в электронном виде?

Заявление можно подать:

• В бумажном виде, лично, с подписью;
• Через личный кабинет на портале Госуслуг (если работник уже зарегистрирован и имеет подтвержденную учетную запись);
• Через корпоративную систему документооборота (если организация использует электронный документооборот);
• Почтой, с уведомлением о вручении (рекомендуется для юридической фиксации).

Важно! Электронная подпись (ЭЦП) не обязательна для такого заявления, если оно подается в бумажной форме. Но если заявление подается через Госуслуги — требуется подтвержденная учетная запись.

Заявление на ведение трудовой книжки на бумажном носителе — это важный юридический документ, который защищает права работника на традиционный способ учета трудового стажа. В 2026 году, несмотря на активное развитие электронных систем, бумажные трудовые книжки остаются актуальными для миллионов россиян, особенно для тех, кто работает в отраслях с низким уровнем цифровизации или предпочитает физический документ.

Работодателю необходимо внимательно относиться к таким заявлениям: не игнорировать их, своевременно регистрировать и вносить записи. Работнику — своевременно подавать заявление при трудоустройстве, чтобы избежать неприятных ситуаций с отсутствием трудового стажа.

Совет: Всегда сохраняйте копию заявления с отметкой о получении от работодателя (подпись, дата, печать). Это станет вашей защитой в случае споров с ПФР или судом.

Если вы не уверены в правильности оформления — обратитесь к кадровому специалисту или юристу. Лучше перестраховаться, чем потерять важную часть своей трудовой истории.

Скачать бланк и образец заявления (2026)

Вы можете скачать готовый шаблон заявления в формате Word (.docx) или PDF по ссылке: Скачать образец заявления на бумажную трудовую книжку (2026)

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Статья составлена на основе Трудового кодекса РФ, ФЗ-439-ФЗ от и разъяснений Минтруда России.