В процессе оформления документооборота после смерти сотрудника работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её электронную форму) ближайшим родственникам. Для этого требуется оформить заявление и предъявить необходимые документы. Ниже представлена полная инструкция‚ правовые ссылки и готовый образец заявления.

Правовая основа

Основные нормативные акты‚ регулирующие выдачу трудовой книжки умершего:

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚утвержденный постановлением Правительства РФ от № 225 (п; 37‚ п. 43).
• Правила оформления и выдачи трудовой документации (п. 38 Порядка № 320н).
• Федеральный закон «О труде» и ТК РФ (ст. 81‚ ст. 84).

Ключевые положения

• После смерти работника трудовая книжка выдается родственникам (супруг‚ родители‚ дети‚ братья/сестры‚ внуки/внуки) либо ближайшим родственникам в соответствии с законом.

• Выдача происходит в течение трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления одного из родственников.

• При невозможности выдачи (отказ работника‚ отсутствие на рабочем месте) составляется специальное уведомление.

Кто может получить трудовую книжку?

В качестве получателей могут выступать:

1. Супруг(а) или супруга умершего.
2. Родители (включая приёмных).
3. Дети (включая приёмных и детей‚ умерших до 18 лет).
4. Братья и сёстры‚ а также их дети.
5. Внуки и внуки (по линии прямой и коллатеральной descendancy).

Необходимые документы

Для оформления выдачи требуется предъявить пакет документов:

• Свидетельство о смерти умершего работника (оригинал или нотариально заверенная копия).
• Заявление от одного из родственников о желании получить трудовую книжку.
• Копия паспорта заявителя (для подтверждения личности).
• Документы‚ подтверждающие родство (свидетельство о браке‚ акт рождения‚ усыновления и т.п.).
• При необходимости – расписка о получении документа (подписывается при выдаче).

Пошаговая инструкция

1. Получение заявления. Родственник подаёт письменное заявление в отдел кадров или в отдел кадрового документооборота.
2. Подготовка пакета документов. К заявлению прикладываются копии паспорта‚ свидетельства о смерти и документы‚ подтверждающие родство.
3. Проверка полномочий. Сотрудник кадров проверяет соответствие документов требованиям законодательства.
4. Оформление выдачи. При положительной проверке оформляется расписка о получении трудовой книжки (или её электронного эквивалента).
5. Выдача документа. Трудовая книжка выдается под расписку или отправляется по почте по письменному заявлению.
6. Заключительные действия. В случае отправки по почте оформляется уведомление о вручении и сохраняется копия заявления.

Образец заявления

Ниже приведён готовый шаблон заявления‚ который можно адаптировать под конкретные обстоятельства.

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче трудовой книжки умершего работника
Ф.И.О.: ___________________________
Дата рождения: ____________________
Место работы: ______________________
Дата смерти: ______________________

Я‚ ___________________________ (Ф.И.О. заявителя)‚ 
паспорт: _______________________‚
проживаемый по адресу: ________________________________________‚ 
владелец(и) ______________________ (связь с умершим)‚ 
прошу выдать мне (нам) оригинал трудовой книжки (или её электронную форму) 
по месту работы ______________________ (наименование организации) 
в связи со смертью ______________________ (Ф.И.О. умершего работника).

Прилагаю к настоящему заявлению:
Копия свидетельства о смерти ______________________;
Копия паспорта ______________________;
Документы‚ подтверждающие родство (при необходимости).

Подпись: ______________________

Примечание: При выдаче по почте в заявлении указывается «направление» и «адрес отправки».

Оформление расписки о получении

Расписка оформляется в двух вариантах – при личной явке и при отправке по почте.

Расписка при личной явке

• Ф.И.О. получателя.
• Дата получения.
• Подпись получателя.
• Метка «получено» и печать организации (при наличии).

Расписка при отправке по почте

• Квитанция о вручении (подпись получателя в почтовом отделении).
• Копия заявления с отметкой «Отправлено по почте».
• Сохранение копии в деле компании.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли выдать электронную форму трудовой книжки? Да. С 2020 г. действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). При переходе на ЭТК работник (или его родственники) могут подать заявление о переходе в электронном виде.
2. Что делать‚ если родственники не согласны подавать заявление? В таком случае документ остаётся у работодателя до подачи заявления от другого законного представителя или до истечения установленного срока (см. п. 43 Порядка № 225).
3. Сколько времени занимает процесс выдачи? По закону – не более трёх рабочих дней с момента получения полного пакета документов.
4. Можно ли оформить выдачу без нотариального заверения? Да‚ достаточно копий паспорта и документов‚ подтверждающих родство. Нотариальное заверение требуется только в случае спорных вопросов о праве на получение.

---

Оформление заявления о выдаче трудовой книжки умершего работника – обязательный и регулируемый законом процесс. Соблюдение установленных сроков‚ правильного оформления сопроводительных документов и использования приведённого образца заявления позволяют избежать задержек и юридических осложнений. При необходимости всегда можно обратится в отдел кадров компании или в консультационные службы (например‚ КонсультантПлюс) для уточнения деталей.

Для скачивания готовых образцов заявлений‚ расписок и других служебных форм перейдите по ссылкам‚ указанным в вашей системе документооборота.