Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Когда в ней заканчиваются свободные графы, оформляется вкладыш. Однако в процессе кадрового документооборота нередко возникает необходимость внесения изменений или исправлений не только в саму трудовую книжку, но и во вкладыш. В этой статье мы подробно разберем, как правильно действовать в различных ситуациях, чтобы избежать штрафов от Гострудинспекции и соблюсти актуальные нормы законодательства.

Прежде чем говорить об изменениях, важно напомнить базовые принципы работы с вкладышами:

• Сквозная нумерация. Раздел «Сведения о работе» вкладыша должен продолжать нумерацию трудовой книжки. Начинать нумерацию сведений о работе во вкладыше с цифры 1 неправомерно. Нумерация должна быть нарастающей на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника, единой для книжки и вкладыша.
• Новый образец. При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (старого или нового образца).
• Обязательная вшивка. Несмотря на возможные мысли об экономии, рекомендуется вшивать вкладыши в последнюю трудовую книжку, где закончилось место. Это обеспечивает целостность документа.
• Отметка о выдаче. Запись о выдаче вкладыша необходимо делать на ьном листе трудовой книжки (стр. 1). Если на ьном листе книжки отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на ьном листе первого вкладыша.

Заполнение ьного листа вкладыша

Оформление ьного листа имеет свои строгие правила, нарушение которых ведет к необходимости изменений:

1. Дата заполнения. На ьном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а не дата заведения самой трудовой книжки.
2. Актуальные данные. Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени. С момента заведения трудовой книжки у работника могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т.д. Эти актуальные сведения и отражаются на е вкладыша.

Изменение персональных данных (фамилии, имени, образования)

Часто возникает вопрос: как быть, если у сотрудника изменилась фамилия после того, как был оформлен вкладыш?

Указанные изменения (в частности, смены фамилии) вносятся на первую страницу (ьный лист) и трудовой книжки, и вкладыша. Порядок действий следующий:

• Прежняя фамилия (или имя, отчество) зачеркивается одной чертой.
• Рядом (на свободном месте) записывается новая фамилия.
• Ссылка на документ, послуживший основанием для изменения (например, свидетельство о браке), вписывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки (или вкладыша), заверяется подписью работодателя и печатью.

Что касается изменения уровня образования или специальности, то старые данные зачеркивать не нужно. Новые сведения просто дописываются рядом или в свободные строки, а ссылка на подтверждающий документ (диплом) также указывается на обложке.

Исправление ошибочных записей во вкладыше

Ошибки в кадровом учете случаются нередко. Если была допущена ошибочная нумерация записи сведений о работе во вкладыше к трудовой книжке, ее следует исправить.

Как исправить ошибку в разделе «Сведения о работе»?

Исправление вносится следующим образом:

1. В графе 1 ставится порядковый номер записи, признаваемой недействительной (по сквозной нумерации).
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем сразу в этой же графе вносится правильная формулировка.
4. В графе 4 отражается реквизит приказа (распоряжения), на основании которого вносится верная запись.

Если же ошибка допущена на ьном листе вкладыша (например, неверно указана фамилия изначально), такой вкладыш считается испорченным. На испорченном бланке ставится штамп «Взамен вкладыша серии… выдан вкладыш серии…», и заполняется новый, чистый бланк.

Учет вкладышей и новые правила

Законодательство не стоит на месте. Значительных изменений в правилах не предвидится, однако в новые документы вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд устаревших требований исключен: например, больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек.

Тем не менее, регистрация бланков остается обязательной. Предусмотрена не только регистрация трудовых книжек, но и регистрация вновь заводимых вкладышей. Полагаем, регистрировать их нужно самостоятельно, в отдельной строке книги учета. Аналогичного мнения придерживается и Роструд (Онлайнинспекция;рф). Помните, что Гострудинспекция штрафует за самодельные книги учета трудовых книжек, поэтому используйте только утвержденные формы.

Внесение изменений во вкладыш трудовой книжки требует внимательности и строгого соблюдения инструкций. Главное — помнить о сквозной нумерации в разделе о работе, актуальности данных на е вкладыша и правильном алгоритме зачеркивания старых персональных данных. При возникновении сложных или уникальных кадровых ситуаций рекомендуеться обращаться к профессиональным справочникам (например, в Систему Кадры, где представлена большая база образцов записей по новым правилам, включающая 100 готовых вариантов на все случаи жизни). Грамотное ведение кадрового учета — залог отсутствия проблем как у работника при оформлении пенсии, так и у работодателя при проверках.