Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Правила её ведения, хранения и заполнения регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и нормативными актами Минтруда России. Ниже представлен подробный обзор актуальных требований на 2026 год, включая особенности заполнения для работников из newly incorporated регионов.
- Трудовая книжка ведётся на каждого работника, принятого на работу по трудовому договору.
- Если книжка была заведена до , записи вносятся именно в неё, а не оформляют новую форму, пока есть свободные строки в разделе «Сведения о работе».
- После заполнения всех строк в основной части оформляется вкладыш к той же трудовой книжке.
- Хранение трудовых книжек осуществляется работодателем в течение 50 лет после прекращения трудового договора (ст. 66 ТК РФ).
- Для работников из ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей применяются положения Постановления Правительства РФ от № 2571.
Что именно вносится в трудовую книжку?
Согласно ст. 66 ТК РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н) в трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- Титульный лист:
- ФИО работника;
- Дата рождения (день, месяц, год – двузначные числа для дня и месяца, четырёхзначный для года);
- Образование, профессия, специальность;
- Дата приёма на работу;
- Серия и номер трудовой книжки.
- Раздел «Сведения о работе» (записи о приёме, переводе, увольнении):
- Дата события (число и месяц – двузначные, год – четырёхзначные);
- Номер записи;
- Наименование организации (структурного подразделения);
- Должность, профессия, специальность;
- Основание записи (приказ, распоряжение) с указанием номера и даты;
- Формулировка, соответствующая статье ТК РФ или иному федеральному закону (например, «уволен по собственному желанию» – ст. 77 ТК РФ).
- Раздел «Сведения о награждениях и поощрениях»:
- Название награды;
- Дата награждения;
- Основание (приказ, распоряжение).
- Сведения о работе по совместительству и вахтовому методу:
- Запись о приёме на работу по совместительству делается в трудовой книжке основного места работы (ч. 35 ст. 66 ТК РФ);
- При вахтовом методе работы указывается период вахты и место её выполнения;
- Если работа выполняется удалённо, в графе «Должность» указывается «удаленная работа» с уточнением региона, если это требуется внутренними локальными актами.
Изменения в правилах заполнения с 2026 года
С 1 января 2026 года вступили в силу несколько поправок, влияющих на оформление трудовых книжек:
- Обязательное указание ИНН работника в титульном листе (для целей взаимодействия с налоговыми органами).
- Уточнение порядка внесения записей о прекращении трудового договора: теперь необходимо указывать не только статью ТК РФ, но и конкретный подпункт (например, «п. 1 ст. 81 ТК РФ – сокращение численности или штата»).
- Для работников из новых регионов (ДНР, ЛНР, Запорожье, Херсон) допускается использование упрощённой формы трудовой книжки с уменьшенным количеством граф, однако все обязательные реквизиты (ФИО, дата рождения, должность, основание записи) сохраняются.
Пример записи о приёме на работу (2026 года)
№ п/п Дата Наименование организации Должность, профессия, специальность Основание (приказ) Формулировка 1 ООО «ТехноСервис» Инженер-программист Приказ № 45 от Принят на работу
Примечание: дата записана в формате ДД.ММ.ГГГГ (двузначные день и месяц, четырёхзначный год).
Как оформить запись об увольнении
Согласно п. 17 Приказа Минтруда от № 320н, запись об основании и причине прекращения трудового договора должна содержать ссылку на соответствующий пункт статьи ТК РФ.
- При увольнении по собственному желанию:
- Формулировка: «Уволен по собственному желанию»;
- Ссылка: ст. 77 ТК РФ.
- При увольнении по инициативе работодателя (сокращение штата):
- Формулировка: «Уволен в связи с сокращением численности или штата»;
- Ссылка: п. 1 ст. 81 ТК РФ.
- При увольнении по соглашению сторон:
- Формулировка: «Уволен по соглашению сторон»;
- Ссылка: ст. 78 ТК РФ.
Особенности заполнения для работников из ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 2571:
- Трудовые книжки, заведённые до в указанных регионах, продолжают использоваться без замены на новую форму;
- Если свободных строк в разделе «Сведения о работе» больше нет, оформляется вкладыш к существующей книжке;
- Все записи должны выполняться на русском языке, с использованием официальных формулировок ТК РФ;
- Допускается указание регионального кода в графе «Наименование организации» для удобства межрегионального взаимодействия.
Полезные советы кадровикам
- Перед внесением записи проверяйте соответствие формулировки актуальной редакции ТК РФ и нормативных актов.
- Используйте шаблоны, утверждённые Приказом Минтруда № 320н, чтобы избежать ошибок в оформлении.
- Ведите журнал учёта issued трудовых книжек и вкладышей – это упростит проверку со стороны инспекции труда.
- При переходе на удалённый или гибридный режим работы фиксируйте периоды в отдельной строке с пометкой «Удалённая работа» и указанием фактического места выполнения обязанностей (город, регион).
- Храните трудовую книжку в условиях, исключающих воздействие влаги, прямых солнечных лучей и механических повреждений (желательно в металлическом шкафу с замком).
Правильное ведение трудовых книжек – важная часть кадрового документообеспечения, обеспечивающая защиту прав работника и соблюдение законодательных требований работодателем. Следуя актуальным нормам ТК РФ, Приказам Минтруда и специальным постановлениям для новых регионов, вы сможете избежать штрафов и споров, а также обеспечить прозрачность трудовой истории каждого сотрудника.