Обновлено: 23 мая 2026 года

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку вносятся:

• На русском языке;
• Четко, разборчиво, чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• Без сокращений, кроме общепринятых (например, «пр.» — приказом);
• С обязательным указанием реквизитов приказа или распоряжения в графе 4;
• С соблюдением хронологического порядка;
• Без помарок, подчисток и исправлений текста.

В 2026 году сохраняется возможность ведения трудовой книжки как в бумажном, так и в электронном формате. Однако, если работник был принят на работу до 1 января 2021 года и не подал заявление о переходе на электронную трудовую, работодатель обязан вести бумажный вариант.

Структура записи в трудовой книжке

Каждая запись в трудовой книжке состоит из четырех граф:

1. № записи — порядковый номер, который увеличивается с каждой новой записью;
2. Дата — дата события (например, приема, перевода, увольнения) в формате «число, месяц, год»;
3. Сведения о работе, суть события (например, «Принят на должность…»);
4. Наименование документа — реквизиты приказа или распоряжения, на основании которого внесена запись.

Как правильно внести запись при приеме на работу

Основные требования

При приеме на работу в трудовую книжку вносятся следующие данные:

• Полное наименование организации (в соответствии с учредительными документами);
• Должность (согласно штатному расписанию);
• Сведения о структурном подразделении (при наличии);
• Основание — приказ о приеме на работу с указанием номера и даты.

Образец записи

Важно! Не допускается сокращение наименования организации, если оно не является общепринятым (например, «ООО» вместо «Общество с ограниченной ответственностью»).

Запись о переводе на другую работу

Правила оформления

При переводе сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение в трудовую книжку вносится запись:

• С указанием прежней и новой должности;
• С обязательным указанием причины перевода (например, «по производственной необходимости»);
• На основании приказа о переводе.

Образец записи

Ошибка! Неправильно: «Переведен на другую работу». Необходимо указать конкретную должность.

Запись об увольнении

Основания для увольнения

При увольнении в трудовую книжку вносится запись с указанием:

• Основания увольнения (статья Трудового кодекса);
• Ссылки на приказ об увольнении;
• Даты увольнения.

Образец записи

Важно! Если сотрудник отказывается получить трудовую книжку, необходимо составить акт об отказе и отправить уведомление с предложением забрать документ.

Исправление и аннулирование записей

Когда требуется исправление

Ошибки в трудовой книжке могут быть:

• Ошибки в датах;
• Ошибки в наименованиях должностей;
• Ошибочные записи об увольнении;
• Ошибки в фамилиях или других персональных данных;
• Отсутствие необходимых записей.

Как аннулировать ошибочную запись

Если запись об увольнении внесена ошибочно (сотрудник не был уволен), то:

1. В графе 3 пишется: «Запись за № X недействительна»;
2. В графе 4 указываются реквизиты приказа, на основании которого вносятся правильные сведения;
3. Вносится новая запись о приеме на работу;
4. При необходимости делается запись о переводе или увольнении.

Важно! Не допускается замазывание, зачеркивание или подчистка записей. Исправления вносятся только путем признания записи недействительной и внесения новой записи.

Исправление ошибок на ьном листе

Если ошибка допущена на ьном листе (например, неверная фамилия или дата рождения), то:

• В разделе «Сведения о работнике» вносятся исправления;
• Указывается основание исправления (например, «Исправлено на основании паспорта»);
• Проставляется подпись ответственного лица и печать организации.

Запись о награждениях и поощрениях

Сведения о награждениях и поощрениях вносятся в раздел «Сведения о награждениях»:

• В графе 1 — порядковый номер;
• В графе 2 — дата награждения;
• В графе 3 — наименование награды и основание;
• В графе 4 — реквизиты приказа.

Запись о работе по совместительству

Если сотрудник работает по совместительству, то:

• В трудовую книжку вносится запись о приеме на работу по совместительству;
• Указывается, что работа является совместительством;
• В графе 4 указываются реквизиты приказа или трудового договора.

Важно! Запись о совместительстве вносится только по желанию сотрудника.

Запись о работе во время отпуска по уходу за ребенком

Если сотрудник принят на временную должность во время отпуска по уходу за ребенком основного работника, то:

• В трудовую книжку вносится запись о приеме на работу;
• Указывается, что работа временная;
• Не допускается формулировка «исполняющий обязанности секретаря» без указания конкретной должности.

Неправильно: «Принят исполняющим обязанности секретаря…»

Частые ошибки и как их избежать

Наиболее распространенные ошибки при ведении трудовой книжки:

Ответственность за нарушения

За нарушения правил ведения трудовой книжки предусмотрена ответственность:

• Административная: штраф до 5 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Дисциплинарная: замечание, выговор, увольнение;
• Материальная: возмещение ущерба, причиненного неправильными записями;
• Уголовная: в случае подделки документов.

Работник имеет право обратиться в суд или инспекцию по труду для защиты своих прав.

Рекомендации для работодателей

1. Используйте образцы записей: При оформлении записей сверяйтесь с типовыми формами;
2. Проверяйте документы: Убедитесь, что приказ соответствует записанной информации;
3. Соблюдайте сроки: Вносите записи не позднее 7 дней после издания приказа;
4. Храните трудовую книжку: В сейфе или специальном месте, обеспечив сохранность;
5. Обучайте сотрудников: Кадровый отдел должен знать правила ведения трудовых книжек;
6. Используйте программное обеспечение: Специализированные программы помогут избежать ошибок;
7. Проводите проверки: Регулярно сверяйте записи с приказами.

Ведение трудовой книжки — ответственная задача, требующая внимательности и знания нормативных актов. Ошибки могут привести к серьезным последствиям как для работника, так и для работодателя. Следуйте правилам, используйте образцы записей и своевременно вносите исправления. Помните, что трудовая книжка — это документ, имеющий юридическую силу, и к ее ведению необходимо относиться с максимальной ответственностью.

Полезные ссылки:

• КонсультантПлюс — нормативные акты;
• Роструд, разъяснения по трудовому законодательству;
• ТрудВсем — образцы документов.