Работа по совместительству — это распространенная практика, позволяющая работникам увеличивать доход и реализовывать профессиональные навыки сразу в нескольких местах. Однако с кадровым оформлением такого формата часто возникают вопросы. Одной из главных сложностей является внесение сведений о дополнительной работе в трудовую книжку. Кто, когда и на основании какого документа делает эту запись? Разберемся во всем по порядку с учетом актуальных требований законодательства на 2024–2026 годы.

Согласно Трудовому кодексу РФ (ч. 4, 5 ст. 66 ТК РФ) и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, работа по совместительству вносится в трудовую книжку исключительно по желанию самого работника. Если сотрудник не изъявил такого желания, работодатель не имеет права вносить эту запись самостоятельно.

Существует два вида совместительства:

• Внутреннее — когда сотрудник работает по совместительству у того же работодателя, что и по основному месту работы.
• Внешнее — когда работодатели разные.

Кто делает запись в трудовой книжке?

Это одно из самых важных правил, о котором нужно помнить: работодатель по совместительству не имеет права вносить запись в трудовую книжку работника. Эту функцию выполняет работодатель по основному месту работы.

Порядок действий зависит от ситуации:

1. Если у работника есть основная работа: внести запись может только текущий основной работодатель. Для этого сотрудник должен предоставить ему подтверждающие документы из организации, где он трудится по совместительству.
2. Если работник уволился с основного места работы, но продолжает работать по совместительству: в этом случае для внесения записи о совместительстве работник вправе обратиться к работодателю, у которого он осуществляет эту работу по совместительству (п. п. 4, 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек); Теперь эта работа для него становится основной, и бывший совместитель становится полноправным работодателем, который может вести трудовую книжку.

Справка о работе по совместительству: для чего нужна и что содержит

Поскольку работодатель по основному месту работы не обладает информацией о вашей дополнительной занятости, ему необходимо документальное подтверждение. Основанием для внесения информации о работе по совместительству в трудовую книжку служит справка о работе по совместительству или копии соответствующих приказов, выданные неосновным работодателем (согласно разъяснениям Минтруда России, в частности Письму от № 14-6/ООГ-1867).

Какая информация должна быть в справке?

Чтобы основной работодатель смог корректно внести запись, справка должна содержать следующие данные:

• Полное наименование организации-работодателя по совместительству;
• Занимаемую должность (профессию) и структурное подразделение (при необходимости);
• Дату приема на работу (а при увольнении — дату и причину увольнения);
• Номер и дату приказа о приеме на работу (или увольнении).

Помимо справки, подтвердить факт совместительства можно с помощью:

• Трудового договора о работе по совместительству;
• Копии или выписки из приказа о приеме на работу.

Порядок внесения записи

Порядок внесения записи в трудовую книжку стандартный. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование работодателя по совместительству. Под этим заголовком вносятся данные:

• Графа 1 — порядковый номер записи;
• Графа 2 — дата приема на работу;
• Графа 3, запись о принятии или назначении в структурное подразделение с указанием должности;
• Графа 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись (например, «Справка от № 12», или «Приказ от № 45-к»).

Нужно ли указывать, что работа на полставки?

Нет, не нужно. Порядок внесения записи не требует уточнять, что вы принимаете работника на работу на 0,5 ставки или по совместительству. Если в приказе о приеме указано «Принят на должность менеджера», точно так же следует написать и в трудовой книжке, без добавлений вроде «на полставки» или «по совместительству».

Особенности хронологии

Иногда случаются казусы: нарушение хронологической последовательности записей. Так происходит, если изменилось основное место работы, а совместительство осталось прежним. В таком случае записи о совместительстве могут вноситься с опозданием, уже после записей от нового основного работодателя. Это допустимо, но для удобства и аккуратности кадровики рекомендуют вносить записи о совместительстве блоком, на основании единой справки, где перечислены все периоды работы и должности в данной организации.

Образец заявления работника и внесения записи

Чтобы работодатель по основному месту работы внес запись, работнику необходимо написать заявление. Оно может выглядеть так:

«Прошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО «Ромашка» в должности инженера-энергетика с . Факт работы подтверждаю прилагаемыми документами: 1) Справка о работе в ООО «Ромашка» от № 45; 2) Копия приказа о приеме на работу от № 12-к».

Применения печати для заверения записей в трудовой книжке в настоящее время не требуется, если организация работает без печати.

Важные нюансы и ограничения

При оформлении работы по совместительству стоит помнить о некоторых ограничениях, установленных законом:

• Не допускается прием по совместительству на материально ответственные должности служащих лиц, осужденных за корыстные преступления, если судимость не снята или не погашена в установленном порядке.
• Продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени, установленной для соответствующей категории работников.

Влияет ли совместительство на стаж и пенсию?

Основной документ, подтверждающий факт работы гражданина — трудовая книжка. Записи в ней формируют будущие пенсионные права. Размер пенсии, больничных и пособий напрямую зависит от стажа работника. Работа по совместительству увеличивает страховой стаж, а работодатели уплачивают с этой зарплаты взносы в Социальный фонд России. Как правило, этот специальный стаж автоматически учитывается СФР при оформлении страховых пенсий, однако наличие записи в трудовой книжке служит дополнительной гарантией и подтверждением для работника.

Оформление работы по совместительству требует внимательности как от работника, так и от кадровых специалистов. Главное правило: запись делается по основному месту работы по заявлению сотрудника и на основании подтверждающих документов (справки, приказа или договора). Соблюдение хронологии, правильное указание должностей без лишних уточнений про «полставки» и своевременное предоставление справок обеспечат чистоту вашей трудовой книжки и беспроблемный учет стажа.