Потеря или порча трудовой книжки – частая ситуация, с которой сталкиваются многие работники. В 2026 году порядок выдачи дубликата (новой трудовой книжки) регламентирован Трудовым кодексом РФ и нормативными актами (обновлено ). В этой статье подробно разберём, как правильно оформить заявление о выдаче дубликата, какие сроки действуют и какие документы нужны.
Кто отвечает за оформление дубликата?
Согласно рекомендациям Роструда и практике большинства организаций:
- Сотрудник (или бывший работодатель) обязан в течение 15 календарных дней с момента утраты (или порчи) подать заявление.
- Работодатель обязан подготовить дубликат в установленном образце и передать его сотруднику.
- Если компания ликвидирована, дубликат оформляет новый работодатель, но процедура подачи заявления остаётся прежней.
Что делать, если вы – уволившийся сотрудник?
В этом случае заявление подаётся в последнее место работы. Документ оформляется в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй – у сотрудника.
Сроки выдачи дубликата
По нормативу (2024‑2026):
- Работодатель должен подготовить дубликат не более 15 дней с даты получения заявления.
- Если заявление получено в последний день работы (при увольнении), дубликат выдаётся в день увольнения.
- В случае ликвидации организации сроки могут быть продлены, но не более 30 дней.
Как правильно заполнить заявление
Ниже – пошаговое руководство по заполнению заявления о выдаче дубликата трудовой книжки (образец 2026 года).
Шапка заявления
Кому: Наименование организации‑работодателя.
От кого: ФИО сотрудника, паспортные данные, контактный телефон.
Причина обращения
Укажите, что книжка утеряна (или повреждена) и приложите копию паспорта, подтверждающую личность.
Перечень предыдущих мест работы
Перечислите все организации, где вы трудоустраивались, указав:
- наименование организации;
- период работы (с – по);
- должность.
Подпись и дата
В конце заявления ставьте подпись и указывайте дату подачи.
Приложения
К заявлению обычно прикладывают:
- Копию паспорта (страница с данными).
- Копию предыдущей трудовой книжки (если имеется).
- Документы, подтверждающие периоды работы (трудовые договоры, выписки из соцфондов).
Образцы заявлений
Для удобства работников в 2026 году доступны готовые формы заявлений, которые можно скачать в форматах Word и PDF. Примеры:
- Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки (2026) – Моё дело.
- Образец заявления (КонсультантПлюс, 2024‑2026) – официальные шаблоны.
Особенности оформления дубликата
При изготовлении дубликата следует соблюдать несколько правил:
- На оригинальном листе в графе «Примечание» указывается: «Взамен выдан дубликат».
- Внести серию и номер нового документа.
- Сохранить все записи о предыдущей работе, перенеся их в новый документ.
Что делать, если утеряна последняя запись?
Если в оригинальной книжке нет записи о последнем месте работы (например, из‑за ликвидации), работник обязан немедленно заявить об этом в новом работодателе, где будет оформлен дубликат.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Сколько копий заявления нужно подавать?
Ответ: Два экземпляра – один остаётся у работодателя, второй – у сотрудника.
Вопрос: Можно ли оформить дубликат без обращения в отдел кадров?
Ответ: Нет. Процедура обязательна, и без заявления дубликат не выдаст.
Вопрос: Что делать, если работодатель не выдаёт дубликат в установленный срок?
Ответ: Сотрудник вправе обратиться в Роструд или в суд с требованием о принудительном исполнении.
Оформление новой трудовой книжки взамен утерянной – процесс формальный, но строго регламентированный. Чтобы избежать задержек и лишних проблем:
- Сразу сообщите работодателю о потере/порче книжки.
- Подготовьте заявление по образцу 2026 года.
- Подайте заявление в двух экземплярах.
- Соблюдайте сроки – не более 15 дней.
- Сохраните копию заявления и полученный дубликат.
Соблюдая эти простые правила, вы сможете быстро восстановить свойтрудовой стаж и избежать недоразумений при устройстве на новую работу.